Projektadministratör till Bytespunkt Slussen

Vi söker Projektadministratör till Bytespunkt Slussen

Detta är ett konsultuppdrag. Du kommer vara anställd av Centio Consulting Group AB och arbeta som konsult.

Tjänsten är på 80% till 100% heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Om projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta projektet med de administrativa arbetsuppgifterna. I uppdraget ingår bl a att du:

Agerar utifrån projektets mål
Ansvarar för att hantera löpande administrativa frågor och lösa uppkommande administrativa frågor.
Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering
Medverkar och bidrar till utvecklingen av IP:s administratörsnätverk.
Resurshantering i projekt:
Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.
Praktisk hanterar nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
Introducera nya projektmedlemmar, såväl TF-anställda som konsulter i projekten.
Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara
Hantering av möten och dokumentation:
Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
Arbeta i våra digitala projektverktyg
Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten.
Stödjande i rapportering och ekonomi:
Delta vid framtagning av ledningsgruppsmaterial
o Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
o Ta emot, granska och kontera fakturor
Övrig praktisk hantering:
o Hantera aktiviteter som exempelvis mötesrum och flytt
o Genomföra resebokningar för projektmedlemmar som reser i projektet och kontrollera att all nödvändig dokumentation för administration av dessa upprättas
o Hantera projektets eventuella funktionsbrevlåda
o Medverka i projekt kommunikationsinsatser- informationsmail, informationsmöten och arrangemang.
o Ansvara för det praktiska arbetet på projektkontoret, se till att det är ordning och reda på kontoret.
o Välkomna besökare.
o Hantera kontorsbeställningar.
o Hantera behörigheter i BETSY, som är Trafikförvaltningens behörighetssystem för inpassering.
Arbetsuppgifterna är ibland händelsestyrda och kan ändras vilket ställer höga krav på flexibilitet och anpassning.
Som projektadministratör samverkar du mycket brett med bl.a. programledare, delportföljsledare, programadministratör, projektledare, projektmedlemmar, sponsorer, chefer, andra projektadministratörer samt externa leverantörer och entreprenörer.
Placeringen är 100% på projektkontoret Katarinavägen 22.

Krav (OBS, obligatoriska)

Dokumenterad utbildning inom ekonomi eller administration på gymnasienivå eller högre.

Minst 2 års erfarenhet av arbete som program- eller projektadministratör.

Minst 3 års erfarenhet av arbete som administratör.

Minst 2 års erfarenhet av hantering av möten och dokumentation (så som kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation)

Minst 2 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering (så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering)

Minst 2 års erfarenhet som kontorsansvarig eller motsvarande 2 års erfarenhet av att ansvara för det praktiska arbetet på kontoret, hantera kontorsbeställningar, välkomna besökare, ansvar för att hålla ordning och reda på kontor

Minst 2 års erfarenhet av att arbeta i projekt

Minst 4 års erfarenhet av att arbeta i Officepaketet

Meriterande

Minst 4 års dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat som administratör i en offentlig myndighet/enhet eller politikerstyrd organisation.

Hänvisa till genomförd utbildning i Officepaketet

Minst 2 år erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande system

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats, tjänstepension och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan!