Projektadministratör till kund i Stockholm!

På uppdrag av vår kund söker vi nu dig som kan ta dig an uppdraget som projektadministratör! Uppdragets omfattning är uppskattat till 100% och är beräknat att starta16-09-2024 och pågå till och med 30-09-2025.
Om uppdragetI denna varierande roll kommer du att arbeta med projektadministration där du stöttar och avlastar hela projektorganisationen främst projektledare och delprojektledare med administrativa arbetsuppgifter inom PMOs projekt. Arbetsuppgifterna är varierande då projektadministratören är flexibel och anpassar sig efter projektens specifika utformning och behov.
Arbetsuppgifterna innefattar bland annat att:
Planera samt skapa inköpsrekvistioner.
löpande fakturahantering.
Avtalshantering och inköp
Uppdatering av kostnadsrapporter
Bokning och planering av konferenser och resor; samt hantering av reseräkningar,
Koordinera IT-beställningar,
Boka möten och utbildningar; och övrig strukturering tillsammans med projektledare/delprojektledare PMO.

Ett axplock av förekommande arbetsuppgifter:
Skapa inköpsrekvisitioner, utökning av inköpsordrar, avsluta/stänga inköpsordrar
Uppföljning av fakturor – gentemot avtal/ inköpsordrar, tidssedlar, konsulter
Inleveranser av fakturor
Fakturahantering, kontroll av inkommande fakturor
Agera support i IFS till projektorganisationen.
Planering och utförande av inköpsrekvisitioner
Avtalshantering – inköp
Planering och strukturering tillsammans med Projektledare/delprojektledning
Uppdatering av kostnadsrapporter; beställningar vs budget, prognos
Hantering av reseräkningar / boka tjänsteresor / behjälplig vid planering av tjänsteresor
Beställning- och koordinering av IT-system
Möteskoordineringar
Hantering och bokning av utbildningar för PMO personal inkl konsulter
Protokollskrivning
Hantera PMO kalender, Sharepoint Online, Intranät info – info till grupperna, behörigheter, mappstrukturer
Hantera/skapa mappar/flytta i DM /Sharepoint, Hantering av projektdokumentation
Sköta info gällande Projektinfo på intranätet, hantering av resursanskaffning för projektspecifika resurser via Magnit
Bistå med Intro vid nya projektspecifika konsulter i projekten, ta fram systemverktyg m.m.
Avsluta systemverktyg när projektspecifika konsulter slutar
Administrativa stöd till projektcontroller

Om digVi söker dig som har:
Utbildning inom aktuellt område
5-9 års erfarenhet från en liknande roll som har inneburit assistering eller koordinering
En mycket god administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt
Kan hantera flera arbetsuppgifter samtidigt och är även bra på att prioritera
God kommunikativ förmåga och kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska
B-körkort
Önskade personliga egenskaper:
Du är positiv, service- och kommunikationsinriktad och trivs i kontakten med många människor runt dig. Vidare beskriver du dig själv som ansvarstagande, mogen, som en problemlösare samt service-minded.
Övrig information:
Placering: Stockholm
Start datum: 16-09-2024
Slut datum: 30-09-2025
Omfattning: 100%

Process och ansökanLåter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan kommaatt tillsättas innan sista ansökningsdag.
Du ansöker enkelt genom att skicka in ditt CV samt svara på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen kommer telefonintervjuas och sedan bli kallade till en intervju hososs påDevotum. Nästa steg är en intervju och en säkerhetsintervju hos vår kund.Vi tar referenser på slutkandidat.
Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till Sanna Jurén på 0728978265.