Projektadministratör till myndighets kund i Stockholm

Devotum tillhandahåller företag och organisationer i fastighetsbranschen med professionell kompetens. Vi bidrar med såväl personaluthyrning och rekrytering som konsultförmedling. Med vår erfarenhet av branschen är vi en trygg samarbetspartner i vilken form man än samarbetar med oss.

Devotum finns representerade i tre regioner - Region Mitt i Stockholm, Region Väst i Göteborg, Region Syd i Malmö.

Vi söker nu en projektadministratör till en myndighets kund i Stockholm. Uppdraget är på heltid och förväntas starta den 06 dec 2021 t o m 31 dec 2023 med möjlighet till förlängning.

Beskrivning av uppdraget

Projektadministratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Projektadministratören ska vara projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Administratören behöver vidare ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.

Som projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta projektet med de administrativa arbetsuppgifterna. I uppdraget ingår bl a att du:

Agerar utifrån projektets mål

- Ansvarar för att hantera löpande administrativa frågor och lösa uppkommande administrativa frågor.

- Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering
- Medverkar och bidrar till utvecklingen av IP:s administratörsnätverk.




Resurshantering i projekt:

- Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.
- Praktisk hanterar nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
- Introducera nya projektmedlemmar, såväl beställarens-anställda som konsulter i projekten.
- Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara
Hantering av möten och dokumentation:
- Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
- Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
- Arbeta i våra digitala projektverktyg
- Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten.


- Stödjande i rapportering och ekonomi:
- Delta vid framtagning av ledningsgruppsmaterial
- Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
- Ta emot, granska och kontera fakturor

Övrig praktisk hantering:
Hantera aktiviteter som exempelvis mötesrum och flytt
Genomföra resebokningar för projektmedlemmar som reser i projektet och kontrollera att all nödvändig dokumentation för administration av dessa upprättas
Hantera projektets eventuella funktionsbrevlåda
Medverka i projekt kommunikationsinsatser- informationsmail, informationsmöten och arrangemang.

Arbetsuppgifterna är ibland händelsestyrda och kan ändras vilket ställer höga krav --på flexibilitet och anpassning.
Som projektadministratör samverkar du mycket brett med bl.a. programledare, delportföljsledare, programadministratör, projektledare, projektmedlemmar, sponsorer, chefer, andra projektadministratörer samt externa leverantörer och entreprenörer.

Start och slutdatum:
Startdatum: 2021-12-06
Slutdatum: 2023-12-31 med möjlighet till förlängning

Uppdragets omfattning i timmar per vecka
Exakt omfattning: 40 timmar/vecka