Projektadministratör till samhällsbyggnadsprojekt!

https://novare.se/interim-and-recruitment/

Trivs du med att arbeta i en bred roll med många kontaktytor både internt och externt? Är du serviceinriktad, strukturerad och en administratör ut i fingerspetsarna? Har du erfarenhet av projektadministration och att arbeta inom offentlig sektor? Då är det kanske dig vi söker till rollen som Projektadministratör!
 
Om uppdraget
 
Som Projektadministratören är du spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Du kommer vara en del av ett stort samhällsbyggnadsprogram bestående av ett antal projekt. I dessa har du en central koordinerande roll där du ansvarar för projektens administration, säkerställer ett stabilt arbetsflöde, kontinuitet samt är sammanhållande för den administrativa processen. Därtill är du ett viktigt administrativt stöd till Projektledare men bidrar även till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Rollen är dynamisk och ställer krav på både en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.
 
I dina arbetsuppgifter ingår:
 
·         Ta emot och granska fakturor
·         Ansvara för kallelser, skriva protokoll/mötesanteckningar och annan mötesdokumentation
·         Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
·         Hantera praktiska kontorsadministrationsaktiviteter som exempelvis inköp av kontorsmaterial, lokalfrågor, administration av mötesrum och flytt
·         Att efter kvalitetssäkring av projektledare vara denne behjälplig vid begäran om utlämnande av allmän handling.
·         Genomföra resebokningar för projektmedlemmar
·         On- och offboarding av projektmedlemmar
·         Praktiskt hantera konsultanskaffning
·         Administrera beställningar, förlängningar och behörigheter av konton, passerkort, hårdvara och driftstjänster för projektmedlemmar
·         Hantera utbildningar för projektmedlemmar
·         Hantera projektets funktionsbrevlåda
·         Distribuera projektinformation till projektens medarbetare
·         Supporta vid avtalshantering
·         Bistå vid framtagande av interninformation och se till att informationen distribueras till berörda medarbetare
 
 
Vem söker vi?
 
Vi ser som krav att du har:
 
·         Gymnasial examen med relevant inriktning alternativt 5 års erfarenhet av projektadministration                  
·         Erfarenhet att arbeta i projektform minst 1 år med stort antal olika intressenter
·         Minst 3 års tidigare erfarenhet av administrativt arbete       
·         Mycket goda kunskaper i MS Officepaketet och god datorvana i allmänhet
·         Minst 1 års erfarenhet av arbete i en beställarorganisation samt inom offentlig verksamhet
 
Vi ser det som meriterande om du har:
 
·         Kompetens inom projektadministration           
·         Erfarenhet av dokumenthantering, arkivering och diarieföring
·         Erfarenhet från Athena, Projectplace och Agresso eller liknade system, dvs andra ekonomisystem, dokumenthanteringssystem och system för diarieföring    

 
För att lyckas och trivas i rollen är du som person strukturerad, serviceinriktad, flexibel, lösningsorienterad och med en förmåga att kunna prioritera och arbeta med flera arbetsuppgifter parallellt. Därtill är du självständig i ditt arbete samtidigt som du har en god  samarbetsförmåga där du framgångsrikt skapar och bevarar goda relationer. Naturligtvis har du att tillägga en mycket god kommunikativ förmåga.
 
 
Övrigt
 
Period: 1 juli 2020 till 20 december 2021
Omfattning: Heltid
Placering: Stockholm
 
Känns det här som en roll som skulle kunna passa dig? Då rekommenderar vi att skicka in ditt CV så snart som möjligt då urval sker löpande. Har du frågor runt rekryteringsprocessen eller tjänsten så är du varmt välkommen att kontakta Joakim Groth via mail till joakim.groth@novare.se.