Projektadministratör till samhällsviktig myndighet

Vi söker en projektadministratör som ska assistera projektledare till kund inom energibranschen.

Du kommer att stödja projektledare med planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet. Bland annat kommer du att ansvara för att administrera programmöten och styrgruppsmöten, att upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter, samt att upprätthålla övriga rutiner avseende rapportering och uppföljning. Du rapporterar till programledaren och förväntas spela en viktig roll i programmets effektiva framdrift genom att bidra till god struktur och ordning samt rätt information till rätt målgrupp i rätt tid.

Du kommer i din bland annat arbeta med följande:
Skapa ordning och reda genom strukturerad och noggrann administration med hög servicegrad
Administrera program-/projektmöten och styrgruppsmöten inklusive ta anteckningar och skriva protokoll
Stötta det administrativa arbetet med t.ex. bokning av möten med personal och leverantör samt lokaler, förbereda workshops, ha kontroll på ingående personal i projekten och administrera/informera om konto för tidskrivning
Ansvara för att dokumentera i w3d3 och lägga upp nya ärenden vid behov
Planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet
Vara delaktig och sammanhållande i kommunikationsarbetet i programmet/projekten
I arbetsuppgifterna ingår att ta fram kommunikationsmaterial i samråd med andra, driva och koordinera arbetet med kommunikationen enligt kommunikationsplanen
Upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter
Upprätthålla rutiner avseende rapportering och uppföljning samt bistå och genomföra rapportering för programmen och projektens
räkning
Vara ansvarig för att hålla samman resursplaneringen för programmet
Koordinera och samverka med olika projektledare/resursägare för att ha kontroll på programmet/projektens resurser, både intern och extern personal samt leverantörer
Säkerställa att semesterlistor är uppdaterad
Vara ansvarig för att lägga upp och administrera kurser
Ta fram ekonomisk status i UBW till programledare/projektledare vid behov
Vara kontaktperson för programmet gällande administrativa frågor

Vem söker vi?

Vi söker dig Minst 4-års arbetslivserfarenhet av att stödja, koordinera och samordna komplexa program/projekt (många parallella projekt, många interna och externa intressenter) i rollen som program-/ projektadministratör eller annan motsvarande roll. Du har även minst 3 års erfarenhet av praktisk tillämpning av processer och verktyg inom program- och projektstyrning samt mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift

Anställning
Du kommer vara tillsvidare anställd av Quest Consulting med placering hos vårs kund. Arbetstiden är heltid vardagar 8-17, med förtroendeflex. Det finns möjlighet att arbeta på distans några dagar i veckan.

Din ansökan

Urval sker löpande så skicka in din ansökan redan idag! Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal.

Vi är flera rekryterare som hanterar rekryteringen av denna tjänst, vid frågor gällande den här rekryteringen eller tjänsten når du oss enklast på e-post info@quest.se

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi.