Projektadministratör till Statlig Myndighet

Är du en självgående och erfaren projektadministratör som i huvudsak vill arbeta hemifrån under 2024? Då kan detta vara tjänsten för dig! 

Om tjänsten
Som Projektadministratör kommer du att arbeta med hantering av projektets kommunikation och dokumentation i olika system. Det innebär att administrera inkommande mejl och möten, diarieföra handlingar samt ge stöd åt projektmedarbetare gällande utgående kommunikation och diarieföring.

I din roll som Projektadministratör kommer dina huvudsakliga arbetsuppgifter innebära:
• Hantering av projektets funktionsbrevlåda i MS Outlook, främst avseende inkomna mejl och möten i projektkalendern.
• Diarieföring av inkomna och upprättade handlingar i myndighetens diariesystem Platina.
• Stöd till projektmedarbetarna vid utgående mejl/brev/m.m. avseende utformning och diarieföring.
• Medverka vid sammanställning och distribution av myndighetens granskningskommentarer till leverantörerna.
• Vara projektets kontaktperson mot leverantörerna avseende dokumentleveranser.
• Administrativt arbete på projektwebbplatsen i myndighetens SharePoint-miljö.
• Uppladdning av inkomna dokument inkl. tillhörande metadata.
• Skapa uppgifter för styrning och uppföljning av projektmedarbetarnas arbete.
• Allmän registervård i syfte att ha struktur, samt ordning och reda.
• Delta (oftast via Skype eller Teams) vid veckovisa respektive månatliga uppföljningsmöten med leverantörerna.

Tjänsten som Projektadministratör är ett konsultuppdrag med planerad start 2024-02-05 och förväntas pågå till och med 2025-02-28.
Arbetet utförs till största del hemifrån och myndigheten tillhandahåller en tjänstedator. 

Arbetstid: Kontorstider med viss flexibilitet

Återkommande arbetsmöten kommer att hållas i myndighetens lokaler i centrala Stockholm och resor till/från dessa möten bekostas själv av konsulten. 

Enstaka tjänsteresor till andra delar av landet kan förekomma i tjänsten och bekostas vid dessa tillfällen av myndigheten. 

Om dig
Vi söker dig som tidigare arbetat med administration i projektsammanhang där du samverkat med olika leverantörer och kollegor i olika delar av projektet. Ditt arbete präglas av struktur och god vana vid hantering av stora mängder dokument.

För rollen är det av största vikt att du har viljan att ingå i en arbetsgrupp på ca 15-20 personer internt hos myndigheten och där medarbetarna har sina arbetsplatser på olika orter samt del av tiden arbetar hemifrån.

Vidare ser vi att du har lätt för att samarbeta med olika aktörer inom ramarna för projektet, du har en god självdisciplin och är ansvarstagande för att planera och genomföra dina arbetsuppgifter i tid. 

Krav för tjänsten:
• Gymnasium eller likvärdig utbildning.
• Goda kunskaper i MS Office (Outlook, Word, Excel och PowerPoint).
• Goda kunskaper i dokumenthantering på en digital plattform, t.ex. MS SharePoint.
• Minst ett (1) års erfarenhet från liknande arbete, i arbetslivet eller annan verksamhet.
• God förmåga att kommunicera obehindrat med ett vårdat och begripligt språk på svenska med  andra personer och
myndigheter/företag, såväl i tal som skrift.
• Kunna läsa och förstå engelska.
• Erfarenhet från offentlig verksamhet med krav på diarieföring
• Erfarenhet från dokumenthantering på webbplats i MS SharePoint.

Adecco värdesätter mångfald och ser positivt på sökande med olika bakgrund och erfarenheter. För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi ser fram emot din ansökan senast den 25 januari 2024.

Om Adecco
Vi är en del av det multinationella företaget Adecco Group som är ett av världens största rekryterings- och bemanningsföretag. Adecco samarbetar med många attraktiva företag och det finns stora möjligheter att utöka ditt eget professionella nätverk med värdefulla kontakter genom oss.

Adecco är stolt leverantör till Kammarkollegiet inom ramavtalen för bemanning av kontorspersonal samt rekrytering av kontorspersonal och chefer i hela Sverige. Ramavtalen kan användas för avrop av alla myndigheter under regeringen samt myndigheter under riksdagen och andra offentligt styrda organ.

Kontaktuppgifter
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen
att kontakta ansvarig rekryterare Anki Arnquist via Adecco´s växel 010 – 173 73 00 alt. anki.arnquist@adecco.se

Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se

Välkommen med din ansökan!

Sökord
Projektadministratör, Administratör, Stockholm, Uppsala, Göteborg, Norrköping, Administration, Admin, Projekt, Statlig myndighet, Staten, Diarieföring, Offentlig verksamhet, Adecco