Projektadministratör till stort projekt!

https://novare.se/interim-and-recruitment/

Trivs du med att arbeta i en bred roll med många kontaktytor både internt och externt? Är du serviceinriktad, strukturerad och en administratör ut i fingerspetsarna? Vill du vara en viktig del i att stötta ett stort och betydelsefullt projekt. Då är det dig vi söker till rollen som Projektadministratör!
 
 
Om uppdraget
 
Som Projektadministratören är du spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Du kommer vara en del av ett stort projekt där du är ett viktigt administrativt stöd till Projektledare men även bidrar till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Rollen är dynamisk och ställer krav på både en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.
I dina arbetsuppgifter ingår att du:
 
-       Ansvarar för att hantera löpande administratiion och lösa uppkommande administrativa frågor.
-       Sammanhåller och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering
-       Sköter resurshantering i projektet
-       Praktisk hanterar nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
-       Genomför beställningar av behörigheter och hårdvara
-       Hantering av möten och dokumentation
-       Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur och arkivering
-       Stöttar i rapportering och ekonomi såsom att delta vid framtagning av ledningsgruppsmaterial och kontering av fakturor
-       Hantera aktiviteter som exempelvis mötesrum och flytt
-       Genomför resebokningar för projektmedlemmar
-       Hanterar projektets eventuella funktionsbrevlåda
-       Medverkar i projekt kommunikationsinsatser- informationsmail, informationsmöten och arrangemang
 
Arbetsuppgifterna är ibland händelsestyrda och kan ändras vilket ställer krav på din flexibilitet och anpassning. Som Projektadministratör samverkar du mycket brett med bl.a. projektledare, projektmedlemmar, sponsorer, chefer, andra projektadministratörer samt externa leverantörer/entreprenörer.
 
 
Vem söker vi?
 
Vi ser som krav att du har:
 
-       En gymnasial examen med relevant inriktning
-       Minst 5 års erfarenhet av tidigare arbete som administratör (helst projektadministratör)
-       Goda kunskaper i Office-paketet och god datorvana i allmänhet
-       Mycket goda kunskaper i svenska och engelska.                   
-       Minst 3 års praktisk erfarenhet av dokumenthantering
 
Vi ser det som meriterande om du har:
 
-       Kompetens inom projektadministration          
-       Erfarenhet av att arbeta i projektform             
-       Erfarenhet av arbete i offentlig verksamhet    
-       Erfarenhet av projekt/uppdrag med ett stort antal olika intressenter                                                   
 
För att lyckas och trivas i rollen är du som person strukturerad, serviceinriktad, flexibel, lösningsorienterad och med en förmåga att kunna prioritera och arbeta med flera arbetsuppgifter parallellt. Därtill är du självständig i ditt arbete samtidigt som du har en god  samarbetsförmåga där du framgångsrikt skapar och bevarar goda relationer. Naturligtvis har du att tillägga en mycket god kommunikativ förmåga.
 
 
Övrig information
 
Period: 15 juni 2020 till 31 maj 2022
Omfattning: Ca 20-30 timmar per vecka med möjlighet att utökas till 40 timmar. Vissa veckor kräver mindre tid och andra veckor kräver fulltid
Placering: Stockholm
 
Känns det här som en roll som skulle kunna passa dig? Då rekommenderar vi att skicka in ditt CV så snart som möjligt då urval sker löpande. Har du frågor runt rekryteringsprocessen eller tjänsten så är du varmt välkommen att kontakta Louise Eriksson Hellstrand via mail till louise.eriksson-hellstrand@novare.se.