Projektadministratör till Trafikförvaltningen

Vi söker en Projektadministratör till ett längre konsultuppdrag hos Trafikförvaltningen vars främsta arbetsuppgift ska vara att stötta projektet Program Buss med de administrativa arbetsuppgifterna.

Om projektet
Varje dag reser närmare en miljon människor med buss, tåg, båt eller färdtjänst i Stockholms läns kollektivtrafik. Under en dag har busslinje 4 lika många resenärer som SJ, och Hötorgets station lika många som hela Göteborgs central. Det är vi på Trafikförvaltningen inom Stockholms läns landsting som ser till att hela det här komplexa systemet fungerar.

Flera av trafikförvaltningens bussdepåer och tvätthallar är byggda på 1970-talet och är i behov av modernisering eller flytt till nya anläggningar. Trafikförvaltningen har fattat beslut om rivning av Hornsbergs bussdepå som flyttas till den nu pågående anpassningen och utbyggnationen av Tomteboda terminalen, bygget av Enlunda Bussdepå på Ekerö, samt upprustning av flera tvätthallar. Utöver detta är ambitionen att utöka depåernas kapacitet med 20 % för morgondagens busstrafik.

Då Program Buss innefattas av samtliga dessa projekt och också har flera planerade kommande projekt, kan arbetsuppgifter förekomma inom samtliga projekt som innefattas av programmet och också inom andra investeringsprojekt inom sektionen.

De projekt som för närvarande ingår i Program Buss är:

- Tomteboda Bussdepå
- Enlunda Bussdepå
- Avflyttning Hornsbergs bussdepå
- 5 st tvätthallar i Märsta, Norrtälje, Tyresö, Botkyrka och Björknäs
- Bytespunkt Barkarby
- Bussterminal Nacka


Dina arbetsuppgifter
Projektadministratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Projektadministratören ska vara projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Administratören behöver vidare ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.

Som projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta projektet med de administrativa arbetsuppgifterna. I uppdraget ingår bl a att du:

- Agerar utifrån projektets mål
- Ansvarar för att hantera löpande administrativa frågor och lösa uppkommande administrativa frågor.
- Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering
- Medverkar och bidrar till utvecklingen av IP:s administratörsnätverk.
- Resurshantering i projekt:
- Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.
- Praktisk hanterar nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
- Introducera nya projektmedlemmar, såväl TF-anställda som konsulter i projekten.
- Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara
- Hantering av möten och dokumentation:
- Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
- Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
- Arbeta i våra digitala projektverktyg
- Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten.
- Stödjande i rapportering och ekonomi:
- Delta vid framtagning av ledningsgruppsmaterial
- Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
- Ta emot, granska och kontera fakturor
- Övrig praktisk hantering:
- Hantera aktiviteter som exempelvis mötesrum och flytt
- Genomföra resebokningar för projektmedlemmar som reser i projektet och kontrollera att all nödvändig dokumentation för administration av dessa upprättas
- Hantera projektets eventuella funktionsbrevlåda
- Medverka i projekt kommunikationsinsatser- informationsmail, informationsmöten och arrangemang.


Arbetsuppgifterna är ibland händelsestyrda och kan ändras vilket ställer höga krav på flexibilitet och anpassning.

Detta är ett konsultuppdrag vilket betyder att du blir anställd hos oss på Snille. Uppdraget beräknas starta 2021-03-08 och pågå till 2023-12-31. Uppdragets omfattning beräknas till 100%.

Din profil
Krav:

- Minst 4 års erfarenhet av arbete som program eller projektadministratör
- Minst 2 års erfarenhet av dokumenthanteringsystem i en offentlig myndighet/enhet alt. Du bör ha erfarenhet av att ha arbetat i en politikerstyrd organisation
- Minst 8 års erfarenhet av arbete som administratör.
- Ha dokumenterad genomförd relevant gymnasieutbildning.


Önskemål:

- Konsulten bör minst ha 4 års dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat som administratör i en myndighet.
- Minst 2 års erfarenhet av arbete med ProjectPlace och/eller Webforum ATLAS
- Minst 2 år erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande system.


Önskade personliga egenskaper:

- Systematiskt och strukturerat arbetssätt.
- Lösningsinriktad, tar sig an problem med en öppen attityd och bjuder in till dialog och samverkan.
- Kommunicerar enkelt och tydligt med fokus på mottagarens förutsättningar och behov.
- Förmåga att prioritera och att hantera olika typer av arbetsuppgifter parallellt.
- God samarbetsförmåga, skapar och bevarar goda relationer.
- Är självgående och tar initiativ för att hittar alternativa lösningar


Om företaget
Region Stockholm har det övergripande ansvaret för att alla som bor i, eller besöker, regionen ska ha tillgång till en väl utbyggd, lättillgänglig och pålitlig kollektivtrafik. I Trafikförvaltningens (TF) uppdrag ligger att bereda och verkställa beslut om inriktning och omfattning för en långsiktigt hållbar kollektivtrafik. Dessutom ansvarar vi för styrning och uppföljning av trafikdrift samt upprätthållandet av infrastrukturens funktion, säkerhet och värde. Varje dag reser mer än 700 000 personer med den allmänna kollektivtrafiken, det vill säga resor med tunnelbana, bussar, pendeltåg och lokalbanor.

Om Snille
Snille bemanning är nischade mot tekniksektorn och har sedan 2005 arbetat med rekrytering och konsultuthyrning av juniora och seniora kollegor i alla delar av teknikbranschen. Eftersom vi på Snille har teknisk bakgrund har vi goda förutsättningar att förstå våra kunders behov och våra kandidaters efterfrågningar. Vi hjälper individer och ingenjörsföretag att utvecklas och växa!

Låter det intressant?
Då är du välkommen att söka tjänsten via formuläret nedan! Sista ansökningsdag är 28 feb, men notera att vi behandlar ansökningarna löpande och tillsättning kan därför komma att ske innan annonsperiod...