Projektadministratör till Trafikförvaltningen

Vi söker projektadministratör inom buss och pendel till Trafikförvaltningen i Stockholm.

Detta är ett konsultuppdrag. Du kommer vara anställd av Centio Consulting Group AB och arbeta som konsult.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Som projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta projektet med de administrativa arbetsuppgifterna. I uppdraget ingår bl a att du:

Agerar utifrån projektets mål.

Ansvarar för att hantera löpande administrativa frågor och lösa uppkommande administrativa frågor.

Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering.

Medverkar och bidrar till utvecklingen av IP:s administratörsnätverk.

Resurshantering i projekt:

Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.

Praktisk hanterar nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.

Introducera nya projektmedlemmar, såväl TF-anställda som konsulter i projekten.

Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara

Hantering av möten och dokumentation:

Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation.

Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering.

Arbeta i våra digitala projektverktyg.

Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, t ex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten.

Stödjande i rapportering och ekonomi:

Ta emot, granska och kontera fakturor.

Delta vid framtagning av ledningsgruppsmaterial.

Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter.

Övrig praktisk hantering:

Hantera aktiviteter som exempelvis mötesrum och flytt.

Genomföra resebokningar för projektmedlemmar som reser i projektet och kontrollera att all nödvändig dokumentation för administration av dessa upprättas.

Hantera projektets eventuella funktionsbrevlåda.

Medverka i projekt kommunikationsinsatser- informationsmail, informationsmöten och arrangemang.

Krav

Minst 6 års erfarenhet av arbete som program- eller projektadministratör i investerings- eller upphandlingsprojekt

Minst 2 års erfarenhet av dokumenthanteringsystem i en offentlig myndighet/enhet eller politikerstyrd organisation

Dokumenterad utbildning i ekonomi eller administration på gymnasienivå eller högre

Minst 2 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande system

Meriterande

2 års erfarenhet av arbete med Webforum/ATLAS eller liknande webbaserat fildelningssystem.

4 års erfarenhet av administrering av teknisk dokumentation som relations- och systemhandlingar.

4 års erfarenhet av diarieföring av handlingar.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds alltid villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats, tjänstepension och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs mer om oss på centio.se.

Vi ser fram emot din ansökan!