Projektadministratör till tunnelbanan

Vi söker en Projektadministratör till tunnelbanan i Stockholm.

Detta är ett konsultuppdrag. Du kommer vara anställd av Centio Consulting Group AB och arbeta som konsult.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Projektadministratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Projektadministratören ska vara program-/projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Administratören behöver vidare ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.

Som projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta sektionens olika projekt med de administrativa arbetsuppgifterna. I uppdraget ingår bl a att du:

- Agerar utifrån projektets mål
- Ansvarar för att hantera löpande administrativa frågor och lösa uppkommande administrativa frågor.


- Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering
- Medverkar och bidrar till utvecklingen av IP:s administratörsnätverk.
- Resurshantering i projekt/program: - Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag.
- Praktisk hanterar nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet.
- Introducera nya projektmedlemmar, såväl TF-anställda som konsulter i projekten/programmet.
- Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara



- Hantering av möten och dokumentation: - Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
- Stödja vid framtagning av utkast av dokument samt granskning och ändringshantering av dokument
- Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
- Arbeta i våra digitala projektverktyg
- Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, tex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten/programmet.
- Stödja vid begäran om utlämnande av allmän handling



- Stödjande i rapportering och ekonomi: - Delta vid framtagning av styrgruppsmaterial
- Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
- Ta emot, granska och kontera fakturor



- Övrig praktisk hantering: - Hantera aktiviteter som exempelvis mötesrum och flytt
- Genomföra resebokningar för projekt/programmedlemmar som reser i projektet och kontrollera att all nödvändig dokumentation för administration av dessa upprättas
- Hantera projektets eventuella funktionsbrevlåda
- Medverka i projekt/programintern kommunikationsinsatser




- Sällankommande arbetsuppgifter:- Vid placering på projektkontor kan även kontorsansvar ingå, dvs leda och styra (hantering av städavtal, hyresavtal, serviceavtal, posthantering etc.)




Krav (OBS, obligatoriska)

Gymnasial skolexamen Minst 4 års dokumenterad erfarenhet av projektadministrativt arbete i investeringsprojekt med en budget på över 10 miljoner.
Minst 2 års erfarenhet av dokumenthanteringsystem i en offentlig myndighet/enhet eller politikerstyrd organisation inkl diarieföring av handlingar.
Minst 5 års erfarenhet med att ha arbetat i Office-paketet med Word, Excel och Powerpoint. Konsult ska ha goda kunskaper i Office-paketet.


Meriterande

Minst 1 års erfarenhet av att skriva protokoll från byggmöten.
Minst 1 års arbetslivserfarenhet av dokumenthantering i Platina/EDIT.
Minst 3 års erfarenhet av administrering av teknisk dokumentation som relations- och systemhandlingar.
Minst 1 års arbetslivserfarenhet av dokumenthantering i Webforum/ATLAS.


Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats, tjänstepension och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan!