Projektadministratör till välkänt bolag i Sundbyberg

The Place är ett rekryteringsföretag och en Worklife Partner, en plats för våra kunder och kandidater att växa på för att stärka sin affär och karriär. Vi är verksamma inom kompetensområdena Ekonomi, Administration, HR, Logistik, IT och Kommunikation och brinner för att matcha rätt kompetens med rätt företag och att skapa ett positivt arbetsliv för såväl kunder som medarbetare.

Vårt kundföretag söker en erfaren projektkontorsadministratör som ska assistera ett projektkontor och en delportfölj. Vårt kundföretag är en myndighet med placering i Sundbyberg. På kontoren i Sverige arbetar drygt 700 medarbetare och de flesta sitter på huvudkontoret i Sundbyberg, men de har även kontor i Sundsvall och Sollefteå.

Om rollen 

I rollen som projektkontorsadministratör kommer du att stödja delportföljledaren med planering, rapportering, dokumentation och kommunikation, samt planering, uppföljning, administration och kommunikation av aktiviteter inom projektkontoret. Du kommer bland annat att ansvara för att administrera delportföljråd och upprätthålla rutiner avseende rapportering och uppföljning. Du ingår i projektkontoret och förväntas spela en viktig roll i projektkontorets effektiva framdrift genom att bidra till god struktur och ordning samt rätt information till rätt målgrupp i rätt tid. Du kommer även bidra till utvecklingen av projektkontoret genom att driva mindre förbättringsaktiviteter.

Arbetsuppgifter

• Skapa ordning och reda genom strukturerad och noggrann administration med hög servicegrad.
• Planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom delportföljen och projektkontoret.
• Administrera delportföljråd och möten för översyn av våra projektstyrgrupper, inklusive ta anteckningar och skriva protokoll.
• Upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till delportföljens och projektkontorets intressenter, bl.a. genom intranätet
• Upprätthålla rutiner avseende rapportering och uppföljning samt bistå och genomföra rapportering för delportföljens räkning.
• Bidra i olika utvecklingsaktiviteter med syfte att utveckla projektkontorets ansvarsområden i samarbete med övriga projektkontorsmedlemmar.
• Bistå med administration och dokumentation kring olika utbildningsinsatser, workshops etc.
• Administrera diarieföring vid behov.

Vem tror vi att du är?

För att lyckas och göra succé i rollen, tror vi att du har följande bakgrund:

• Avslutad gymnasieexamen
• Minst 4-års dokumenterad arbetslivserfarenhet av administrativa arbetsuppgifter av stödjande, samordnande och koordinerande karaktär eller annan motsvarande roll.
• Minst 2 års erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter kopplade till processer och verktyg inom program- och projektstyrning.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift
• God datorvana inom MS Office

Vi tror att du är en pedagogisk och kommunikativ person med en god initiativ- och samarbetsförmåga. Du är tydlig och har en god förmåga att uttrycka dig, både i tal och skrift. Vidare har du ett strukturerat arbetssätt och är van att arbeta självständigt och målinriktat. Du är även ödmjuk och har lätt för att skapa förtroende.

Arbetstid/Varaktighet

Tjänsten är ett konsultuppdrag på heltid via oss på The Place med start 15 april och 1 år fram, med goda chanser till förlängning i ytterligare 1 år. Du utgår från kontoret i Sundbyberg, med viss möjlighet till distansarbete. Du arbetar vardagar mellan 8-17 med möjlighet till flexibilitet. 

The Place – Where happy work happens

Låter detta intressant och du fortfarande vill söka jobbet? Bra – du som lyckas knipa platsen blir dessutom en del av The Place! Som medarbetare hos The Place erbjuds du kompetensnätverk, mentorskap och trygga villkor. I The Place har du en Worklife Partner som är intresserad av att följa och utveckla ditt arbetsliv över tid.