Projektadministratör - Trafikförvaltningen

#jobbjustnu
Vill du vara med och göra skillnad hos oss och våra kunder? Just nu söker vi en projektadministratör för ett omgående och längre uppdrag hos vår kund Trafikförvaltningen (TF).
Beskrivning av uppdraget
Uppdraget innefattar främst delportfölj pendel. Framöver kan uppdraget innefatta projekt i hela portfölj buss pendel och bytespunkter. Delportfölj pendel skall bistå att Trafikförvaltningen uppfyller de regionens mål för kollektivtrafiken.
Stockholmsregionen växer. När fler människor väljer att bo och vistas i Stockholm ökar behovet av fler bostäder och en väl fungerande kollektivtrafik. För att nå målen för pendeltåg finns planer att fram till 2030 kraftigt öka antalet pendeltåg som passerar genom Citybanan jämfört med dagens trafik.
Vidare planeras det gemensamma regionaltågsystemet i Mälardalen vara infört till år 2030, med fyra spår mellan Stockholms centralstation och Kallhäll. Detta innebär utökad pendeltågstrafik och nya samt upprustade stationer. Några exempel på kommande och pågående stationsprojekt är Sundbyberg, Barkarby och Häggvik.
Arbetsuppgifter
Projektadministratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Projektadministratören ska vara projektledaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja projektmedlemmarna och skapa struktur. Administratören behöver vidare ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter samtidigt.
Som projektadministratör ska du som främsta arbetsuppgift stötta projektet med de administrativa arbetsuppgifterna. I uppdraget ingår bl a att:
Ansvarar för att hantera löpande administrativa frågor och lösa uppkommande administrativa frågor
Är sammanhållande och skapar förutsättningar för den administrativa processen i projektet, så som dokumenthanteringsplan, diarieföring, introduktion av nya projektmedlemmar, protokoll från möten och fakturahantering
Medverkar och bidrar till utvecklingen av ett administratörsnätverk
Hantera resursanskaffning i form av konsultavrop och förlängning samt utökning av befintliga resursers uppdrag
Praktisk hanterar nya projektmedlemmar som börjar/slutar i projektet
Introducera nya projektmedlemmar, såväl TF-anställda som konsulter i projekten
Genomföra beställningar av behörigheter och hårdvara
Ansvara för kallelser, protokoll, minnesanteckningar och annan mötesdokumentation
Ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering
Arbeta i digitala projektverktyg
Stödja i administration av beslut- samt avtalshantering, t ex diarieföring, resurshantering, andra avtal kopplade till projekten.
Ta emot, granska och kontera fakturor
Delta vid framtagning av ledningsgruppsmaterial
Stödja i framtagande av material till rapportering av projektstatusrapporter
Hantera aktiviteter som exempelvis mötesrum och flytt
Genomföra resebokningar för projektmedlemmar som reser i projektet och kontrollera att all nödvändig dokumentation för administration av dessa upprättas
Hantera projektets eventuella funktionsbrevlåda
Medverka i projekt kommunikationsinsatser- informationsmail, informationsmöten och arrangemang

Som projektadministratör samverkar du mycket brett med bl.a. delportföljledare, delportföljadministratör, projektledare, projektmedlemmar, sponsorer, chefer, andra projektadministratörer samt externa leverantörer och entreprenörer.
Portfölj Buss, Pendeltåg och Bytespunkter kan komma att nyttja dig som projektadministratör i andra delportföljer (DP), DP Buss, DP Pendeltåg och DP Bytespunkt Slussen.
Projektadministratören behöver ha en god prioriteringsförmåga utifrån verksamhetens behov och vara van att hantera många uppgifter samtidigt.
Obligatorisk kompetens och erfarenhet
Minst 6 års erfarenhet av arbete som program eller projektadministratör
Minst 2 års erfarenhet av dokumenthanteringsystem i en offentlig verksamhet
Examen inom ekonomi eller administration på gymnasienivå eller högre
Minst 2 år erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande system

Meriterande kompetens och erfarenhet
Minst 2 års erfarenhet av arbete med Webforum/ATLAS eller liknande projektportaler
Minst 4 års erfarenhet av administrering av teknisk dokumentation som relations- och systemhandlingar
Minst 4 års erfarenhet av diarieföring av handlingar

Placering
Huvudsaklig placering är Trafikförvaltningens huvudkontor på Lindhagensgatan/Lindhagensterrassen.
Anställningsform
Vi tillämpar prov/visstidsanställning med goda möjligheter till fast anställning hos oss på Addima.
Ansökan
Ansökan skall innehålla: CV/resume i wordformat eller pdf samt motivering (cover letter) varför du är rätt person för jobbet. Skriv på svenska. När du skickar in din ansökan till Addima godkänner och samtycker du att Addima bearbetar och lagrar personuppgifter enligt vår dataskyddspolicy.
Då vi har ett omgående behov sker tillsättning löpande. Kandidater som kan påbörja uppdraget omgående eller inom en månad prioriteras i vår rekryteringsprocess.
Fördelar
Som konsult hos oss har du en unik möjlighet att utveckla din kompetens och bygga ditt CV och en utvecklande karriär genom olika uppdrag hos våra kunder.
Läs mer om oss på www.addima.se