Projektanställning i 4 år som arkivassistent

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stadsbyggnadskontoret planerar för ett framtida Stockholm på uppdrag av stadsbyggnadsnämnden. Vi arbetar med stadsplanering såväl översiktligt som på detaljnivå, bygglov, stadsmätning, fastighetsbildning och bostadsanpassning. Stadsbyggnadskontoret har ca 350 anställda och vi sitter centralt på Kungsholmen med ca tio minuters gångavstånd till Stockholms central. Förvaltningens verksamhet genomsyras av värdeorden professionell, lösningsorienterad, helhetssyn och arbetsglädje.



Arbetsplatsbeskrivning

Stadsbyggnadskontorets registratur- och arkivenhet ingår i kontorets administrativa avdelning tillsammans med IT, ekonomi och HR och har det övergripande ansvaret för frågor kring hantering av allmänna handlingar.

På registraturen tas merparten av kontorets inkommande post emot och registreras. Diarieföringen sker i Public360. På enheten arbetar idag 14 personer.

Stadsbyggnadskontoret arbetar målmedvetet för att bli helt digitala i handläggningen av ärenden och har både ett digitalt ärendehanteringssystem och ett digitalt arkiv. Registraturen har en viktig roll i kvalitetssäkringen av processer, utveckling av rutiner mellan avdelningarna och registraturen. Merparten av alla handläggare på kontoret arbetar i systemet och diarieför själva sina utgående dokument. Vi utvecklar bland annat flera e-tjänster för ansökan av olika typer av ärenden inom stadsbyggnadsområdet såsom ansökan om bygg- och skyltlov, ansökan om bostadsanpassningsbidrag. Registratur- och arkivenheten har en central roll i utvecklingen av dokument- och ärendehanteringssystemet samt den digitala hanteringen av ärenden. 

Arbetsbeskrivning

I stadsbyggnadskontorets arkiv finns det pappersakter med äldre skyltlovsärenden. Dessa handlingar behöver inom ramen för projektet iordningsställas och registreras inför leverans för skanning. Samlingen omfattar cirka 175 hyllmeter handlingar och projektet uppfattas att pågå i cirka 4 år.

I detta arbete ingår bland annat genomgång och kontroll av pappersakter, ta fram leveranslistor, bereda filer inför inläsning i e-arkivet, kontroll av inläsning och ärendeinformation samt filer i e-arkivet.

Kvalifikationer

Vi söker dig som antingen har en KY-utbildning inom registratur och ärendehantering alternativt har en viss arbetslivserfarenhet inom registratur eller arkiv. Vi ser gärna att du erfarenhet av dokument- och ärendehanteringssystem, meriterande om du har arbetat i Public 360. Vi hanterar många bygglovshandlingar och vi ser även det som meriterande om du har erfarenhet av den typen av handlingar eller erfarenhet av stadsbyggnadsfrågor.

I denna rekrytering lägger vi särskild vikt vid följande personliga egenskaper:
Som person är du noggrann, självgående och strukturerad, med god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du har en helhetssyn, tar hänsyn till flera perspektiv och har god förmåga att göra korrekta avvägningar, med avseende på verksamhetens bästa. Vi ställer höga krav på din förmåga och vilja att driva ditt arbete framåt med stort fokus på kvalitet, genom ett proaktivt arbetssätt. Som person är du lugn och stabil. Du är uthållig och har ett och prestigelöst förhållningssätt att vara på.

Varmt välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.