Projektassitent

ARBETSBESKRIVNING


ReDI:s programassistent för kvinnor


ReDI Digital Women Student assistent spelar en avgörande roll i kommunikationen och servicen till våra kvinnliga studenter. Hen samordnar med andra programassistenterna för att se till att studenterna blir hörda, får service och får den bästa inlärningsupplevelsen. Hen fungerar som en länk mellan kontoret och projektledarna som ansvarar för den faktiska driften av kurserna varje lördag. Hen arbetar nära volontärsamordnaren och programchefen för att ge kvinnoprogrammets studenter en behaglig och värdefull upplevelse.


Detaljerade uppgifter


Koordinering av människor
● Team för programassistenter
○ Stödja projektledarna med nödvändigt material (dokument, hårdvara) för att genomföra kurserna varje lördag
○ Samordna tid och ämnen för teammötet och se till att teammedlemmarna meddelas
○ Föra mötesprotokoll och följa upp med projektledarna
● Vårdnadshavare
○ I samarbete med andra kollegor identifiera och kommunicera med vårdnadshavare
○ Introducera och stödja vårdnadshavare att påbörja ReDI-resan
○ Före varje lektion se till att vårdnadshavare finns tillgängliga under hela kursen
○ Säkerställa att barnskötarna får betalt och stödja deras kommunikation med kontorets revisor


Kommunikation
● Kvinnoteamet
○ Hanterar kommunikationen mellan kontoret och projektledarna och ser till att de får information och genomgångar om frågor som rör deras veckovisa uppgifter samt ämnen som är viktiga för organisationen
● Studenter
○ Hen kommunicerar med studenterna i olika frågor i samarbete med projektassistenterna
○ Ser till att det finns en tid under veckan då studenterna kan få tid att träffa och/eller prata med någon om olika frågor
○ Kommunicerar med studenterna när de är antagna eller inte till kurser, och allt annat som rör deras studentupplevelse och potentiella karriärmöjligheter.
○ Sätter upp whatsapp-grupper med stöd av projektledarna i ReDI Woman Phone och hanterar dessa grupper efter överenskommelse med projektassistenterna.
● Barnomsorg
○ Kommunicerar med dem som nämnts ovan, beslut om deras deltagande och förändringar i deras arbetsrutiner
○ Kommunicerar behov av arbetsmaterial
○ Säkerställer att barnen är registrerade och att mödrarna har undertecknat villkoren


○ Hen dokumenterar studenternas deltagande, intresse, registrering eller avhopp och tar fram statistik som är nödvändig för teamet och ledningen.


Före terminsstart
- Hjälpa programchefen att hitta/arrangera plats(er)
- Stödja screeningprocessen
- Bjuda in studenter
- Planeringsprocess
- Ta fram och trycka material
- Stödja team och lärare i screeningprocessen
- Stödja placeringen av studenter
- Kontakta alla studenter via telefon/mejl med hjälp av programassistenterna och be dem bekräfta sin plats på kursen
- Se till att det finns tillräckligt många studenter för alla kurser
- Stöd vid introduktionen
- Bjud in studenterna (e-post, WhatsApp)
- Gör en presentation med viktig information
- Se till att det finns bärbara datorer till alla
- Se till att alla skriver under kontraktet


Bärbara datorer
● I samarbete med IT-supporten på ReDI och volontärsamordnaren ansvarar du för att se till att alla har fungerande bärbara datorer, musar etc.
○ Kommunicera med IT-ansvarig för att säkerställa detta
○ Delta i möten och skapa en tydlig förståelse för de planerade kurserna för att planera för bärbara datorer och annan hårdvara och programvara.


Förberedande kurser - varje vecka
● Förbereda och skriva ut närvarolistor
● Se till att kurserna är "bemannade" på alla platser
● Se till att det finns tillräckligt många barnvakter på plats för varje ort
● Se till att det finns nödvändigt material för att kurserna ska kunna genomföras smidigt, t.ex. hårdvara, programvara, snacks, adaptrar, tryckt material etc.




Genomföra kurser - lördagar
● Förbereda rum för klasser + barn
● Spåra närvaro på lappar,
● Stödja studenter och lärare vid behov med olika frågor
● Förbereda snacks


Andra uppgifter relaterade till kvinnoprogrammet
● Stödja insamling (t.ex. förslag/ansökningar om privata och offentliga medel) och programutveckling
● Analysera och presentera data
● Delta i möten/presentationer med andra organisationer
● Organisera insatser


ÖVRIGT - Studentkontakten kommer att delta i andra aktiviteter när det är nödvändigt för att uppfylla uppdraget för ReDI Digital Women-programmet, till exempel intervjuer, presentationer och andra.
Målsättning: En mångsidig och engagerad kvinnlig studentgrupp.


- Stödja programassistenterna med ovanstående uppgifter
- Stödja genomförandet av klasserna på helgen