Projektledare för införande av utökad Internservcie

I oktober 2023 flyttar 600 av kommunens administrativa medarbetare tillbaka till Rådhuset där vi kommer att arbeta aktivitetsbaserat. Målsättningen är att utökad Internservice kommer att driftsättas fullt ut i samband med flytten tillbaka till Rådhuset. Tanken är att enheten kommer att hantera uppdrag inom följande huvudområden:

· Support via portal, chatt, e-tjänst, telefon, e-post som bland annat omfattar lönesupport, felanmälan fastighet, ekonomiadministration, upphandling och kommuniktion.

· På-plats-service inklusive bemanning av intern reception, vilket bland annat inkluderar kopieringstjänster, koordinering av daglig verksamhet, inköp och distribution av kontorsmaterial samt enklare vaktmästeritjänster.

· Transport och logistik, vilket inkluderar posthantering samt transporter av övrigt material.

· Konferensservice, vilket inkluderar teknisk användarsupport, möblering samt fika- och matbeställningar.

Arbetsuppgifter

Som projektledare i införandeprojektet av utökad Internservice börjar du med att tillsätta projekt- styr- och referensgrupper samt planerar in löpande avstämningar med dessa. Du planerar och driver samtliga delar av projektet med utgångspunkt från den genomförda förstudien och det framtagna projektdirektivet. I arbetsuppgifterna ingår även att ansvara för projektets budget. Som bollplank har du nuvarande teamchef för Internservice samt Medborgarservice områdeschef.

I projektet igår även delpojektet "digitalt möbelförråd", där du tillsammans med berörda personer och enheter ska ta fram en fungerande process för återvinning, reparation och distribution av möbler inom kommunens verksamheter.

Under införandeprojektet av utökad Internservice ska du ta fram överenskommelser för de arbetsuppgifter som ska överföras till Internservice. Vidare ingår rekrytering av personal samt att planera för utbildning av den nya personalen. Tillsammans med område kommunikation är du delaktig i framtagandet av ett nytt intranät, och tillsammans med systemadministratör bygger du upp vårt interna ärendehanteringssystem. En viktig del i projektet är att säkerställa en tydlig och transparent kommunikation samt löpande information avseende projektets status till berörda verksamheter.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av införandeprojekt, gärna inom kundtjänst och service. Du drivs av att uppnå resultat och att ha en ansvarstagande roll. Du har en för uppdraget relevant högskole-/universitetsexamen eller likvärdiga tillägnade kunskaper.

Arbetsuppgifterna ställer höga krav på snabbhet, flexibilitet och serviceanda och kräver att du har dokumenterat goda kunskaper och erfarenheter av att utrycka dig på senska i såväl skrift som tal.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och tror att du är nytänkande, välorganiserad, kommunikativ och trivs med att driva projekt. Du är resultatorienterad, drivande och mycket bra på att knyta kontakter med människor internt inom vår organisation. Du har en förmåga att skapa god stämning, vara pedagogisk och att engagera berörda personer i projektet. Du har en naturlig fallenhet för ledarskap.

Du kan arbeta både självständigt och i grupp mot uppsatta mål och hålla ihop en nära samverkan med projektets ingående parter samt andra samverkande parter. Du sätter stort värde i att utveckla dig själv och nå uppsatta mål. Nyfikenhet och positivt ifrågasättande ser du som två självklara egenskaper i yrkeslivet.

Bifoga CV och personligt brev i din ansökan. Betyg/intyg behöver inte skickas med. Uppvisande av detta kan bli aktuellt vid eventuell intervju.

Inför rekryteringsarbetet har Östersunds kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare.