Projektsamordnare!

Dina arbetsuppgifter

Uppdraget har som mål att säkerställa en effektiv och strukturerad administration samt att ge stöd åt projektledningen genom att hantera tid och följa upp risker och möjligheter. Detta kommer att skapa en grund för en effektiv och planerad upphandling av NGÖ (nästa generations Öresundståg) inom projektet. Det kan förekomma resor, främst inom Skåne och till andra regioner inom Öresundstågssamarbetet (Skåne, Blekinge, Halland, Kalmar, Kronoberg och Västra Götaland), men även utomlands.

I denna roll är huvudansvaret att planera och genomföra det administrativa arbetet i projektet. Det inkluderar att utveckla och implementera processer och rutiner, samt att övervaka dess framsteg och resultat. Rollen innebär också att stödja projektledningen genom att hantera tidsplaner och rapportera om samt identifiera risker och möjligheter. Dessutom är det viktigt att stötta projektteamet vid behov för att främja ett effektivt och produktivt projektgenomförande samt ett positivt arbetsklimat. Kunden använder vanligtvis MS Office-programmen, MS Teams och MS Project.

Övergripande ansvar

Projektsamordnaren har ansvaret för att se till att projektet håller en jämn arbetsmetod och stödja projektdeltagarna inom olika områden. I rollen är du ansvarig för att koordinera arbetet mellan projektledningen, projektstab, delprojekt och andra funktioner, främst inom projektet. Rapportering sker till biträdande projektledare.

Man kan också säga att projektsamordnaren har i uppgift att koordinera planeringen och övervaka tidsramarna inom projektet. Denna roll kommer att samarbeta med andra projekt och avdelningar inom verksamheten samt andra regioner där det finns kopplingar till NGÖ. Det innefattar att samla in relevant information för att skapa och uppdatera projektets övergripande tidsschema.

Som projektsamordnare kan man ansvara för att se till att all administration inom projektet löper smidigt och effektivt. Det innebär att man tar ledarrollen och ser till att alla administrativa processer hålls samman. Man har också ansvaret för att hantera eventuella administrativa frågor och lösa problem som uppstår i samråd med projektledningen.

I din roll som assistent kommer du att underlätta möjligheterna till kommunikation, samarbete och individuellt ansvarstagande. Du kommer också att ta hand om hanteringen av ärenden och dokument, vilket inkluderar planering, organisering av mappstrukturer, registrering och arkivering. En av dina uppgifter kommer att vara att skicka ut inbjudningar, protokoll, anteckningar och andra dokument relaterade till möten. Dessutom kommer du att sammanställa, organisera och sprida dokumentationen.

I den här rollen ingår det även att ta hand om de praktiska och administrativa aspekterna när det gäller att introducera eller avsluta konsulter som är nya i projektet. Detta innefattar följande:

- Att beställa och följa upp behörigheter, utrustning och utbildningar för konsulterna.

- Att boka resor och skapa resplaner för konsulterna.

- Att hantera praktiska aktiviteter som rör lokaler, mötesrum och eventuell flytt.

- Att vara ansvarig för att stödja projektmedlemmarna i att utforma eller uppdatera projektets handbok och playbook.

- Ta hand om organisationen och innehållet i projektets Teams-plats.

- Ta hand om den övergripande rapporteringen av tidplanens framsteg samt möjligheter och risker från projektets riskhanteringslista.

- Följa upp projektets tidplan och milstolpar.

Som projektsamordnare kommer du även att vara koordinerande när det gäller att rapportera framsteg. Du ansvarar för att samla in tidsplaner och information från olika funktioner/delprojekt och sammanfoga dem i en övergripande tidsplan för projektet. Det ingår även att bevaka projektets så kallade ”kritiska linje", genom att hjälpa de olika delprojekten inom projektet och samordna med projektets funktioner gällande planering och riskhantering.

Kompetenskrav

- Entusiastisk och initiativtagande.

- Självständig.

- Utåtriktad.

- Kommunikativ och ha en positiv och lösningssökande inställning.

Skallkrav

- En utbildning eller erfarenhet som är likvärdig och relevant.

- Utmärkta färdigheter i både svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.

- Omfattande erfarenhet av arbete som administratör.

-Van vid att skriva mötesprotokoll, nyhetsbrev och producera olika typer av texter och material.

- God datorvana med avancerade kunskaper inom Officepaketet.

Meriterande

- Erfarenhet av att planera tid, helst med användning av MS Project (Bevisas genom tidigare arbete där tidplanering har genomförts).

- Erfarenhet inom fordons- och/eller järnvägsprojekt eller liknande områden (Bevisas genom att ha varit involverad i uppdrag inom fordon/spårfordon där din specifika roll i projektet tydligt framgår).

- Tidigare arbetsuppgifter från liknande roller inom projektadministration och/eller tidsplanering i projekt som är dokumenterade och verifierbara (Kan visas genom att presentera konkreta projekt där du har ansvarat för tidsplaneringen och vilken roll du har haft i dessa projekt).

- Erfarenhet av att hantera möjligheter och risker (Kan visas genom att presentera tidigare uppdrag där du har arbetat med att identifiera och hantera både möjligheter och risker, samt vilken roll du har haft i dessa uppdrag).

Plats för genomförande: Placeringsort är Hässleholm - vissa dagar kan arbetet komma att bedrivas i något av våra övriga kontor, företrädesvis i Malmö. Viss möjlighet kan finns att, efter överenskommelse med kunden, bedriva delar av arbetet på distans.