Rapportadministratör med uppdrag att bidra till kunskapsspridning

FOI, Totalförsvarets forskningsinstitut, är ett av Europas främsta institut för tillämpad forskning inom försvar och säkerhet. FOI är en myndighet under Försvarsdepartementet och vi har till uppgift att bedriva forskning, metod- och teknikutveckling samt utredningsarbete för totalförsvaret och till stöd för nedrustning, icke-spridning och internationell säkerhet. Verksamheten bedrivs på uppdrag av i första hand Regeringskansliet, Försvarsmakten, Försvarets materielverk (FMV) och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). På FOI är vi cirka 1000 anställda, varav drygt 800 arbetar direkt med forskning och utveckling. Våra kompetenser spänner över hela fältet från naturvetenskap och teknik till samhälls- och statsvetenskap.

Vill du arbeta med administration av forskningsrapporter och vara en viktig kugge i arbetet med att förse våra uppdragsgivare och andra med FOI:s kunskap? Då kan detta vara jobbet för dig!

Vad bidrar du med i arbetet hos oss?

Som rapportadministratör har du ansvar för processen från forskarnas färdiga rapportmanus till registrerad och distribuerad rapport. Arbetet innebär bland annat mallhantering, registrering i rapportsystemet, hantering och kontroll av formalia och distribution. Du arbetar med rådgivning och sökning efter rapporter. Du kommer också att arbeta med informationshantering i nära samarbete med FOI:s registratur. I arbetsuppgifterna ingår även att publicera information om rapportadministrationen på intranät eller andra rapportadministrativa arbetsuppgifter. En del inrikesresor kan förekomma i tjänsten, bland annat till våra övriga verksamhetsorter.

Inom FOI använder vi dokument- och ärendehanteringssystemet Platina för registrering av såväl ärenden som rapporter. Vi använder också ett digitalt rapportgranskningssystem, där du kommer att ha en viktig roll som superanvändare och systemsupport.

Har du den kompetensprofil vi behöver ? 

Vi söker dig som har relevant eftergymnasial utbildningsbakgrund med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna inom offentlig verksamhet. Du är avancerad användare av Microsoft Office och har vana av att arbeta i databaser och andra administrativa stödsystem. Du har goda kunskaper i såväl svenska som engelska. Det är meriterande om du har erfarenhet inom informationshantering samt tidigare arbetat i dokument- och ärendehanteringssystem liknande Platina. Det är vidare meriterande om du har kunskaper i hantering av sekretessbelagda handlingar, inklusive försvarssekretess. Har du dessutom erfarenhet av att arbeta i projektform och processer är en fördel.

Som person är du serviceinriktad, utåtriktad och har en god samarbetsförmåga. Du är kvalitetsmedveten, noggrann och har förmåga att kunna strukturera och organisera ditt arbete. Du kan på ett pedagogiskt, tydligt och smidigt sätt förmedla regler och riktlinjer inom ditt ansvarsområde. Vidare är du självgående och trivs med att lösa problem tillsammans med andra. Du behåller ditt lugn i situationer med högt tempo och tar initiativ.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi dig?

På FOI bidrar du med din kunskap i en verksamhet som bidrar till ett starkare totalförsvar och samhälle. Tillsammans med dina kollegor hittar du lösningar på komplexa frågor i din yrkesroll i den stödjande verksamheten eller som expert inom ett forskningsområde. Ditt arbete på FOI gör att våra uppdragsgivare som till exempel Försvarsmakten och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap blir effektivare, kunnigare och starkare inom sina respektive områden.

Du kommer att ingå i Kommunikationsenheten som tillhör avdelningen Forskningsstöd. Läs gärna mer om vad vi gör:  https://www.foi.se/om-foi/organisation/forskningsstod.html .

Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning.

Vi arbetar medvetet för en hållbar och inkluderande arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss:  https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html  

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev via ansökningsknappen senast den 31 mars 2022!

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Ann-Sofi Carlsson eller Mi Reinmann . Fackliga företrädare är Fredrik Ringblom (Saco-S) och Eva Larsson (OFR/S – ST). Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.

Då vi är en myndighet betraktas inlämnade ansökningshandlingar som allmän handling och kan på begäran lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.