Receptionist

Vi på Tillväxtverket arbetar för hållbar tillväxt och konkurrenskraftiga företag i alla delar av Sverige. Det gör vi genom att stärka företag och regioner. Vi erbjuder kunskap, nätverk och finansiering. Det ger direkt nytta till företag, och också förutsättningar för företag och regioner att möta framtidens utmaningar. Tillväxtverket är nationell myndighet med regional närvaro på nio orter. Ett Sverige med fler företag som vill, kan och vågar är vår vision.

Enheten Intern service ansvarar för Tillväxtverkets lokaler, post- och godshantering, kontorstryck och kontorsmateriel. Ansvaret omfattar också myndighetens växel, kundregister, konferensservice samt att hantera uppkoppling av videokonferenser.


Om tjänsten



Rollen innebär att du är ansvarig för den dagliga driften av Malmös kontor och reception. Arbetsuppgifterna består bland annat av att hantera inkommande ärende, bevaka receptionen (oftast via en porttelefon), beställningar, ta emot post och leveranser. Du är även ansvarig för den dagliga driften på våra kontor i Göteborg och Jönköping där de mesta sker på distans. 

 
Du stödjer lokalsamordnare i kontakten med fastighetsägare och samlokaliserad myndighet vid exempelvis behov eller åtgärder i den fysiska arbetsmiljön. Du ansvarar för avtal, drift, leverantörskontakter, och felanmälan. 
 
Det förekommer även andra uppgifter av administrativ karaktär, exempel på sådant är fakturahantering, registreringar, vara behjälplig i sammanställningar. Även arbete med budget och prognos för lokaler kan förekomma.  
 
Dina främsta kontaktyter för rollen internt är Tillväxtverkets medarbetare, lokalsamordnare och medarbetare på IT. Dina externa kontakter är fastighetsägare, leverantörer, besökare samt Svenska ESF-rådet och deras medarbetare.
Ditt tjänstgöringsställe är Malmö.Tjänsteresor kan förekomma.

Vi söker dig som har:


• Gymnasieutbildning inom området.
• Minst tre års erfarenhet av reception och/eller lokalansvar.
• Behärskar svenska språket väl i tal och skrift.
• Goda kunskaper i Officeprogrammen och Teams. 

Följande är meriterande:


• Erfarenhet av Office365.
• Erfarenhet från roller som arbetsplatsens tekniska superanvändare.
• Erfarenhet av fakturahantering.
• Erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet.

Personliga egenskaper 

Arbetet ställer höga krav på en god kommunikationsförmåga och vana att möta andra människor i olika situationer. Tjänsten kräver även att du kan ta egna initiativ och arbeta självständigt men samtidigt samarbeta med andra inom olika ämnesområden. Som person är du ansvarstagande, lyhörd och har ett lösningsorienterat arbetssätt.  
Vi förväntar oss att du lever upp till vår medarbetar- och chefspolicy som uttrycker de förväntningar vi har på alla medarbetare.

Anställningsform och sista ansökningsdag

Anställningen är ett vikariat som gäller t o m 31 december 2022. Sista ansökningsdag är 3 maj 2022.

Mer information och kontakt

För mer information om arbetsuppgifterna är du välkommen att kontakta gruppchef, Cecilia Hellström, tfn 08-  681 94 05. Frågor om rekryteringsprocessen besvaras av HR-specialist Agneta Santesson, tfn 08-681 93 41. Fackliga företrädare är Ulrika Åberg, Saco, tfn 08-681 77 39 och Linn Johansson, ST, tfn 08-681 66 28. Vi arbetar kompetensbaserat och rekryteringsprocessen kommer att innehålla urvalsfrågor, tester, intervjuer samt referenstagning.

(För rekryteringar i Stockholm, Malmö, Luleå, Göteborg eller Östersund: Vi sitter centralt i Östersund i moderna lokaler där du dagligen väljer plats utifrån dina arbetsuppgifter). Tillväxtverket eftersträvar ett arbetssätt där digitala och tekniska lösningar underlättar det dagliga arbetet. Vi har även ett publikt intranät. Här kan du läsa om vilka anställningsvillkor och förmåner vi erbjuder. Välkommen att läsa mer under Medarbetarsidor på tillväxtverket.se. 

Tillväxtverket vill tillvarata de kvaliteter som en jämn könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Vi eftersträvar en arbetsmiljö där varje medarbetare ges möjlighet att kombinera yrkes- och privatliv för balans i livet.

Välkommen med din ansökan för att skapa din och Sveriges framtid!

I denna rekrytering har Tillväxtverket redan tagit ställning till önskvärda rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför vänligt men bestämt samtal från annonsförmedlare eller försäljare.