Receptionist till kommunhuset

Salem är den nära kommunen. Här är det nära till beslut och påverkan, nära till rekreation i naturreservat och lokal service. Stockholm når du på 30 minuter med bil eller tåg. Vi har närmare 17 000 invånare och drygt 1000 anställda. Vårt arbete genomsyras av värdeorden samarbete, tillgänglighet, engagemang och nytänkande. Våra verksamheter visar ofta mycket goda resultat. Ditt arbete är viktigt och bidrar till att kommunen blir ännu mer attraktiv att bo och leva i. Arbetsplatsbeskrivning

I kommunstyrelsens förvaltning finns stödresurserna ekonomi, kansli, IT och HR. HR består av en HR-enhet, en serviceenhet och en receptionsenhet och är totalt ca 10 personer. I kommunhusets reception och växel arbetar två personer som hjälper besökare med alla sorters ärenden och besvarar alla inkommande samtal till kommunen. Verksamheten syftar till att tillhandahålla kvalificerat stöd och service till medborgare, politiker och övriga verksamheter inom kommunen.

Arbetsbeskrivning

I rollen som receptionist svarar du för en hög servicenivå, god tillgänglighet och professionellt bemötande inom de varierande arbetsområdena. Du växlar på ett smidigt sätt mellan de olika arbetsuppgifterna inom receptionens arbetsområde. Du kommer att ha ett mycket nära samarbete med den andre receptionisten, som har ett samordnande ansvar för hela receptionen.

I arbetsuppgifterna ingår bland annat:


• Vägleda medborgare i kontakt med kommunen, bistå med stöd i ansökningar och felanmälningar samt att vara första instans att svara på FAQ om kommunens tjänster.
• Bemanna kommunens växel där du besvarar och vidarekopplar inkommande samtal, tar emot meddelanden, uppdaterar information i växelsystemet samt hänvisar telefonanknytningar. 
• Tillhandahålla service samt administrativt stöd till alla förvaltningar inom kommunen.
• Inköp och fakturering.
• Internpost och utlämnande av handlingar
• Lokalbokningar och nyckelhantering
• Tjänsten innefattar visst stöd till serviceenheten där vaktmästeriuppgifter ingår.

 

Kvalifikationer

Ett krav för tjänsten är avslutad utbildning på minst gymnasienivå, mycket goda kunskaper i engelska samt mycket god datorvana. Erfarenhet av arbete i reception är meriterande. Du som söker är van vid arbete med olika typer av digitala verktyg och administrativa arbetsuppgifter. Du har lätt för att lära dig och arbeta i flera olika system dagligen. Du måste kunna uttrycka dig väl i tal och skrift på såväl svenska som engelska då kommunikationen med våra medborgare sker såväl per telefon som via e-post. 

B-körkort är ett krav.

I din roll kommer du komma i kontakt med många olika människor som behöver din hjälp på olika sätt, det är därför viktigt att du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt beteende. Då ingen dag är den andra lik behöver du vara flexibel och anpassa dig lätt till olika situationer som kan uppstå i mötet med andra människor. Du kan arbeta självständigt och planerar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är en stabil person som håller dig lugn och kontrollerad även i pressade situationer. Eftersom tjänsten innefattar vissa vaktmästeriuppgifter måste du vara tillräckligt händig för att klara enklare underhållsarbeten.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet i form av service, bemötande och struktur. 

Anställningsvillkor

Tillsvidare, heltid. Provanställning kan komma att tillämpas. 

Tillträde: Enligt överenskommelse.

Sista ansökningsdatum: 2022-09-28.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Salems kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller pappersformat. Det är dessutom viktigt att Du fyller i din ansökan noggrant då dina meriter kommer att viktas mot andra sökande.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har Salems kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.