Receptionist/HR Administratör till Octapharma AB

Octapharma är Nordens enda tillverkare av plasmabaserade läkemedel. Vi har vårt ursprung i det svenska läkemedelsföretaget Kabi med mer än 60 års erfarenhet av forskning, tillverkning och försäljning av plasmabaserade och genteknologiskt framställda proteinläkemedel. Vår fabrik och vårt huvudkontor ligger på Kungsholmen i Stockholm. Vi är ca 620 anställda.

Vi söker

Till Octapharmas växel/reception söker vi nu vårt nya ansikte utåt! Du är ofta den första kontakten med företaget för externa intressenter vilket gör rollen viktig och varierande. Tjänsten tillhör Human Resources-funktionen och innehåller också en administrativ del med inriktning mot HR-frågor.

Arbetsuppgifter

Receptionen är öppen 08.00-17.30 och arbetet är schemalagt. Förutom telefonsupport och traditionellt receptionsarbete som växelhantering, besöks- och budmottagning, omfattar tjänsten följande arbetsuppgifter:

• Lokalbokning
• Hotellbokning för besökare
• Inköp av telefoni på order av IT samt förvaltning av abonnemang
• Beställning av nya abonnemang, uppsägning och ändring av abonnemang/uppgifter i katalogen
• Uppdatera utbildningskatalog i HRM
• Utbildningsadministration
• Uppdatera information i rekryteringsverktyg samt annonsering
• Bistå som kontaktperson vid viss rekrytering
• Koordinering av introduktionsutbildning för nyanställda och feriearbetare
• Orderläggning i SAP
• Rapportuttag i SAP för Human Resources
• Administration av SOP/instruktioner inom Human Resources
• Administration av utbildningskort för Human Resources
• Hantering av fakturor till ekonomiavdelning
• Assistera Human Resources med diverse administrativa uppgifter
• Hantera uppgifter kopplat till rollen som primär kontakt/beställare av tjänster hos Coor

Den ideala kandidaten

Du är serviceminded, hjälpsam, noggrann och stresstålig och klarar många bollar i luften samtidigt. Självklart tycker du om att möta människor och trivs i en dynamisk miljö. Arbetsbelastningen varierar vilket ställer krav på god planering och flexibilitet. Erfarenhet av växel/reception samt administrativt arbete är ett krav. Goda kunskaper i engelska är en förutsättning då reception och växel tar emot många utlandssamtal och utländska besökare.

Ansökan
Om du vill veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Sara Björeskog på telefonnummer 08-566 43 155.
Facklig representant för Unionen är Zahra Kafash-Hoshyar, 08-566 433 13, och för Akademikerföreningen, Tomas Mårtensson, 08-566 432 76.
Ansök snarast, dock senast 21 juni 2015. Tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Att ansöka tar endast ett par minuter.