Registrator

Den 1 april 2016 bildades Västra Gästriklands samhällsbyggnadsnämnd med gemensam förvaltning för kommunerna Hofors, Ockelbo och Sandviken. Sandviken är värdkommun, det vill säga nämndens och förvaltningens säte. Förvaltningen har bland annat i uppdrag att hantera myndighetsfrågor inom plan-, bygg-, miljö- och hälsa samt trafik.

Som medarbetare i Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning är du varje dag med och formar vår gemensamma framtid. I ditt arbete får du möjlighet att möta människor och uppleva glädjen i att göra skillnad. Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning arbetar för en långsiktigt hållbar och god livsmiljö för invånarna i den tre kommunerna med sammanlagt 53 000 invånare. Vi fortsätter nu arbetet med att skapa vår nya förvaltning, och du har i detta arbete chans att få vara delaktig och bidra till utvecklingen av en attraktiv arbetsgivare för drygt 80 medarbetare.

Vi erbjuder dig bland annat dessa förmåner
- semesterväxling
- årsarbetstid
- friskvårdsbidrag
- hälsofrämjande aktiviteter
- extra semesterdagar när du fyller 40 och 50 år
- personal- och fritidsföreningen Pulsen



ARBETSUPPGIFTER
Som registrator på Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning har du en central roll när det gäller förvaltningens administrativa arbetsuppgifter och informationsflödet. Du är insatt i all verksamhet på förvaltningen utan att vara expert på de olika sakområdena och du fungerar som ett stöd åt handläggare och chefer. Som registrator förvaltar och utvecklar du ledningssystemet (diariet) och ansvarar för rutiner och processer för registraturen i sin helhet. Du deltar även i arbetet med att utveckla våra administrativa processer, i syfte att uppnå digital handläggning.

• Hantera information och allmänna handlingar som inkommer eller uppstår inom organisationen på ett strukturerat och juridiskt korrekt sätt.
• Registrera och diarieföra förvaltningens handlingar.
• Författa skrivelser och kommunicera med allmänheten på ett juridiskt korrekt och kommunikativt sätt.
• Rådgivande roll mot handläggare och chefer.
• Rådgivning inom offentlighet och sekretess, GDPR.
• Bevaka och hantera förvaltningens digitala inkorg och e-tjänst för att ta hand om ingående och utgående post.
• Expediera beslut och andra handlingar.
• Agera nämndsekreterare när ordinarie nämndsekreterare får förhinder.
• Löpande arkivvård.
• Enklare ekonomisysslor såsom fakturering, kontering etc.
• Löpande uppdatera rutiner och lathundar.
• Utveckling av digital handläggning och förvaltningens processer.
• Övriga administrativa arbetssysslor.

Tre fokusområden går att identifiera:
-Ledningssystemet för att säkerställa en snabb och rättssäker ärendehandläggning
-Informationssäkerhet för att säkerställa att information i våra diarier och e-arkiv är korrekt och strukturerad
-Offentlighetsprincipen för att säkerställa att information blir tillgänglig för allmänhet och massmedia i den omfattning som lagen och vår demokrati kräver.

Stationeringsort Sandviken.


KVALIFIKATIONER
Du har utbildning inom registratur, arkiv och samhällskunskap eller annan relevant utbildning. Du har tidigare erfarenhet av arbete som registrator eller motsvarande inom offentlig förvaltning och du har kunskaper om diarieföring i dokument- och ärendehanteringssystem. Kunskap om kommunallagen, förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagen är önskvärt. Du har goda kunskaper i svenska språket i både tal och skrift samt goda datakunskaper.
Som person har du förmåga till helhetssyn och kan se frågor i ett större perspektiv. Du har god problemlösningsförmåga och tar egna initiativ inom givna ramar, detta med hög servicekänsla. Vidare är du en person som är bra på att strukturera, planera och prioritera ditt arbete samt är tydlig och säkerställer att dina budskap når fram på rätt sätt. Du kommer ingå i ett team där god samarbetsförmåga och kommunikation krävs, med förmåga att arbeta självständigt. Du tänker digitalt först och vill vara med på vår utvecklingsresa. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Urval görs löpande.

ÖVRIGT
Som medarbetare i Sandvikens kommun har du ett av Sveriges viktigaste jobb. Hos oss arbetar 3000 superhjältar inom 200 olika yrken. Ledare och medarbetare som varje dag formar vår gemensamma framtid och bidrar till välfärden för Sandvikens 39 000 invånare.

I ditt arbete hos oss får du möta människor och uppleva glädjen i att göra skillnad. Tillsammans gör vi varandra bättre varje dag och gör Sandviken till en attraktiv plats att arbeta, leva och växa i. En plats där vi känner oss hemma och där det är enkelt att trivas mitt ibland natur, kultur, idrott och upplevelser.

Information till rekryteringskonsulter och annonssäljare:
Sandvikens kommun gör aktiva val när det gäller var vi vill exponera våra platsannonser och vilket stöd vi vill ha i rekryteringen. Vi kommer inte att köpa tjänster eller annonsplats för en pågående rekrytering och ber er därför att inte kontakta oss med sådana erbjudanden.