Registrator

Intraservice är Göteborgs Stads interna serviceorganisation. Vår uppgift är att bidra till att göra det enklare att arbeta i Göteborgs Stads olika verksamheter. Vi är inne på en spännande resa med nya uppdrag och ansvarsområden, vilket gör att vi behöver fler kompetenta och engagerade kollegor. Idag är vi drygt 700 anställda.
Läs mer om oss på http://www.goteborg.se/intraservice

ARBETSUPPGIFTER
Vi är Göteborg. Att arbeta som registrator innebär att du har en central roll i det normerande arbetet av ärendehanteringsprocessen vilket inkluderar offentlighet, insyn och allmänna handlingar både internt och externt. Du kommer ingå i en liten arbetsgrupp med stort gemensamt ansvar mot målet om en transparent förvaltning med kända och effektiva ärendehanteringsprocesser.
I rollen som registrator är du tillsammans med din kollega ansvarig för inkommande och utgående flöden där du koordinerar, söker och utreder frågor som uppstår för att säkerställa informationshanteringen. Det är en dynamisk roll där du förväntas vara drivande i att förbättra processen samt möta förvaltningsledningens behov av en effektiv och överblickbar ärendeprocess. Du har intresse för omvärldsbevakning och att driva ständiga förbättringar. Din roll kommer innehålla både strategiska och operativa, rutinmässiga och löpande arbetsuppgifter. För att lyckas i rollen behöver du trivas med att tillsammans med kollegor arbeta med registrering, diarieföring av ärenden och handlingar samt utlämnande av allmänna handlingar inkluderande sekretessbedömningar. I rollen ingår också att du tillsammans med dina kollegor håller utbildning samt ger råd och stöd till förvaltningens chefer och medarbetare inom ditt ansvarsområde.

Du kommer ansvara för att:
• Ta fram utbildningsmaterial och löpande utbilda förvaltningens personal i frågor kopplade till ärendehantering och diarieföring
• Tillsammans med kollegor och verksamheter ta fram rutiner, riktlinjer och lathundar för Intraservice anställda gällande ärendehantering, dokumenthantering och annan relevant dokumentstyrning
• Bedöma skyddsnivåer för personuppgifter inom ramarna för registreringsprocessen
• Följa upp och kontrollera att rutiner och riktlinjer inom ditt ansvarsområde efterlevs som ett led i den interna kontrollen
• Delta i stadens digitaliseringsarbete i frågor som rör ärendehantering och ärenderegistrering
• Delta i arbetet med kommande införande av nytt ärendehanteringssystem i förvaltningen.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med akademisk examen inom offentlig förvaltning, arkiv- och informationsvetenskap eller annan högskoleutbildning som vi anser likvärdig.
För att nå framgång i rollen behöver du ha erfarenhet av registratur/informationsförsörjning i offentlig förvaltning samt vara kunnig i sekretessprövning och utlämnande av offentlig handling. Du kommer arbeta med att ta fram anvisningar och implementera dessa i verksamheten, vilket kräver erfarenhet av att ge råd, stöd och utbildning. Du har även erfarenhet av arbete med de lagstiftningar som reglerar den kommunala verksamheten som till exempel kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen samt dataskyddsförordningen. Det är meriterande om du har erfarenhet av ärendehanteringssystemen Lotus Notes/LIS samt Ciceron och innehar tidigare erfarenhet av intern kontroll.

För att lyckas i arbetet behöver du självständigt kunna driva flera frågor samtidigt och växla mellan kvalificerade och mer rutinmässiga arbetsuppgifter. Det förutsätter att du är strukturerad, har förmåga till helhetssyn och fokuserar på lösningar som leder till förbättringar i verksamheten. Vidare är du förtroendeingivande, skicklig på att skapa goda relationer och uppmuntrar till dialog, delaktighet och engagemang.

Som medarbetare på Intraservice delar du självklart stadens gemensamma förhållningssätt: vi vet vårt uppdrag och vem vi är till för, vi bryr oss, vi arbetar tillsammans och vi tänker nytt.
På Intraservice arbetar du i en kunskapsorganisation som kontinuerligt utvecklas och förändras. Vi arbetar tillitsbaserat och hos oss får du stora möjligheter till kompetensutveckling och kreativt arbete.

Vi erbjuder dig flexibel arbetstid för att du ska kunna få balans mellan arbete och privatliv. Intraservice har ett aktivt hälsoarbete och du erbjuds olika friskvårdsförmåner. Sedan flera år tillbaka arbetar vi aktivt med miljöfrågor och har ett miljöledningssystem.
Vi vill att Intraservice ska präglas av öppenhet och respekt för olikheter och vi vet att mångfald bidrar till att utveckla vår verksamhet.

Vi arbetar med löpande urval, så skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt, dock senast 12 juni.

Varmt välkommen med din ansökan!


ÖVRIGT
Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.