Registrator

Vårt arbete gör skillnad i människors vardag! Vi är cirka 7 000 medarbetare och här finns gott om utrymme för dig som vill lyfta tillsammans med oss. Kristianstad är nordöstra Skånes handelscentrum med 86 000 invånare, bara en timmes tågresa från storstadsområdet vid Öresund.

Är du en strukturerad person som tycker om att ta ansvar och hitta förbättringsmöjligheter, då kan det här vara rollen för dig!

Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av att arbeta administrativt med posthantering, registrering samt akter och arkiv och trivs med en roll där du får ta eget ansvar. Du är ansvarsfull och arbetar på ett organiserat samt strukturerat sätt för att alltid säkerställa hög kvalitet. Vidare har du lätt för att sätta dig in i nya datorsystem.

För att trivas i rollen som registrator vet du verkligen vad ordning och reda innebär. Du har goda kunskaper i ärendehantering och kunskap om lagar inom offentlighet och sekretess. Med en fallenhet för administrativt arbete tar du själv initiativ och hugger tag i de arbetsuppgifter som behöver göras. Du tycker att offentlig sektor är ett spännande område och om du är social, öppen och lättsam kommer du att passa väl in tillsammans med övriga kollegor inom stabens tre enheter; Ekonomienheten, Utvecklingsenheten, och den enhet våra registratorer tillhör; HR- och kanslienheten.

Välkommen med din ansökan. Vi kommer löpande att kontakta aktuella kandidater.

ARBETSUPPGIFTER
Huvuduppgiften är att registrera inkomna handlingar till förvaltningen och se till att de hamnar rätt och tas om hand. Handlingar kan inkomma i förvaltningens gemensamma e-post som du därför bevakar. Tillsammans med din kollega är din uppgift även att ta ansvar för sortering och hantering av inkommen papperspost. I rollen kan du komma att behöva efterforska svar och ta reda på bästa hantering, så en känsla för problemlösning och service är viktigt. Du kommer att ha en nyckelroll på förvaltningen och uppdraget är, liksom för övriga stödfunktioner, att ge verksamheterna möjlighet att klara sina uppdrag för medborgarna i kommunen. Särskilda arbetstider gäller, för att vi ska vara tillgängliga för medborgarna och möta verksamhetens behov.

Du och din kollega är arkivredogörare och ni ansvarar för att lag, avtal, riktlinjer och rutiner följs inom området. I rollen som registrator ingår att sortera och gallra akter och hantera närarkivet på förvaltningen. Du behöver därför kunna göra bedömningar av innehåll i handlingar för att dra slutsats om vad som måste bevaras och vad som kan gallras. Du genomför enklare utbildning i arkivhantering för förvaltningens medarbetare.

Du förväntas ta initiativ till att skapa effektiva rutiner och arbetssätt samt att utveckla och förbättra registratur och diarie utifrån verksamhetens behov och kommunövergripande riktlinjer. En del av uppdraget är också att vara delaktig i utvecklingen av arbetssätt för mer digital hantering. Registrering och hantering av handlingar görs i Evolution, Lifecare och Artvise. Erfarenhet av ett eller flera av dessa system är därför meriterande.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med högskoleutbildning inom offentlig förvaltning (60 högskolepoäng alternativ 40 KY-poäng) eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Vi vill att du har arbetslivserfarenhet från liknande arbete och erfarenhet av att ha arbetat i motsvarande verksamhet i offentlig sektor/politisk styrd organisation. Kännedom om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet som offentlighet och sekretess samt regler för arkiv och gallring är ett krav. Du behöver ha en förmåga att se helhet och processer för att kunna utveckla arbetet med hänsyn till verksamhetens olika behov.

Eftersom kommunikation och dokumentation ingår i ditt arbete behöver du mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift. Arbetet kväver kunskaper om dokument- och ärendehanteringssystem (exempelvis Evolution), kunskaper i MS Office eller likvärdigt samt förmåga att sätta sig in i nya digitala system. Erfarenhet av ärendesystemen Evolution, Lifecare och/eller Artvise är meriterande.

Du har förmåga att planera och organisera ditt arbete, har lätt för att sätta upp mål samt följa upp och avsluta aktiviteter. Vidare har du en hög förmåga att leverera resultat, både vad gäller kvalitet och produktivitet. Du arbetar på ett systematiskt, metodiskt och pålitligt sätt och har lätt för att fokusera på kundens behov och uppnå god kundtillfredsställelse.


ÖVRIGT
Möt framtiden med oss i arbete och välfärdsförvaltningen. Förvaltningen ansvarar för individ- och familjeomsorgen och vissa arbetsmarknads- och utbildningsinsatser i kommunen. Vi har ett samlat ansvar för att förebygga och motarbeta utanförskap och stödja medborgaren till ökad självständighet.

I Kristianstads kommun tillämpar vi heltid för alla, vilket innebär att alla medarbetare med tillsvidareanställning har rätt till heltid och deltid är en möjlighet. Vi tillämpar också rökfri arbetstid.

Har du skyddade personuppgifter skickar du in din ansökan via post märkt med titel och referensnummer. Du kan också lämna din ansökan på Rådhus Skåne. Har du frågor kan nå oss via växeln 044-13 50 00.

Har du frågor kring hur du gör din ansökan, kontakta systemets support på telefon 0771-69 36 93 eller via länken https://zero.comaround.com/sv-se/.