Registrator med arkivkunskap

Vill du bli en av oss och bidra till att utveckla en organisation som efter mer än 250 år sjuder av nyfikenhet, upptäckaranda och kreativitet? Vi som arbetar vid Naturhistoriska riksmuseet är stolta över allt det vi åstadkommer. Vi erbjuder en dynamisk miljö där många olika professioner och kompetenser arbetar tillsammans. Museet ansvarar för världsunika naturhistoriska samlingar som ständigt växer och utvecklas. Museet är ett av landets mest populära besöksmål med ca 700 000 besökare per år. Här bedrivs framgångsrik forskning och samhällsviktig miljöövervakning.

Tjänsten är placerad vid Enheten för samordning, utredning och förvaltning på Avdelningen för verksamhetsstöd. Avdelningen för verksamhetsstöd svarar för processledning och ger service och stöd till hela museet i övergripande styrning och ledning samt i centrala förvaltningsfrågor. I det ligger även att ge stöd till museets medarbetare att tillämpa lagar och avtal. Avdelningen upprätthåller vidare funktioner för lokalförsörjning, säkerhet, ekonomi, personal- och kompetensförsörjning, drift och utveckling av gemensamma IT-stödsystem samt vissa gemensamma administrativa funktioner såsom registratur, arkiv, telefoni och lokalvård.

Enheten för samordning, utredning och förvaltning är delvis en ny enhet med nytt uppdrag sedan 1 juni 2020. Enheten ansvarar för samordning, utredning och stöd i myndighetsövergripande frågor och processer. Enheten ansvarar för registratur och arkiv, upphandling, inköp och avtalsförvaltning, juridisk förvaltning och dataskyddsfrågor, samordning av verksamhetsplanering, uppföljning och årsredovisning, stöd, samordning och beredning av forskningsrelaterade frågor samt remisshantering.


ARBETSUPPGIFTER
Som registrator med arkivkunskap kommer du dels att ansvara för myndighetens registratur, dels utgöra en resurs gällande myndighetens arkivhantering; det senare innebär att du bland annat kommer delta i myndighetens planerade arkivprojekt samt arbetet med den pågående arkivbildningen.

Som myndighetens registrator kommer ditt huvudsakliga uppdrag vara att bidra till en god förvaltningskultur genom registrering och distribuering av inkommande och utgående handlingar. Du kommer att ge stöd och service till hela myndigheten genom att följa upp, samordna och sprida kunskap inom ämnesområdet. Du ansvarar för kvalitetskontroll av registraturen. I rollen som registrator ingår sedvanliga dagliga registratorsuppgifter såsom postöppning och hantering av e-post och inkommande handlingar, klassificering och diarieföring av allmänna handlingar i diarieföringssystemet samt hantering av förfrågningar från allmänheten och myndighetens medarbetare. Du kommer även att ha ansvar för förvaltningen av befintligt ärendehanteringssystem. Du förväntas arbeta självständigt men också i nära samarbete med medarbetare på enheten i bl. a. utvecklingen av myndighetens dokumenthantering.

Arkivprojektet innebär att myndighetens arkiv omfattande perioden 1739-2012 ska kompletteras och färdigförtecknas. I projektet ingår även att flytta dessa arkiv från nuvarande placering till ett nyinrättat centralarkiv. Projektet omfattar uppskattningsvis 1300 hyllmeter handlingar och beräknas löpa över 5 år. Din medverkan kommer att vara på cirka 50% av heltid under denna period. Arbetsuppgifter som ingår är bl.a. att samla ihop handlingar i delarkiv, inventera, rensa, gallra samt ordna och förteckna arkiv.
Som resursperson i den löpande arkivhanteringen kommer dina huvudsakliga arbetsuppgifter vara att ordna och förteckna arkiv.


KVALIFIKATIONER
Du har flerårig erfarenhet av att arbeta som registrator i offentlig verksamhet med god kunskap om den lagstiftning och de förordningar som reglerar hanteringen av allmänna handlingar samt offentlighet och sekretess. Du har god datorvana i Officepaketet och erfarenhet av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystem samt god kommunikativ förmåga i svenska och engelska, i både tal och skrift.
Du har arkivutbildning med minst 30 HP arkivvetenskap, goda kunskaper inom arkivhantering och god erfarenhet av arkivarieuppgifter inom offentlig verksamhet.
Meriterande för tjänsten är om du är diplomerad registrator, har kunskaper inom informationsvetenskap, samt erfarenhet av digitalisering och utvecklingsfrågor inom arkiv- och IT-området. Det är även meriterande om du har erfarenhet av ärendehanteringssystemet Ciceron.

Som person arbetar du noggrant och strukturerat, vilket innebär att du identifierar, hanterar och följer upp detaljer i arbetet samt planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är lösningsorienterad, tar självständigt ansvar för dina egna arbetsuppgifter och för det gemensamma resultatet så att verksamheten kan uppnå sina mål. Du har god samarbetsförmåga och uppmärksammar andras synpunkter och delar med dig av din kunskap.


ÖVRIGT
Vi ökar kunskapen om naturen och inspirerar till ansvar för vår värld. Vår långsiktiga strävan är att Naturhistoriska riksmuseets anställda ska spegla den mångfald som finns i Sverige. Vi välkomnar alla sökanden oavsett kön, bakgrund, ursprung och funktionsvariation.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring.
Vi undanbeder oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.