Registrator med controllerfunktion till Utbildningsförvaltningen

Utbildningsförvaltningen inrymmer verksamheterna förskola, grundskola, gymnasieskola samt vuxenutbildning och arbetsmarknad.

Förvaltningen styrs av två nämnder för- och grundskolenämnden samt gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Utbildningsförvaltningen leds av utbildningsdirektör och har totalt ca 5 000 medarbetare.

På utbildningsförvaltningens kontor arbetar ca 60 personer inom ekonomi, personal, utveckling, kommunikation, lokalplanering och kansli. Vi ger stöd och service till verksamheten och utbildningsförvaltningens två nämnder samt ger service till medborgare inom vårt kompetensområde. 

Idag ställs allt högre krav på myndigheters dokument- och ärendehantering. I takt med ökad digitalisering ökar också kravet på informationssäkerhet för att säkerställa att diarieinformationen är korrekt och stabil, att ärendehanteringen är snabb och rättssäker samt att informationen blir tillgänglig för allmänheten i den omfattning som lagen och vår demokrati kräver. Mot bakgrund av detta arbetar vi för att utveckla och kvalitetssäkra hela dokumenthanteringskedjan inom förvaltningen varför vi nu söker en dokumentcontroller till utbildningskontoret.

Dina arbetsuppgifter
I rollen som dokumentcontroller ingår att:

- leda arbetet med att kvalitetssäkra och utveckla hållbara arbetsrutiner inom hela dokumenthanteringskedjan, utarbeta uppföljningsrutiner samt servicenivåer och implementera dessa gällande t e x
- diarierutiner
- dokumenthanteringsplaner (gallringsplaner)
- förvaltningens styrande dokument (rutiner, handlingsplaner, blanketter mm)
- löpande ge råd, stöd och service till kollegor, chefer och förtroendevalda i förvaltningsrättsliga frågor, frågor om allmänna handlingar, sekretess, diarieföring och registrering av delegationsbeslut mm samt hålla i kurser för målgrupperna inom dessa områden.
- bedriva aktivt dataskyddsarbete genom bl.a. rapportering och uppföljning av incidenter, granskning av personuppgiftsbiträdesavtal samt framtagande av risk- och sårbarhetsanalyser.
- hantera inkommande post, diarieföra och fördela inkomna handlingar samt expediera handlingar.
- bedöma hantering av allmänna handlingar, sekretess och utlämnande av handlingar samt fatta delegationsbeslut avseende nekande att lämna ut handling, rättidsbedömning m m.
- kontrollera att handlingar registreras korrekt och tilldela behörigheter i ärende- och dokumenthanteringssystemet P360 samt förbereda slutbehandlade ärenden för arkivering.

Du kommer att ingå i ett arbetslag tillsammans med nämndsekreterare, nämndhandläggare och skoladministratör. Arbetslaget arbetar gemensamt fram rutiner för dokumentstyrning och kvalitetssäkring i samråd med olika kompetenser och andra verksamhetskunniga. Du kommer dessutom arbeta med bevakning av kommungemensamma dokumenthanteringsfrågor och delta i nätverk.

Om dig
Du har en akademisk utbildning med inriktning mot arkiv- och informationsvetenskap, statsvetenskap, juridik eller annan inriktning som vi bedömer likvärdig. Du är väl förtrogen med lagar inom området såsom förvaltningsrätt, kommunalrätt, sekretess och är insatt i de villkor som gäller inom en politisk styrd organisation. Du har mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift. Meriterande är att ha arbetat ett par år med registratur, ärende- och dokumenthantering och/eller dokumentledningssystem inom offentlig förvaltning

Som dokumentcontroller är det viktigt att du är en självgående och utåtriktad person med känsla för såväl kvalitet som service. Arbetet innebär kontakter såväl internt som externt och det är därför viktigt att du har god samarbetsförmåga, är kommunikativ och alltid försöker skapa bästa möjliga möte med de du möter i ditt arbete. Du har förmåga att leda, driva och följa upp dokumenthanteringsprocessen samt strävar efter att tillsammans med processdeltagarna göra ständiga förbättringar. Du har också en god pedagogisk förmåga då rollen innebär att utbilda chefer och medarbetare i förvaltningsrättsliga frågor och i kommunens regelverk.

Du är trygg i din roll, noggrann och är van att fatta beslut och att dokumentera. Du förstår vikten av att följa aktuella lagrum, rutiner och policys. Eftersom du kommer att författa texter och bland annat svara andra myndigheter är det viktigt att du har god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift samt har en hög språklig kompetens där du är tydlig i din kommunikation för att leverera hög kvalitet.

För att lyckas i rollen behöver du kunna hantera flera uppgifter parallellt, ibland inom snäva tidsramar. Du har därför en mycket god förmåga att organisera och strukturera arbetsuppgifter på ett effektivt sätt.

För oss är det viktigt att du som person har ett positivt och flexibelt förhållningssätt, att du trivs med att hålla en hög servicenivå och har ett gott bemötande. Därför sätter vi stort värde på personlig lämplighet.

Om Umeå kommun

Umeå kommun är regionens största arbetsgivare med 12 000 medarbetare.  Kommunen har ca 440 chefer och verksamheten är indelad i 8 förvaltningar. Våra jobb och vår värdegrund utgår från medborgarfokus, öppenhet, tillit och ständiga förbättringar. Umeå är en kulturstad i ständig utveckling. För att klara målet 200 000 invånare år 2050 behöver vi bli fler som arbetar för tillväxt och välfärd. Vi vet att olikheter berikar och välkomnar alla att söka jobb hos oss. De närmaste tio åren kommer vi att anställa omkring tusen medarbetare varje år. Vill du bli en av oss?

Som medarbetare hos oss i Umeå kommun kan du ta del av ett antal förmåner. Läs mer om våra förmåner här

Säljer du annonser eller erbjuder rekryteringsstöd? Var vänlig, kontakta inte kommunen om det! Vi väljer och kontaktar själva företag vi samarbetar med.