Registrator & objektspecialist för Platina (eDok), Utbildningsförvaltningen

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Stockholms Stad, Utbildningsförvaltningen
Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med runt 16000 anställda.

Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor samt hanterar stadsövergripande frågor inom förskolan i samverkan med stadsdelsnämnderna.

Beskrivning av enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF)
Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) ingår i avdelningen för personal och kompetensförsörjning. ARF är en stöd- och specialistfunktion till förvaltningen och skolorna. Vi arbetar för en modern, rättssäker och effektiv informationshantering och en god offentlighetsstruktur. Enheten håller bland annat utbildningar i diarieföring för förvaltningens medarbetare. Här arbetar bland annat åtta registratorer och sex arkivarier, varav du kommer vara en av de åtta registratorerna. Vi sitter centralt i lokaler på Hantverkargatan, Kungsholmen.

Nu söker vi en registrator och objektspecialist för eDok. Tjänsten är en tidsbegränsad anställning med start så snart som möjligt och slutdatum sista september 2023.

Tjänsten som registrator och objektspecialist för eDok
I augusti 2022 var det Utbildningsförvaltningen tur att gå in i Stockholms stads nya dokument- och ärendehanteringssystem eDok (systemstöd Platina). I denna roll har du både rollen som registrator och objektsspecialist för eDok.

I rollen som registrator ger du stöd till verksamheterna. Det ingår bland annat postöppning, klassificering och registrering av inkomna och upprättade handlingar. Du hanterar information, författar skrivelser och kommunicerar med allmänheten på ett juridiskt korrekt sätt. Du ger service till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter. Du ger råd och stöd i frågor om offentlighet och sekretess och utlämnande av handlingar. Du hanterar utlämnande av allmänna handlingar samt sekretessbedömer information vid registrering och i samband med utlämnande av allmänna handlingar. Vidare analyserar och utvecklar du interna rutiner och processer för informationshantering samt stöttar och utbildar medarbetare i informationshantering.

I rollen som objektspecialist är du en av förvaltningens specialister i ärendehanteringssystemet eDok. Du utbildar i eDok samt ingår i gruppen av objektsspecialister som tillsammans ansvarar för att samordna utbildningar i eDok. Ni ansvarar även för eDok gentemot Arkivet samt arbetar vägledande och stöttande mot både skolor och central förvaltning. Ni samordnar skolorna och dess skolregistrator i deras arbete med eDok. I samarbete med eDok organisationen hos Stadsarkivet deltar ni i tester inför releaser och servicefönster. Du ingår även i ett objektspecialistnätverk inom Stockholms stad samt driver utvecklingsarbetet kring användandet av eDok.

Fram tills att eDok är helt infört och under delar av 2023 kommer du även till viss del arbeta i vårt gamla ärende- och dokumenthanteringssystemet Diabas (systemstöd Ciceron). Diabas kommer avvecklas årsskiftet 2023/2024.

Din kompetens och erfarenhet
För denna tjänst krävs att du har:

- utbildning inom registratur, arkiv- system- eller informationshantering
- flerårig och aktuell erfarenhet av arbete med informationshantering
- erfarenhet av arbete i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina
- erfarenhet av att hålla i utbildningar/muntliga presentationer i olika sammanhang
- kunskap om offentlighet och sekretess samt de lagar och förordningar som styrinformationshantering i offentlig verksamhet
- erfarenhet av arbete i ärendehanteringssystem/dokumenthanteringssystem
- hög digital mognad där du aktivt har arbetat i olika digitala system och i Officepaketets olika program
- mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift.


Det är meriterande om du även har:

- erfarenhet av arbete med informationshantering inom skolverksamhet.


Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och följande kompetenser: I rollen som registrator och objektspecialist för eDok är det viktigt att du är en självgående, noggrann och metodisk person som självständigt kan arbeta med och ta ansvar för dina arbetsuppgifter. Du är samtidigt en kommunikativ person som både uppskattar och har förmåga att samarbeta med och hantera olika typer av människor. I rollen ingår att vara ett stöd för verksamheterna. Det är därmed viktigt att du har en hög serviceförmåga och tycker om att arbeta i en miljö där behoven varierar över tid och ibland kräver snabba svar. Vidare är du initiativtagande och nyfiken samt kan hantera många olika uppgifter samtidigt. Det är viktigt att du har en pedagogisk insikt. Du har både förmåga och vilja att utbilda andra samt är tydlig och trygg med att förmedla vilka riktlinjer som gäller kring informationshantering. Slutligen har du god förmåga att göra korrekta avvägningar med avseende till verksamhetens bästa samt har en hög integritet och en professionell hållning till ditt uppdrag.

Varmt välkommen med din ansökan!

Ansökan och förmåner

När du gör din ansökan kommer du få besvara ett antal urvalsfrågor som ligger till grund för vårt fortsatta urvalsarbete.

Som anställd på Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad erbjuds du flera förmåner som till exempel friskvårdsbidrag på 5000 kr/år (Kommunfullmäktige beslutade den 13 juni 2022 om ett friskvårdsbidrag om 5 000 kr för år 2022 och 2023), friskvårdstimme, flexibla arbetstider, viss möjlighet till distansarbete och möjlighet till semesterväxling.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökanden!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.