Registrator & objektspecialist för Platina (eDok), Utbildningsförvaltningen

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Stockholms Stad, Utbildningsförvaltningen
Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med runt 16 000 anställda.

Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor.

Välkommen till enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF)
Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) ingår i avdelningen för personal och kompetensförsörjning. ARF är en stöd- och specialistfunktion till förvaltningen och skolorna. Vi arbetar för en modern, rättssäker och effektiv informationshantering och en god offentlighetsstruktur. Enheten håller bland annat utbildningar i diarieföring för förvaltningens medarbetare. Här arbetar bland annat sju registratorer, en samordnare för registraturet och sex arkivarier, varav du kommer vara en av de sju registratorerna. Vi sitter centralt i lokaler på Hantverkargatan, Kungsholmen.

Nu söker vi en drivande och ansvarstagande registrator som också har rollen som teamledare för Stöd och hjälp samt rollen som objektspecialist för vårt dokument- och ärendehanteringssystem eDok (systemstöd Platina).

Din roll som registrator, objektspecialist för eDok samt teamledare för Stöd och hjälp
I augusti 2022 var det Utbildningsförvaltningen tur att gå in i Stockholms stads nya dokument- och ärendehanteringssystem eDok (systemstöd Platina). I arbetet med eDok har du flera olika roller.

I rollen som registrator ger du stöd till verksamheterna. Det ingår bland annat postöppning, klassificering och registrering av inkomna och upprättade handlingar. Du hanterar information, författar skrivelser och kommunicerar med allmänheten på ett juridiskt korrekt sätt. Du ger service till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter. Du ger råd och stöd i frågor om offentlighet och sekretess och utlämnande av handlingar. Du hanterar utlämnande av allmänna handlingar samt sekretessbedömer information vid registrering och i samband med utlämnande av allmänna handlingar. Vidare analyserar och utvecklar du interna rutiner och processer för informationshantering samt stöttar och utbildar medarbetare i informationshantering.

I rollen som objektspecialist är du en av förvaltningens specialister i ärendehanteringssystemet eDok. Du arbetar vägledande och stöttande mot både skolor och central förvaltning. Vidare ingår du i teamet Utbildning, vilket innebär att du tillsammans med ansvarig teamledare genomför utbildningar i eDok.

I rollens som teamledare för Stöd och hjälp ansvarar du för ett av de sex teamen i förvaltningen av eDok. I egenskap av teamledare ansvara du för att teamets uppdrag genomförs. Eftersom teamet Stöd och hjälp är ett nytt uppdrag som startades upp i början av året pågår ett arbete för att etablera teamet samt för att ta fram en strategi för arbetet. Du får stora möjlighet att vara med att bygga upp och forma arbetet och strategin.

I samarbete med enhetens olika grupper ansvarar teamet Stöd och hjälp för att:

- stödja och hjälpa förvaltningen i arbetet med eDok och informationshantering
- ta fram och genomföra utbildningsplan avseende informationshantering (inte eDok) för förvaltningen
- utveckla vägledning avseende utlämnande av allmän handling för skolorna
- ta fram och utveckla stödjande och vägledande dokument avseende informationshanteringen för förvaltningen.


Din kompetens och erfarenhet
För denna tjänst krävs att du har:

- utbildning inom registratur, arkiv eller informationshantering eller motsvarande arbetslivserfarenhet
- minst 1 års aktuell erfarenhet av arbete som registrator/med informationshantering
- kunskap om offentlighet och sekretess samt de lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig verksamhet
- erfarenhet av att hantera utlämnande av allmän handling
- erfarenhet av arbete i dokument- och ärendehanteringssystem (diarium)
- hög digital mognad där du aktivt har arbetat i olika digitala system och i Officepaketets olika program
- mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift.


Det är meriterande om du även har:

- erfarenhet av arbete i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina
- erfarenhet av att hålla i utbildningar/muntliga presentationer i olika sammanhang
- Erfarenhet av att ha ansvarat för ett uppdrag och levererat/uppfyllt ställda mål


Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och följande kompetenser: Det är viktigt att du är en driven, flexibel, självgående person som självständigt kan arbeta med och ta ansvar för dina arbetsuppgifter. Du är samtidigt en kommunikativ och inlyssnande person som både uppskattar och har förmåga att samarbeta med och hantera olika typer av människor. I rollen ingår att vara ett stöd för verksamheterna. Det är därmed viktigt att du har en hög serviceförmåga och tycker om att arbeta i en miljö där behoven varierar över tid och ibland kräver snabba svar. Vidare är du initiativtagande och nyfiken samt kan hantera många olika uppgifter samtidigt. Det är viktigt att du har en god pedagogisk insikt. Du har både förmåga och vilja att utbilda andra samt är tydlig och trygg med att förmedla vilka riktlinjer som gäller kring informationshantering. Slutligen har du god förmåga att göra korrekta avvägningar med avseende till verksamhetens bästa, samt har du en hög integritet och en professionell hållning till ditt uppdrag.

Din ansökan
Just nu pågår ett pilotprojekt i Stockholm stad där vi provar att rekrytera utan att du som kandidat skickar in ditt personliga brev. Vid bedömningen av din ansökan för denna roll kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med din ansökan. I en av frågorna kommer du få beskriva varför du är intresserad av rollen, varför du passar för rollen och vad du kan bidra med i rollen. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Det är extra viktigt att du har ett CV som tydligt beskriver dina olika rollers arbetsuppgifter.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökanden!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.