Registrator och administratör med utveckling i fokus

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Stockholm är landets ledande tillväxtregion. Det kräver en arbetsmarknad där arbetsgivare kan rekrytera den kompetens de behöver och där stockholmarna har möjlighet att byta bransch, komma tillbaka i arbete eller studera vidare. Arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar för stadens samlade arbetsmarknadsinsatser, vuxenutbildning och utbildning i svenska för invandrare (sfi).



Arbetsmarknadsförvaltningens administrativa stab har ansvar för nämndsekretariat, registratur och arkiv, hr-administration och ett samlat administrativt stöd till förvaltningens direktör, stabs- och avdelningschefer, hr-administration och förvaltningens huvudkontor.

Inom staben arbetar vi ständigt med att utveckla och effektivisera processer och arbetssätt. Alla medarbetare i staben har en viktig roll genom att aktivt delta i utvecklingsarbetet och i att arbeta mot stabens gemensamma mål.

Administrativa staben består av sju medarbetare och en stabschef. Vår arbetsplats är förvaltningens huvudkontor i Slakthusområdet, nära tunnel- och tvärbanestationerna ”Globen”.”

Vi söker nu en registrator som trivs med ett utvecklande arbete där det ges möjlighet att vara med att påverka.

Arbetsbeskrivning
Rollen innebär ett brett administrativt arbete där du bland annat registrerar handlingar i förvaltningens diarium, ger stöd till handläggare och enheter gällande hantering av allmänna handlingar och, tillsammans med förvaltningens arkivarie, utvecklar och effektiviserar processer och arbetssätt inom ärendehantering- och dokumenthantering, registratur och arkiv.
Inom uppdraget kommer du att ha en aktiv roll i förvaltningens införande av det för Stockholms stad gemensamma ärendehanteringssystemet eDok.
Du har ett nära ett nära samarbete med förvaltningens ledningsgrupp där du fungerar som ett administrativt stöd. I det uppdraget ingår bland annat att samordna och planera möten och konferensarrangemang, skriva protokoll och minnesanteckningar, ta fram och ändra i rutiner och blanketter samt att hantera fakturor och inköp. Det kan även ingå att sammanställa och sprida information och i vissa fall även att ansvara för samarbetsytor.

Som medarbetare i staben deltar du aktivt i utvecklingen av verksamheten och planerar och genomför utbildningar och informationsinsatser inom stabens ansvarsområden.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:
-  fullgjord gymnasieutbildning
-  fullgjord påbyggnadsutbildning inom registratur
-  minst tre års sammanhängande erfarenhet av arbete som registrator eller motsvarande inom offentlig förvaltning
- goda kunskaper om lagar och förordningar som styr dokument- och arkivhantering inom offentlig förvaltning
- goda IT-kunskaper där du aktivt har arbetat i Officepaketets olika program
- aktuell erfarenhet av administrativt arbete för ledningsfunktioner

Då tjänsten bland annat innebär att skriva protokoll och minnesanteckningar behöver du ha god förmåga att formulera dig i tal och skrift.

Meriterande för tjänsten:
•erfarenhet av utvecklingsarbete inom digital ärende- och dokumenthantering inom arkiv- och informationshantering
• erfarenhet av att ge stöd, informera, ge råd och utbilda inom ditt ansvarsområde

Som person är du självgående med förmågan att driva dina egna processer vidare. Du har god förmåga att samarbeta och arbeta i grupp. Du har känsla för service med intresse och viljan att hjälpa andra. Du ser helheter och tar hänsyn till det större perspektivet i verksamheten. Du är strukturerad, du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt.
Du arbetar efter verksamhetens gemensamma mål och har fokus på resultat.
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet

Välkommen med din ansökan!

Övrigt
Vi erbjuder dig:
- ett självständigt och utvecklande arbete där du får möjlighet att vara med att påverka - en sund och god arbetsmiljö då vi är måna om att våra medarbetare ska kunna kombinera yrkesliv och privatliv på ett bra sätt
- vinter- och sommararbetstid
- flexibel arbetstid
- 1 friskvårdstimme/vecka
- friskvårdsbidrag
- möjlighet att köpa förmånligt årskort till Stockholms stads simhallar inkl. gym


Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare: http://www.stockholm.se/Arbete/Att-arbeta-i-Stockholms-stad

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Stockholms stad arbetar med kompetenbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.