Registrator, Stockholm

Pensionsmyndigheten ansvarar för den allmänna pensionen och informerar om hela pensionen. Varje år betalar vi ut cirka 380 miljarder kronor till 2,3 miljoner pensionärer, genomför cirka 900 000 fondbyten och skickar ut 7,8 miljoner orange kuvert. Vi är cirka 1600 medarbetare på åtta orter, från Luleå i norr till Halmstad i söder.

Vi gör pensioner enklare!

Pensionsmyndigheten söker en registrator och tjänsten är placerad på Inköps-, fastighets- och arkivenheten vid Avdelningen myndighetsstyrning och stöd. Utöver registraturen har enheten ett övergripande ansvar för myndighetens arkiv- och dokumenthantering, lokaler, inköp och hållbarhet.

Avdelningen för myndighetsstyrning och stöds uppdrag är att stödja Pensionsmyndighetens ledning och verksamheten i övrigt i frågor som rör styrning, uppföljning, ekonomi, personal inklusive kompetensförsörjning, internationellt samarbete, säkerhet inklusive informationssäkerhet, hantering och diarieföring av allmänna handlingar och dokumenthantering, inköp, lokalförsörjning samt hållbarhet.

Inköps-, fastighets- och arkivenheten består för närvarande av elva medarbetare. Två av befattningarna är arkivarier och två är registratorer. Arkivfunktionen har en helhetssyn på dokumenthantering och registratorstjänsten kan därför komma att innefatta arbete som traditionellt hör till en arkivarietjänst. Detta utifrån behov, kunskap och intresse.

Pensionsmyndigheten strävar efter att ha en effektiv och rättsenlig hantering av sin information så att den är åtkomlig, skyddad och läsbar under hela bevarandetiden.

Registratorn bidrar till detta mål och till de viktigaste arbetsuppgifterna hör följande:
• Klassificering och diarieföring av myndighetens allmänna handlingar i diarieföringssystemet (W3D3) enligt offentlighets- och sekretesslagen
• Medverka vid utlämnanden av allmänna handlingar och lämna upplysningar om de allmänna handlingar myndigheten ansvarar för
• Administrera myndighetens officiella e-postlåda
• Utbilda handläggare och ge stöd till användare inom myndigheten avseende registrering i W3D3 med kringsystem
• Medverka vid förvaltningen av W3D3 med kringsystem
• Administrera fullmakter knutna till öppning av post
• Arkivera fysiska akter knutna till diariet i registraturets närarkiv
• Utföra gallrings- och ordningsarbeten i den del av myndighetens fysiska arkiv som förvaras i Stockholm
• Medverka vid utvecklingen av registraturet
Utbildning och erfarenhet:
Vi söker dig som har:
• aktuell erfarenhet som registrator inom offentlig förvaltning och/eller nyligen genomförd registratorsutbildning eller utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap
• god datorvana
• mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift
• goda kunskaper om de regelverk som styr hanteringen av allmänna handlingar

Det är meriterande om du har:
• erfarenhet av att arbeta i ett ärendehanteringssystem som W3D3 eller motsvarande
• erfarenhet av att genomföra utbildningsinsatser
• erfarenhet av systemförvaltning

Egenskaper:
Som registrator är du noggrann, strukturerad och serviceinriktad organisatör. Vi vill också att du har ett konsultativt förhållningssätt gentemot andra som registrerar handlingar vid myndigheten, vilket förutsätter att du är positiv, samarbetsvillig och utåtriktad.

Vidare trivs du i en roll med många kontaktytor. Du är lugn och samlad i olika situationer och tycker om att jobba i en miljö där behoven varierar över tid och ibland kräver snabba svar. Här kan du kan förhålla dig flexibel till vad som krävs i stunden. Kvalitetsmedveten, lösningsorienterad och kommunikativ är andra egenskaper vi värdesätter. Det är även viktigt att du har förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet för rollen.

Övrigt:
Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svensk medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt Säkerhetsskyddslagen (2018:585) kommer att genomföras innan anställning.

Vi tillämpar provanställning om 6 månader. Tjänsten är placerad i Stockholm. Vi sitter i ljusa och trevliga lokaler centralt vid Hornstull på Södermalm. Du har möjlighet att jobba på distans några dagar per vecka, om det fungerar för verksamheten och är något du önskar.

Som en del i rekryteringsprocessen ingår urvalsfrågor som vi vill att du besvarar i samband med din ansökan samt intervjuer och referenstagning. I processen kan arbetspsykologiska tester komma att förekomma i urvalet.

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

För mer information:
För mer information om tjänsterna kontakta chefen för inköps-, fastighets- och dokumenthanteringsenheten Anna Drougge, 010 – 454 25 14.

Fackliga representanter:
Linda Modin, SACO 010-454 33 36
Helena Blomkvist, ST, 010-454 28 53

Varmt välkommen med din ansökan!