Registrator, Stockholm

Pensionsmyndigheten ansvarar för den allmänna pensionen och informerar om hela pensionen. Varje år betalar vi ut cirka 388 miljarder kronor till 2,3 miljoner pensionärer, genomför cirka 900 000 fondbyten och skickar ut 7,9 miljoner orange kuvert. Vi har ca 25 miljoner digitala kundkontakter per år. Vi är cirka 1600 medarbetare på åtta orter, från Luleå i norr till Halmstad i söder.

Vi gör pensioner enklare!

Avdelningen för myndighetsstyrning och stöds uppdrag är att stödja Pensionsmyndighetens ledning och verksamheten i övrigt i frågor som rör styrning, uppföljning, ekonomi, personal inklusive kompetensförsörjning, internationellt samarbete, säkerhet inklusive informationssäkerhet, hantering och diarieföring av allmänna handlingar och dokumenthantering, inköp, lokalförsörjning samt hållbarhet.

Inköps-, fastighets- och arkivenheten består för närvarande av tolv medarbetare. Två av befattningarna är arkivarier och två är registratorer. Arkivfunktionen har en helhetssyn på dokumenthantering och registratorstjänsten kan därför komma att innefatta arbete som traditionellt hör till en arkivarietjänst. Detta utifrån behov, kunskap och intresse.

Pensionsmyndigheten strävar efter att ha en effektiv och rättsenlig hantering av sin information så att den är åtkomlig, skyddad och läsbar under hela bevarandetiden.
Registratorn bidrar till detta mål och till de viktigaste arbetsuppgifterna hör följande:
- Klassificera och diarieföra myndighetens allmänna handlingar i diarieföringssystemet (W3D3) enligt offentlighets- och sekretesslagen
- Medverka vid utlämnanden av allmänna handlingar och lämna upplysningar om de allmänna handlingar myndigheten ansvarar för
- Administrera myndighetens officiella e-postlåda
- Utbilda handläggare och ge stöd till användare inom myndigheten avseende registrering i W3D3 med kringsystem
- Administrera fullmakter knutna till öppning av post
- Arkivera fysiska akter knutna till diariet i registraturets närarkiv
- Utföra gallrings- och ordningsarbeten i den del av myndighetens fysiska arkiv som förvaras i Stockholm
- Medverka vid utvecklingen av registraturet

Utbildning och erfarenhet:
Vi söker dig som har:
- Aktuell erfarenhet som registrator inom offentlig förvaltning (minst 1-2 år) och/eller nyligen genomförd registratorsutbildning eller motsvarande.
- God datorvana
- Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift
- Goda kunskaper om de regelverk som styr hanteringen av allmänna handlingar

Det är meriterande om du har:
- Erfarenhet av att arbeta i ett ärendehanteringssystem som W3D3


Egenskaper:
Som registrator är du noggrann, strukturerad och serviceinriktad organisatör. Vi vill också att du har ett konsultativt förhållningssätt gentemot andra som registrerar handlingar vid myndigheten, vilket förutsätter att du är positiv, samarbetsvillig och utåtriktad.

Vidare trivs du i en roll med många kontaktytor. Du är lugn och samlad i olika situationer och tycker om att jobba i en miljö där behoven varierar över tid och ibland kräver snabba svar. Här kan du kan förhålla dig flexibel till vad som krävs i stunden. Kvalitetsmedveten, lösningsorienterad och kommunikativ är andra egenskaper vi värdesätter. Det är även viktigt att du har förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och lämplighet för rollen.

Övrigt:
Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt Säkerhetsskyddslagen (2018:585) kommer att genomföras innan anställning.

Vi tillämpar provanställning om 6 månader. Tjänsten är placerad i Stockholm. Vi sitter i ljusa och trevliga lokaler centralt vid Hornstull på Södermalm. Du har möjlighet att jobba på distans några dagar per vecka, om det fungerar för verksamheten och är något du önskar.

Som en del i rekryteringsprocessen ingår arbetspsykologiska tester följt av intervjuer och referenstagning.

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

För mer information:
För mer information om tjänsten kontakta rekryterande chef, Anna Drougge, 010 – 454 25 14.

Fackliga representanter:
Linda Modin, SACO 010-454 33 36
Ann-Christine Jonsson, ST, tel. 010-454 28 54.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till annonskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför ytterligare kontakt med media-/annonsförsäljare, rekryteringssajter och liknande.