Registrator till Fastighets- och gatukontoret

Ref: 20221715

Arbetsuppgifter
På kanslienheten arbetar vi, efter devisen att vi ska göra det enklare att vara chef och medarbe­tare på fastighets- och gatukontoret, med att ge stöd till förvaltningens övriga verksamheter.

På enheten arbetar arkivarie, registratorer, nämndsekreterare, kanslisekreterare, dataskydds- och informationssä­kerhetssamordnare, stadsjurister m.fl. och dessa kommer att bli dina närmaste arbetskamrater. Vi är ett engagerat, positivt och utvecklande gäng som samverkar och stöttar varandra i det dag­liga arbetet. Vårt arbetssätt kännetecknas av ett nära samarbete och en god teamkänsla.

Vi söker nu en registrator som tillsammans med ytterligare två registratorer på enheten ska ar­beta i vår registratorsfunktion. Inom funktionen samarbetar registratorerna nära med varandra och alla behöver förstå och kunna varandras arbetsuppgifter för att, vid behov, tillfälligt kunna täcka upp för varandra. Förutom att arbeta i och med dokument- och ärendehanteringssystemet Platina kommer du att arbeta med bland annat följande arbetsuppgifter:


• Tillsammans med enhetens kanslisekreterare och stadsjurister ansvara för utlämnande av all­män handling inom förvaltningen.
• Tillsammans med enhetens övriga registratorer och kanslisekreterare samordna administrationen och hanteringen av förvaltningens ärenden om ersättningskrav för sak- eller personskada.
• Vara back-up för enhetens dataskydds- och informationssäkerhetssamordnare i hanteringen av begäran om registerutdrag.
• Tillsammans med enhetens kanslisekreterare samarbeta och samråda med stadsbyggnadskontoret angående hanteringen av handlingar i detaljplaneprocessen samt upprättande, uppföljning och revidering av processkarta/lathund för denna process.
• Andra administrativa arbetsuppgifter som behövs för att enhetens administrativa stöd ska fungera på ett effektivt, resursbesparande och rättssäkert sätt.

Arbetet innebär mycket samarbete med övriga medarbetare inom enheten, avdelningen och förvaltningen såväl som många kontakter och samarbeten inom olika nätverk och projekt.

 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har minst gymnasieutbildning och aktuell erfarenhet av arbete som registrator från offentlig förvaltning. Du har goda kunskaper och erfarenhet av att arbeta i och med dokument- och ärendesystemet Platina, W3D3 och/eller annat ärende- och diariehanteringssystem. Du har även goda IT-kunskaper inom Officeprogramen. 

För att vara aktuell för tjänsten behöver du ha kunskaper om det regelverk och de processer som finns inom offentlig förvaltning, med tyngdpunkt på förvaltningslagen, kommunallagen, offentlighets- och sekretesslagen samt tryckfrihetsförordningen. 

En viktig del i dina arbetsuppgifter innebär att du kommer att vara ett administrativt och konsultativt stöd för verksamhetens handläggare vid förfrågningar om utlämnande av allmänna handlingar. Det är därför meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med och god kunskap om gällande lagstiftning om allmän handling och handlingsoffentlighet. 

I din roll som registrator har du många interna och externa kontakter. Det är därför viktigt att du har god samarbetsförmåga, känsla för service och ett bra bemötande på olika nivåer såväl internt som externt. Du har goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift. Arbetet kräver att du kan ta dig an dina uppgifter självständigt och att du har en mycket god förmåga att ta egna initiativ. Du behöver även vara noggrann med ett välutvecklat ordningssinne och vana att hantera många paralella arbetsuppgifter samtidigt. 

För att lyckas i tjänsten behöver du kunna skapa förtroendefulla relationer och nätverk med bibehållen integritet och servicekänsla. Det är viktigt att du har god pedagogisk förmåga och en mycket god förmåga att samarbeta med olika typer av människor såväl internt som externt. 

Denna tjänst är ett vikariat på ca 11 månader från juni 2022 till och med april 2023.

Observera att vi kommer att tillämpa löpande urval i denna rekrytering varför vi uppmanar dig att söka snarast möjligt. 

 

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Varmt välkomen med din ansökan!

Om arbetsplatsen
Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

På uppdrag av tekniska nämnden äger, utvecklar och förvaltar fastighets- och gatukontoret stadens mark. Genom en effektiv och modern organisation möjliggör vi ett gott stadsliv för Malmöborna och stadens näringsliv. Vi bygger en stad.

Våra värderingar bygger på människors lika värde och vi tycker att det är viktigt med en balans mellan arbete och fritid. Hos oss får du en spännande och dynamisk arbetsplats med trygghet genom kollektivavtal samt förmåner som friskvårdbidrag, flexibel arbetstid, möjlighet till semesterväxling m.m. 


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Vikariat, från juni 2022-april 2023.
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast möjligt eller enligt överenskommelse

Övrigt
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nedan nämnda kontaktpersoner.