Registrator till informationsförvaltning i Stockholm

Är du redo för en större uppgift? Vi söker nu registratorer till rättsavdelningen med placering vid informationsförvaltningen i Stockholm.
Rättssektionen i Stockholm består av fem förvaltningsrättsgrupper, tre rättstillämpningsgrupper och fyra informationsförvaltningsgrupper. Av informationsförvaltningsgrupperna handhar en grupp arkivfunktionen och de tre andra grupperna handhar registraturfunktionen. Registraturens grupper är placerade på Kungsholmen samt i Flemingsberg, Sollentuna och Visby.
Sektionen för informationsförvaltning ansvarar för att styra, stödja, utveckla och följa upp verksamheten inom områdena diarieföring, arkiv, utlämning allmän handling, och myndighetens skriftliga försändelser, både digitala och fysiska. Den faktiska hanteringen av handlingar genom diarieföring och arkivering utförs främst inom rättsavdelningens regionala verksamheter. Vidare har sektionen ansvar för att bedriva nationell skanning och utskrift, den frivilliga indrivningen av utfärdade böter och strafförelägganden samt svara för registervård av ett antal lagföringssystem såsom misstankeregistret och belastningsregistret, med tillhörande registerutdrag till allmänheten.
Arbetsbeskrivning
Informationsförvaltning innebär ett ansvar för att styra, utveckla och följa upp verksamheten inom registratur, arkivfrågor och e-tjänster.
Som registrator är du ett viktigt verksamhetsstöd i Polismyndighetens hantering av allmänna handlingar. Du ansvarar för att upprätthålla en effektiv och rättssäker diarieföring och är van vid digitalt ärende- och dokumenthanteringssystem. Som registrator bedömer och hanterar du allmänna handlingar i enlighet med gällande bestämmelser. I rollen förväntas du tillsammans med övriga medarbetare ständigt kvalitetssäkra och förbättra diarieföringen av allmänna handlingar, samt med hjälp av din pedagogiska förmåga informera och stötta medarbetare i diarieföring i det allmänna diariet.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara att:
öppna och fördela inkommande post och e-post
diarieföra handlingar
söka fram ärenden till medarbetare inom Polismyndigheten
stödja medarbetare internt med din kompetens
agera på förfrågningar från andra myndigheter, allmänheten, försäkringsbolag och massmedia vid begäran om att få ut allmänna handlingar
tillsammans med övriga medarbetare ständigt kvalitetssäkra och förbättra diarieföringen av allmänna handlingar
informera och stötta medarbetare i diarieföring i det allmänna diariet
bemanna telefonslingan för inkommande interna och externa samtal

Kvalifikationer
Detta är en möjlighet för dig som har:
gymnasieutbildning eller motsvarandeför området relevant utbildning, som exempelvis registratorsutbildning alternativt förvärvade erfarenheter som arbetsgivaren bedömer
relevantmycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift
mycket god datorvana/använt datorn som huvudsakligt arbetsverktyg
mycket god erfarenhet av IT-baserade ärende- och dokumenthanteringssystem
goda kunskaper i engelska i tal och skrift

Anställningen kräver svenskt medborgarskap.
Det är meriterande om du även har:
tidigare erfarenhet av registratorsarbete inom offentlig förvaltning
god vana i Officepaketet
minst ett års erfarenhet i rollen som registrator
kännedom om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet och registratorsfunktionens ansvarsområden
kunskap om offentlighets- och sekretessreglerna

Personliga egenskaper
För att bli framgångsrik i rollen som registrator behöver du vara en utpräglad lagspelare med intresse för att komplettera dina kollegor och bidra mot teamets uppsatta mål. Du har en mycket god ordförståelse och förmåga att se vad som behöver göras och tar självmant ansvar för att driva dina processer framåt samt löser uppkomna frågor med ett stort engagemang och lösningsfokus. Tillfälliga arbetstoppar som uppstår löser du på ett balanserat och strukturerat sätt med prioriteringar utan att eftersätta kvalitet eller arbetsmiljö. Vi arbetar med ständiga förbättringar i vardagen vilket innebär att du behöver vara intresserad av utveckling och förändring för att trivas hos oss.
Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.
Fackliga företrädare;
SACO, nås via Polisens växel 114 14
Skriv till vilken placeringsort du främst är intresserad av; Kungsholmen, Flemingsberg el. Sollentuna
I ditt CV och personliga brev önskar vi att du beskriver på vilket sätt du uppfyller efterfrågade kvalifikationer och meriter kopplat till aktuell rekrytering. Du kan se den kompletta kravprofilen i jobbannonsen, vänligen notera att eventuella krav ska vara uppfyllda vid ansökningstillfället. De uppgifter du lämnar i samband med din ansökan kan användas för att kontakta dig, få information och kallelser samt eventuella anställningshandlingar.
Välkommen med din ansökan i form av CV och personligt brev. Märk din ansökan med referensnummer A629.950/2023 i mailets ärendemening.
Har du skyddade personuppgifter, referenser eller liknande information som du själv bedömer som skyddsvärd rekommenderar vi dig att du skickar din ansökan uppmärkt med annonsens referensnummer via brev till adressen: Polismyndigheten, Registratorskontoret, 106 75 STOCKHOLM, eller kontakta ansvarig HR-konsult.
Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) genomförs innan beslut om anställning fattas. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. Läs mer om krigsplacering och säkerhetsprövning under https://polisen.se/krigsplacering och https://polisen.se/sakerhetsprovning
Polismyndigheten kommer att behandla dina personuppgifter i enlighet med reglerna i EU:s dataskyddsförordning (2016/679) och annan tillämplig dataskyddsreglering. Du kan läsa mer om vår hantering av personuppgifter på https://polisen.se/personuppgifter/rekrytering
Din ansökan är en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen.
Polismyndigheten
Polismyndigheten är Sveriges största myndighet. Vi erbjuder dig en arbetsplats som stimulerar till mångfald, kreativitet och personlig utveckling. Läs gärna om våra förmåner som anställd hos polisen på https://polisen.se/erbjudande