Registrator till Kansliet, Huvuduppdrag Kommunledning

Ängelholm gör det omöjliga möjligt – det är vår vision som ligger till grund för vår framtida utvecklingsresa. Vi vågar tänka och testa annorlunda, göra det unika och oväntade. Vi vet att vi är bäst tillsammans och att det är genom gränsöverskridande samarbete vi når längst. Vi vet också att Ängelholm är en plats med unika möjligheter för fortsatt utveckling.

Med utgångspunkt i vår agila organisationsstruktur siktar vi framåt och uppåt. Vill du vara med och bidra på vår resa? Läs mer om hur det är att arbeta i Ängelholms kommun på jobb.engelholm.se.

Tjänsten som registrator är placerad på Kansliet, Huvuduppdrag Kommunledning som arbetar styrande och stödjande till kommunens alla verksamheter. På vår centrala registratur arbetar tre registratorer och en registratorer/dokumentcontroller. På kansliet arbetar du även med kommunens fem nämndsekreterare och vår arkivarie. Enheten ansvarar för hela ärendeprocessen från start till mål och ger stöd till den politiska organisationen, till tjänsteorganisationen inom sina verksamhetsområden samt genomför allmänna val. Tjänsten är en utökning och kansliet är i ett utvecklingsskede mot mer digitala arbetssätt, där vi nu upphandlar dokument- och ärendehanteringssystem.

ARBETSUPPGIFTER
Som registrator på kansliet har du en central roll i arbetet med att säkerställa en effektiv och rättssäker hantering av handlingar. Du kommer att hantera fysisk och digital post, att klassificera och registrera handlingar i något av våra verksamhetssystem. Du är behjälplig med utlämnande av allmänna handlingar, du genomför sekretessbedömningar och hanterar närarkiv. Vår centrala registratur hanterar idag bland annat Evolution, ByggR och Ecos för registrering av handlingar. I denna tjänst kommer du främst arbeta med Ecos och ByggR men andra system kan bli aktuella.

Förutom att du arbetar nära de andra registratorerna kommer du samarbeta med vår dokumentcontroller när det gäller dokument- och ärendehantering samt med övriga medarbetare på enheten. En viktig del är att utveckla kvaliteten i registreringen i våra system och att vara delaktig i att förbättra våra gemensamma arbetssätt. Du kommer även kunna vara delaktig när kansliet inför ett nytt ärendehanteringssystem under året.

Det kan bli aktuellt med inslag av närarkivshantering eller systemförvaltning av verksamhetssystem. På kansliet förekommer andra administrativa uppdrag kopplat till ärendeprocessen, som är aktuella i denna tjänst.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:
• Utbildning som
- registrator
- eller utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• Kunskap och erfarenhet av hantering av allmänna handlingar inom offentlig verksamhet
• God kunskap om offentlighet och sekretess, samt de lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig verksamhet

För att lyckas med uppdraget tror vi att du är serviceinriktad, handlingskraftig och självgående. Eftersom flera av verksamhetens mål är långsiktiga kräver det att du är strukturerad och uthållig. Tjänsten innefattar att lämna ut information och handlingar vilket kräver kontakter med tjänstepersoner, förtroendevalda och invånare. Du förväntas därför ha god samarbetsförmåga, ett professionellt förhållningssätt och en vilja att ge god service. Det ställer också krav på att du kan kommunicera väl i tal och skrift på svenska.

Då tjänsten omfattar arbete i olika IT-system är det viktigt att du trivs med och har lätt för ett digitalt arbetssätt. Kunskap inom Officepaketet är nödvändigt.

Det är meriterande om du har:
• Erfarenhet av att arbeta som registrator
• Erfarenhet av sekretessbedömningar
• Erfarenhet av systemförvaltning eller att hantera närarkiv

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.


ÖVRIGT
Vi planerar att hålla intervjuer följande tider:
3 maj kl. 8-11, 13-15
6 maj kl. 13-16
8 maj kl. 8-12


Ängelholms kommun ska vara en organisation där medarbetarna trivs, utvecklas och vill stanna kvar. Vi strävar efter att erbjuda heltid för ökad jämställdhet och attraktiva arbeten.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och kunna kommunicera snabbt och enkelt med dig som sökande, ber vi dig ansöka via länk i annonsen.

Vi har inför denna rekrytering tagit ställning till vilka rekryteringskanaler vi önskar använda. Därför undanber vi oss att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.