Registrator till Söderhamns kommun

Administrativa enheten

Vår registrator går i pension! Vill du arbeta i nära kontakt med både medarbetare och medborgare? Är du serviceinriktad och trivs med att samverka med andra? Då kan rollen som registrator hos oss på administrativa enheten vara rätt för dig. Välkommen med din ansökan!

Dina arbetsuppgifter
Som registrator ansvarar du för den löpande ärendehanteringen och du har god kunskap om vilka handlingar som är allmänna och offentliga. Posthantering är en stor del av uppdraget som inte enkom innefattar diarieföring utan också utgående handlingar. I ditt uppdrag ansvarar du för vilka handlingar som på begäran kan lämnas ut och vilka som är belagda med sekretess. En viktig del i arbetet är att på ett professionellt sätt hantera frågor från allmänheten via telefon och mejl. I rollen är daglig postöppning, e-postbevakning, diarieföring och expediering en naturlig del av vardagen.

Du förväntas att delta i etablerade nätverk och ta en aktiv del i utvecklingen av förvaltningens arbete. Du bistår också med stöd i framtagandet av information om pågående och avslutade ärenden. Vi ser gärna också att du aktivt bidrar till enhetens strukturerade förbättringsarbete. Dina närmaste samarbetsparters är nämndsekreterare och arkivassistent, men du kommer också samarbeta med Söderhamns kommuns centralarkiv. Digital hantering av handlingar är en stor del av uppdraget även om pappersdokument fortsatt är en del av arbetet. Hos oss kommer du att tillsammans med andra aktörer utveckla framtidens arbetssätt och processer som bidrar till den digitala utvecklingen av arkiv- och ärendehantering. Du kommer ha ett ansvar att se till att det finns relevanta och fungerande rutiner samt processer för de delar som omfattar ditt uppdrag. Kommande uppgifter för registratorn är att formulera en processinriktad dokumenthanteringsplan för Omvårdnadsförvaltningen.

Uppdraget som registrator innefattar också att samarbeta med Söderhamns kommuns inköpsavdelning och ansvara för vissa delar av den konkurrensutsättning och direktupphandling som sker för Omvårdnadsförvaltningens räkning. Du gör vissa beställningar i förvaltningens verksamhetssystem. Pågående utvecklingsarbeten som berör dig i din tjänst är Söderhamns kommuns nya organisationsförändring, där du kommer att vara en aktiv part i delar av arbetet som rör ditt ansvarsområde.

Vi söker dig som
Gärna har en akademisk examen inom statsvetenskap, offentlig förvaltning, informationsvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du behöver ha god insikt i den lagstiftning som omfattar området och goda kunskaper inom lagar och förordningar som styr dokumenthantering inom offentlig förvaltning, inklusive offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Har du erfarenhet av arbete inom kommunal verksamhet ses det som meriterande. Goda kunskaper i svenska språket i både tal och skrift, samt en viss data- och dokumentationsvana är en förutsättning för arbetet. I uppdraget ingår vissa uppgifter inom inköp, vilket gör det önskvärt att du har god insikt inom de lagar som omfattar offentlig upphandling.

För att trivas i rollen som registrator behöver du vara serviceinriktad. Du är självständig i ditt arbete och vågar agera efter din egen övertygelse. Som person är du självgående, strukturerad och har ett lösningsfokuserat arbetssätt och skapar engagemang kring dina arbetsuppgifter och verksamhet. Du är också lugn, uppmärksam, tillmötesgående och bra på att sätta upp och hålla tidsramar. Vidare har du ett intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. I ditt uppdrag innebär det att arbeta rättssäkert och att du förstår det fackmässiga delarna i ditt arbete. Du tycker om att underhålla din kunskap kontinuerligt, då du som registrator är en kunskapsresurs inom ditt område. Vi ser gärna att du har förmågan att väga samman komplex information och olika typer av hänsynstagande vid uttalanden, agerande och beslut. Du kommunicerar på ett tydligt sätt och säkerställer att budskap når fram och att förväntningar är klara för alla berörda parter, samt påminner och följer upp.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

På omvårdnadsförvaltningen är vi mer än 800 personer, som får söderhamnarnas vardag att fungera. Vi arbetar tillsammans för att äldre och människor med funktionshinder ska kunna behålla sin integritet och klara sig själva så länge som möjligt. Som medarbetare är du vår viktigaste resurs. Du finns närmast kunden. Du driver vår utveckling. Du är Söderhamn – varje dag. Välkommen med dina kunskaper och dina idéer!