Registrator till Svenska Filminstitutet

Svenska Filminstitutet är en samlande röst för filmen i Sverige och en mötesplats för upplevelser och insikter som stärker filmen i alla led. Filminstitutet bevarar och tillgängliggör det svenska filmarvet, verkar för att barn och unga har goda kunskaper om film och rörlig bild, stödjer produktion, distribution och visning av värdefull film samt representerar den svenska filmen internationellt. Genom en mångfald av berättelser skapas samtal och insikter som stärker individen och vår demokrati. Tillsammans möjliggör vi för fler att skapa, uppleva och berikas av film.

Svenska Filminstitutet har närmare 140 medarbetare fördelat på fem avdelningar - Filmarvet, Film och samhälle, Filmstöd, Kommunikation samt Verksamhetsstöd. Vårt uppdrag styrs av de av riksdagen beslutade sju filmpolitiska målen, vilket gör vår verksamhet mångfacetterad och komplex. Sedan 2017 är hela Filminstitutet statligt finansierat, vilket bland annat innebär att verksamheten lyder under offentlighetsprincipen.

Som registrator på Filminstitutet arbetar du främst med ärende- och dokumenthantering, i analoga arkiv och digitalt. Du kommer vara ett stöd till chefer och medarbetare. Arbetet innebär också att du har kontakt med utomstående, till exempel journalister och allmänhet vid begäran om utlämnande av allmän handling. Registrator stöttar också informationsförvaltare på Filminstitutet vid införandet av nya ärendetyper i diarieföringssystemet, utveckling av arbetssätt, tester och utbildning. Rollen ingår i avdelningen Verksamhetsstöd. Avdelningen har ett övergripande ansvar för ekonomi, IT, fastighetsfrågor, juridik och informationsförvaltning.

Arbetsuppgifterna kan inkludera:

- Öppna, sortera och ankomststämpla post och e-post.

- Diarieföra/registrera/fördela nya/följa upp/avsluta ärenden i ärendehanteringssystemet.

- Skanna och diarieföra handlingar.

- Ta hand om utlämnandeärenden.

- Klassificera, bedöma och registrera handlingar i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet enligt Filminstitutets processbaserade diarieplan.

- Ordna och förteckna analogt material i arkiv.

- Stödja och utbilda personal i diarieförings-, dokument- och arkivfrågor.

- Ansvara för att sekretessbelagda handlingar hanteras och registreras i enlighet med gällande regelverk inom området.

- Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument/handlingar/ärenden.

Dina erfarenheter och kunskaper

Vi söker dig som har relevant utbildningsbakgrund och erfarenhet av arbete som registrator. Du har goda, dokumenterade kunskaper i offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Du har goda, dokumenterade arkivkunskaper och erfarenhet av praktisk arkivering. Det är meriterande om du har erfarenhet från ärendehanteringssystemet Platina eller motsvarande. Du har goda IT-kunskaper och god kännedom om lagar, regler och processer inom dokumenthantering.

Personliga egenskaper

Som person är du inriktad på samarbete, service och utveckling. Du är även strukturerad och noggrann. Som registrator får du kännedom om uppgifter som kan vara av känslig natur och det krävs att du har en hög integritet. Eftersom arbetet innebär mycket kontakt med interna och externa intressenter, kommer vi att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Ansökan

Svenska Filminstitutet vill vara en attraktiv arbetsplats som utmärks av en strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrund och erfarenheter då vi eftersträvar att bredda representationen i organisationen.

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med start snarast enligt överenskommelse. Sex månaders provanställning tillämpas. Ansökan med CV och personligt brev ska vara oss tillhanda senast den 10 januari 2023. Rekryteringen har diarienummer SFI-2022-3700.

Vid frågor om tjänsten kontakta ekonomichef Jonas Westberg på jonas.westberg@filminstitutet.se eller tel 08-665 12 57. Fackliga företrädare är Tomas Johansson, ST-Kultur, tel 08-665 11 35 och Torkel Stål, Saco, tel 08-665 11 40.

Observera att i princip allt material som inkommer till Filminstitutet blir allmän handling och kan komma att begäras ut. Filminstitutet är skyldigt att lämna ut alla allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess.