Registrator, vikariat

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 44 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




Avdelningen Dokumenthantering tillhör universitetsförvaltningen vars uppdrag det är att inom olika områden ge service och professionellt stöd till utbildning och forskning, rapportera till staten och andra myndigheter samt stödja och följa upp regelefterlevnad.

Inom avdelningen arbetar registratorer, arkivarier och systemförvaltare för att ge bästa stöd till verksamheten i dokumenthanteringsfrågor. Som registrator har du din arbetsplats på Arkivcentrum Syd i Lund.

Vi söker nu en vikarierande registrator som vill vara med och utveckla det stödjande uppdraget i en spännande och mångfacetterad myndighet.

Avdelningen Dokumenthantering annonserar just nu ut två registratorstjänster med samma arbetsinnehåll. För att vara valbar för båda anställningarna behöver du ansöka till båda.

Arbetsuppgifter

Som registrator inom avdelningen Dokumenthantering har du en stödjande roll inom Lunds universitet. Du har ett övergripande ansvar mot organisationen och fångar upp och stöttar när registratorerna inom universitets övriga delar behöver hjälp. Du har löpande kontakt med och servar hela universitetet med råd och stöd, huvudsakligen via telefon och e-post, samt håller i interna användarutbildningar. Arbetet innefattar dagligt löpande registratorsarbete såsom hantering av inkommande fysiska och digitala handlingar, ärendefördelning och diarieföring.

I tjänsten ingår att arbeta med kvalitetssäkring av diarieföringen genom olika kvalitetskontroller i dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3 samt att tillsammans med avdelningens andra registratorer regelbundet arrangera nätverksmöten för registratorer inom Lunds universitet. I tjänsten ingår även att informera och utbilda via webbinarier och digitala eller fysiska mötestillfällen, samt utarbeta texter och underlag i utbildningssyfte. Registrator ansvarar för att ta fram underlag och svar i universitetets årliga återrapportering till Justitiekanslern, samt att tillsammans med arkivarie uppdatera avdelningens sidor på internwebben. Registrator ingår i arbetsgrupp som uppdaterar universitetets dokumenthanteringsplan.

Inom avdelningen pågår just nu ett mindre projekt med implementering av nya systemfunktioner för förenklad diarieföring. Delaktighet i detta projekt kan också komma att bli aktuellt inom tjänsten.

Tjänstgöringen följer förvaltningslagens krav på myndigheters öppethållande och innefattar arbete på s.k. klämdagar.

Kvalifikationer

För att trivas i rollen är du kommunikativ, pedagogisk och tycker om att ge råd och stöd. Du förstår betydelsen av noggrannhet i myndighetsutövning och har också ett intresse för att arbeta såväl praktiskt inom universitetets dokument- och ärendehantering som med utveckling inom området. Du trivs med att samarbeta i det löpande arbetet lika väl som du kan arbeta självständigt, ta egna initiativ och föreslå förbättringar i arbetssätt och processer.

Krav för anställningen är:

- minst gymnasieutbildning 
- erfarenhet av att ha arbetat som registrator i offentlig verksamhet någon gång under de senaste fem åren, eller ha annan erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
- datorvana och goda kunskaper inom digitala kommunikations- och arbetssätt
- mycket god förmåga att kommunicera och uttrycka dig i tal och skrift på svenska samt god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på engelska
- att du är noggrann och strukturerad med förmåga att arbeta både självständigt och tillsammans med andra

Meriterande för anställningen är:

- erfarenhet av arbete inom statlig myndighet
- aktuell utbildning inom, eller aktuell kunskap om, offentlighets- och sekretesslagen samt förvaltningslagen
- erfarenhet av att anordna och hålla kurser/utbildningar
- erfarenhet av att arbeta i diarieföringssystem eller motsvarande system

Anställningstiden löper från 2022-05-16, eller så snart som möjligt därefter, t.o.m. 2023-04-30.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. 

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.