Registrator/Administrativ assistent

Länsstyrelsen Skåne skapar samhällsnytta genom att ta ansvar för samhällsbygget, skydda miljön och investera i landsbygden. Målet är att göra det bästa för Skåne och bidra till goda livsvillkor och en hållbar utveckling. I vårt uppdrag har vi olika roller och fungerar både som utvecklingspartner och som beslutsfattare i frågor som rör länets utveckling. Vi arbetar på uppdrag av regering och riksdag och investerar 2,3 miljarder och fattar 70 000 myndighetsbeslut för Skånes och Sveriges bästa varje år. Vi är ca 550 medarbetare och har kontor i Malmö och Kristianstad. Vår vision är "Det bästa för Skånes människor, djur och natur. Idag och imorgon".

Länsstyrelsen Skåne söker en erfaren registrator/administrativ assistent till enheten för ärendestöd på avdelningen för verksamhetsstöd. Din arbetsplats blir på vårt kontor i Malmö. Anställningen är tillsvidare. Vi tillämpar 6 månaders provanställning. Tillträde snarast enligt överenskommelse.

Enheten för ärendestöd arbetar med att kvalitetssäkra Länsstyrelsen Skånes registrering och uppföljning av ärenden i enlighet med gällande lagstiftning. Genom dialog och samverkan med den interna verksamheten, samt på nationell nivå, bidrar enheten till myndighetens arbete med ständiga förbättringar. Enheten ska vara tillgänglig både för allmänheten och den egna verksamheten genom att lämna upplysningar, ge vägledning och råd till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde, samt verka för att kontakterna är smidiga och enkla.

Enheten är ett administrativt stöd i Länsstyrelsen Skånes ärendehanteringsprocess för att effektivisera handläggningsprocessen samt bidra till en rättssäker ärendehantering löpande genom att:
- klassa och registrera inkomna handlingar ställda till Länsstyrelsen Skånes officiella e-postadress och postadresser
- lämna ut allmän handling i avslutade ärenden
- tillfälligt förvara handlingar i pågående ärenden innan slutarkivering
- ge stöd och rådgivning i Platina
- ge verksamheten stöd för en digital handläggning.

Enheten för ärendestöd svarar för Länsstyrelsens expedition.

Vill du veta mer om Länsstyrelsen Skåne och avdelningens verksamhet? Se filmerna via länken nedan.

ARBETSUPPGIFTER
Du kommer att arbeta på vår expedition i Malmö med att diarieföra ärenden, hantera dokument, lämna ut och arkivera handlingar samt med att ge service till verksamheten och allmänheten. Vi använder oss av ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina och en viktig arbetsuppgift är att arbeta för digital ärendehantering samt att kvalitetssäkra myndighetens diarieföring. Länsstyrelsen arbetar med ständiga förbättringar och att utveckla digitala flöden i kontakten med våra kommuner, företag och medborgare. Din uppgift är även att aktivt bidra till denna utveckling.

Som medarbetare hos oss har du tre roller: arbetstagare, kollega och verksamhetsutövare. I rollen som arbetstagare representerar du myndigheten, tillsammans med dina kollegor bidrar du till det samlade resultatet och som verksamhetsutövare skapar du samhällsnytta utifrån din sakkompetens.

KVALIFIKATIONER
Länsstyrelsen eftersträvar att ha medarbetare med olika egenskaper, förutsättningar och livserfarenheter. Det är samspelet mellan medarbetarnas olikheter och likheter som utgör en av Länsstyrelsens framgångsfaktorer.

Vi söker dig som har minst ett års erfarenhet av att arbeta med registrering och hantering av ärenden samt handlingar i en digital miljö. Dessutom vill vi att du har minst sex månaders erfarenhet av registratur i offentlig verksamhet. Det är viktigt att du är en mycket van datoranvändare och har god erfarenhet av Office-paketet. Det är ett krav att du har en dokumenterad eftergymnasial kurs eller motsvarande inom juridik, förvaltningskunskap, offentlighet och sekretess eller motsvarande. Du ska vara svensk medborgare. Det är meriterande att du har erfarenhet av handläggningsprogrammet Platina. Erfarenhet av att delta i att utveckla administrativa processer och arbete med ständiga förbättringar är en merit.

Du har ett gott ordningssinne och eftersom vår arbetsbelastning stundtals kan vara hög är det viktigt att du har en förmåga att strukturera och prioritera i ditt arbete. Du har vana av att bearbeta och tillgodogöra dig mycket information digitalt samt är lösningsorienterad och flexibel, vilket innebär att du snabbt kan skifta mellan olika arbetsuppgifter. För att trivas i arbetet krävs det att du har en känsla för service, tycker om att arbeta i team och ta ansvar för dina egna samt gruppens gemensamma arbetsuppgifter. Eftersom arbetet innebär många externa och interna kontakter är det viktigt att du har en väl utvecklad kommunikativ förmåga på svenska, såväl i tal som i skrift.

ÖVRIGT
Vi ber dig söka anställningen genom länken i denna annons för att underlätta vår hantering av inkomna ansökningar samt för att säkerställa kvaliteten i vår urvalsprocess. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan då den bedöms gentemot en fastställd kompetensprofil samt mot andra sökande.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Du hittar information om hur Länsstyrelsen Skåne behandlar personuppgifter på https://www.lansstyrelsen.se/dataskydd.