Registrator/administrativ handläggare

Polarforskningssekretariatet är en statlig myndighet som främjar och samordnar svensk polarforskning. Det innebär bland annat att följa och planera forsknings- och utvecklingsarbete samt att organisera och leda forskningsexpeditioner till Arktis och Antarktis. 

Myndigheten har sitt huvudkontor i Luleå och har totalt 30 anställda. Läs mer om vår verksamhet på polar.se.

Polarforskningssekretariatet söker en kunnig registrator och skicklig administrativ handläggare till enheten för verksamhetsstöd med placering i Luleå. Du får en spännande tjänst där du får förena kunskaper och erfarenheter från nuvarande organisation med nya idéer. Nuvarande diariesystem ska bytas ut till ett dokumenthanteringssystem. Arkivlokal och arkivarietjänster tillhandahålls genom myndighetssamverkan av Luleå tekniska universitet, men vi ser gärna att du har arkivkunskap.

Enheten leds av en administrativ chef och det finns också en controller, ekonomihandläggare och HR-ansvarig. Arbetet kommer att bedrivas i nära samverkan med dessa.

 Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara att

• öppna och fördela post, diarieföra, bevaka och följa upp ärenden
• utforma och utveckla policyer för dokumenthantering och diarieföring enligt Riksarkivets författningssamling (RA-FS)
• leda processen med att införa ett nytt dokumenthanteringssystem
• samverka med universitetet kring sekretariatets arkiv och arkivhantering
• bevaka hantering av allmänna handlingar
• ge stöd i frågor om offentlighet och sekretess vid utlämnande av handlingar samt GDPR
• ansvara för förteckning och vård av den konst som ägs av eller förvaras hos sekretariatet
• vara administrativt stöd till myndighetschefen och sköta allmän administration inom enheten samt vissa inköp
• till viss del vara backup till övriga stödfunktioner inom enheten.

Vi söker dig som har

• erfarenhet som registrator inom statlig eller kommunal verksamhet, gärna med registratorsutbildning
• god kunskap om de regelverk som styr informationshanteringen vid en statlig myndighet (särskilt offentlighet, sekretess och GDPR)
• intresse för administration och ekonomiadministration
• mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Du får gärna ha

• utbildning i arkivvetenskap
• goda kunskaper i engelska.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. För att passa in i rollen som registrator och administrativ handläggare är du systematisk och noggrann, drivande och självgående. Du har lätt för att samarbeta, är serviceorienterad och har en positiv syn på arbetet.  

Polarforskningssekretariatet strävar efter mångfald där våra medarbetares bakgrund, erfarenheter, kunskaper och personligheter berikar vår verksamhet.

Anställningen är på heltid och till att börja med ett vikariat till den 17 oktober för en pågående tjänstledighet. Vi har individuell lönesättning och flexibel arbetstid. Tillträde snarast efter överenskommelse.

Kontaktpersoner
Information om tjänsten lämnas av administrativ chef Åsa Garmager, telefon 073-712 14 58. Har du frågor angående rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta vår HR-ansvarige Niklas Hemphälä, telefon 070-344 17 80. Facklig företrädare: Jorma Niska, OFR/ST, telefon 070-519 48 08.

Intresserad?
Välkommen med din ansökan via Polarforskningssekretariatets rekryteringssystem. Du söker tjänsten via länken. Ansökan ska ha inkommit senast 26 november 2021. Intervjuer kan komma att hållas redan under ansökningstiden, så kom in med din ansökan så snart som möjligt.

Vi har tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring inför denna rekrytering och undanber oss därför erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.