Registrator/Administratör

Gävle växer och är i stark utveckling. Vi erbjuder intressanta och utmanande jobb med goda möjligheter för dig att växa. I kuststaden Gävle har du nära till natur, kultur och upplevelser. Vill du vara med och ta Gävle in i framtiden? Nu söker vi dig som vill göra Gävle ännu bättre tillsammans med oss!

Välfärd Gävles medarbetare gör Gävle tryggare för äldre, personer med funktionsnedsättning och människor i utsatta situationer. Vi jobbar även med att skapa de bästa förutsättningarna för vuxnas lärande och för personlig utveckling. Vi erbjuder framtidsyrken som både utmanar och utvecklar och du jobbar med sånt som är viktigt på riktigt. Tillsammans gör vi Gävle tryggare!

Tjänsten som registrator/administratör är placerad i en funktion som arbetar med posthantering, GDPR, diariet, arkivfrågor och informations-säkerhet. Funktionen består idag av 5 medarbetare som arbetar med samtliga arbetsuppgifter som ett team men där var och än har ett huvudansvar. Funktionen är placerad på enheten Internservice, Sektor Välfärd.

ARBETSUPPGIFTER
Huvudansvaret är att tillsammans med kollega diarieföra inkomna/upprättade handlingar till sektorns tre nämnder.
Ge stöd och råd gällande diariefrågor till medarbetare i sektorn.
Delta i förändringsarbete inom funktionen och enheten.
Tillsammans med funktionen stödja i administration av
- central fysisk posthantering för sektorn
- digitalt inkommande post till sektorns tre nämnder
- personuppgiftsincidenter och begäran om registerutdrag i enlighet med dataskyddsförordningen.
- arkiveringsfrågor
- informationssäkerhet

KVALIFIKATIONER
Krav för tjänsten är att du har godkänd administrativ utbildning på lägst gymnasienivå eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Tidigare erfarenhet av administrativt arbete inom kommunal eller offentlig verksamhet är ett krav, samt att du har erfarenhet av arbete i olika IT-system för informationshantering. Tidigare erfarenhet av arbetet med diarieföring är ett krav. Det är av yttersta vikt för tjänsten att du har en god kommunikativ förmåga och kan anpassa din kommunikation till olika mottagare. Goda kunskaper i det svenska språket i både tal och skrift är ett krav för tjänsten.

Kunskap om lagstiftning kring offentlighet och sekretess, och förvaltnings- och arkivlagen är meriterande.

Vi söker dig som har förmågan att följa instruktioner, lagstadgade krav och policy, samt kan förhålla dig till uppsatta tidsplaner. Du är en person som inger förtroende, skapar tilltro och tillit, och du har en förmåga att sprida lugn och stabilitet. Du har lätt för att anpassa dig till olika situationer, och har förmågan att ändra ditt syn- och förhållningssätt. Du ser möjligheter i förändringar.

Du har en hög förmåga att leverera resultat, både vad gäller kvalitet och produktivitet. Du arbetar på ett systematiskt, metodiskt och pålitligt sätt, och har lätt för att fokusera på kundens behov och uppnå god kundtillfredsställelse. Du tar initiativ i sociala sammanhang och har förmågan att skapa förtroendefulla relationer. Du har förmågan att se vad som behöver prioriteras, är effektiv och använder resurserna för att på bästa sätt nå resultat.

ÖVRIGT
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Gävle kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt via Offentliga Jobb och inte via e-post eller pappersformat.

Om du söker en deltidstjänst hos oss så finns ett beslut inom Gävle kommun som innebär att du som tillsvidareanställd medarbetare kan begära att du vill arbeta heltid. En sådan begäran kan innebära att du kan behöva utföra andra arbetsuppgifter än dina ordinarie.

Gävle kommun hör till finskt förvaltningsområde. Om du därför utöver våra övriga kompetenskrav även talar finska, kan det vara en merit.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har Gävle kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.