Registrator/administratör

Gävle växer och är i stark utveckling. Vi erbjuder intressanta och utmanande jobb med goda möjligheter för dig att växa. I kuststaden Gävle har du nära till natur, kultur och upplevelser. Vill du vara med och ta Gävle in i framtiden? Nu söker vi dig som vill göra Gävle ännu bättre tillsammans med oss!

Styrning och stöd Gävle har ansvaret för den strategiska utvecklingen på övergripande nivå nära politiken. Våra medarbetare jobbar med helheten och samordnar arbetet som är gemensamt för alla sektorer inom Gävle kommun.
Tillsammans gör vi Gävle hållbart och utvecklande!

Tjänsten som registrator/administratör är placerad inom kanslienheten, en enhet inom administrativa avdelningen. Administrativa avdelningen är en av Styrning och stöds sju avdelningar. Förutom kanslienheten finns inom avdelningen kommunarkivet, enheten för social hållbarhet, säkerhetsenheten, överförmyndarenheten samt dataskydd och informationssäkerhetsenheten.
Din arbetsplats kommer vara belägen i stadshuset, i nyrenoverade lokaler endast ett stenkast från Gävle centralstation och centrum. Inom sektorn finns möjlighet till hemarbete.

Kanslienhetens uppdrag är att ge stöd och service till politiker, chefer och handläggare samt ansvara för beredningsprocessen gentemot kommunfullmäktige med presidie- och valberedning, kommunstyrelsen med dess utskott och beredningsorgan samt ytterligare nämnder och samarbetsråd. Kommunjuridik som innefattar att ge konsultativt stöd och juridisk rådgivning till kommunstyrelsen samt övriga nämnder och verksamheter i Gävle kommun. I vårt ansvar ingår också kommunstyrelsens diarium, förtroendemannaregistret m.fl. administrativa uppgifter.

ARBETSUPPGIFTER
Är du en noggrann person med en administrativ ådra och vill befinna dig mitt i hjärtat där de viktiga besluten om Gävle fattas? Bra, då är det dig vi söker! Kom och gör Gävle offentligt tillsammans med oss!

Som registrator arbetar du tillsammans med vår huvudregistrator med postöppning, registrering av ärenden och handlingar i kommunstyrelsens diarium samt övriga nämnders diarier för vilka kanslienheten ansvarar. Du kommer arbeta med att dokumentera dessa i vårt dokument och ärendehanteringssystem Platina.

Som administratör kommer du att administrera kallelser, sammanträden och de arbetsuppgifter som ingår i arbetet kring möteshanteringen. Du arbetar tillsammans med ytterligare två nämndsekreterare och en kommunsekreteraren. Tillsammans utgör ni ett team som backar upp varandra, bollar ideér samt delar de kunskaper ni besitter.

Både i rollen som registrator och administratör ingår att säkerställa beslutsprocesserna genom att stötta handläggare, chefer och våra förtroendevalda kring hantering av handlingar och rutiner kring ärenden som ska beslutas i någon av våra många
beslutsinstanser. Du kommer ha en viktig och central roll i kontrollen av innehållet i diariet, där din uppgift bland annat är att se till så att rätt handlingar finns tillgängliga i rätt tid.

I arbetet ingår också att arkivera, bistå handläggare med utskick av remisser samt att det kan förekomma är att hantera ärenden kring rutiner för de administrativa processerna som att lämna ut allmänna handlingar, besvara förfrågningar från allmänheten samt andra uppgifter med en administrativ karaktär kan förekomma.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med en för tjänsten relevant högskole-/universitet, - eller eftergymnasial utbildning, alternativt att du har annan erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig som till exempel registrator eller annat administrativt arbete.

För att vara aktuell för tjänsten ska du ha erfarenhet av att arbeta i en offentlig förvaltning. För att trivas med ditt uppdrag i en politiskt styrd organisation har du intresse och förståelse för samhälls- och demokratifrågor. Du har goda kunskaper om lagar och förordningar som styr offentlig förvaltning som kommunallagen, förvaltningslagen och
regelverket kring hantering av allmänna handlingar.

Som person är du analytisk, noggrann och ansvarsfull. I dina kontakter har du ett serviceinriktat arbetssätt samt att du kommunicerar på ett tydligt och pedagogiskt sätt och uttrycker dig väl i både tal och skrift. Du trivs med att arbeta självständigt med en god planering och prioritering av ditt arbete samt att du är intresserad av
utveckling.

Du har goda IT-kunskaper och erfarenhet av att arbeta i dokument- och ärendehanteringssystem.

Tjänsten är placerad i säkerhetsklass vilket innebär att säkerhetsprövningsintervju samt registerkontroll kommer genomföras under rekryteringsprocessen.

ÖVRIGT
För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen i Gävle kommun samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt via Offentliga Jobb och inte via e-post eller pappersformat.

Om du söker en deltidstjänst hos oss så finns ett beslut inom Gävle kommun som innebär att du som tillsvidareanställd medarbetare kan begära att du vill arbeta heltid. En sådan begäran kan innebära att du kan behöva utföra andra arbetsuppgifter än dina ordinarie.

Gävle kommun hör till finskt förvaltningsområde. Om du därför utöver våra övriga kompetenskrav även talar finska, kan det vara en merit.

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför rekryteringsarbetet har Gävle kommun tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.