Registrator/administratör

Om tjänsten
Brinner du för effektiv administration? Vill du stödja verksamheter med ett unikt samhällsviktigt uppdrag- kollektivtrafiken i Stockholms län? Trafikförvaltningens verksamhet är komplex och innebär både att vara en aktör inom trafiksektorn som förvaltar befintlig trafik och upphandlar, planerar och bygger nytt. Samtidigt är vi en regional kollektivtrafikmyndighet, med alla de krav på transparens som ställs på en modern myndighet i Sverige.
Ditt uppdrag är att stötta våra olika verksamheter i diarieföringen av allmänna handlingar, och viss näraliggande administration. Du besvarar interna och externa frågor gällande hur allmänna handlingar ska hanteras på trafikförvaltningen, och vidarebefordrar inkommande frågeställningar till rätt instans. Du ska också utföra viss löpande daglig registrering av allmänna handlingar.
Du kommer också att få en kvalitetssäkrande roll i att skapa ärenden och se till att dessa är korrekt klassificerade enligt redovisningsplanen. I arbetet ingår att följa upp handläggningen av ärenden enligt plan, återkoppla till och vägleda handläggare.
Registratorn har ett nära samarbete med dokumentcontroller, dokumentstrateg, arkivarier, administratörer och motsvarande roller inom trafikförvaltningens projektverksamhet.
I rollen ingår bland annat att:
Öppna och vid behov registrera inkommande post och fördela denna till rätt handläggare eller enhet i organisationen
Vid behov eller efter beställning öppna ärenden i systemstödet för dokument- och ärendehantering
Stötta organisationen i registreringen av allmänna handlingar
Ge service till och svara på frågor från medarbetare, massmedia och allmänhet gällande ärendehantering, dokumenthantering, och allmänna handlingar
Kvalitetssäkra och följa upp handläggningstider
Delta i utvecklingen av effektiva arbetssätt kring trafikförvaltningens dokument- och ärendehantering
I rollen ingår även att utföra vissa näraliggande löpande administrativa uppgifter relaterade till dokument- och ärendehanteringen. Exempel på sådana uppgifter är bland annat:
Kontroll av behörigheter
Administration av systemåtkomst
Certifikat- och korthantering
Gruppen informationshantering ansvarar för trafikförvaltningens registratur och utvecklar rutiner och arbetssätt inom dokumenthantering. Rollen som registrator/administratör kan komma att utvecklas utifrån arbetstagarens intressen och organisationens behov.Vad vi kan erbjuda dig
Enligt våra medarbetare är vår samlade kompetens och det gemensamma engagemanget utmärkande för vår verksamhet. Här finns också chefer och ledare som jobbar för att skapa och bibehålla ett öppet klimat. Tillsammans bidrar vi till Stockholms samhällsutveckling genom att bygga och utveckla en hållbar, modern och tillgänglig kollektivtrafik för 2,3 miljoner invånare. Vårt uppdrag – den gemensamma resan.  
Hälsa och motion är viktigt för oss. Förutom friskvårdsbidrag anordnar vi Hälsospåret två gånger per år, vår friskvårdssatsning som innehåller en rad olika hälsofrämjande aktiviteter.
Fler förmåner som anställd:
SL Access-kort
Flextid
Goda möjligheter till kompetensutveckling
Hälsoundersökning vartannat år
Vi sitter i trevliga lokaler på Västra Kungsholmen. Hit tar du dig enkelt med kollektivtrafiken.Vad vi söker efter
Vi söker dig som har erfarenhet av att arbeta som registrator eller motsvarande, gärna i teknisk verksamhet. Kanske har du tidigare arbetat i en mer administrativ roll? Du har ett utpräglat ordningssinne och trivs både med administrativa arbetsuppgifter och mer teoretiska arbetsmoment. Som person är du självgående, nyfiken och lyhörd för verksamhetens behov. Rollen kräver god stilistisk förmåga, och god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift.
Vidare har du:
Högskoleutbildning eller YH-utbildning inom för tjänsten relevanta områden såsom juridik, arkivkunskap, samhällsvetenskap, IT eller motsvarande.
Erfarenhet av registratur eller arbete med dokument- och ärendehantering inom offentlig förvaltning
Mycket goda kunskaper kring och förståelse för lagstiftningen gällande offentlighet och sekretess
Det är särskilt meriterande om du har erfarenhet av projektdokumentation i stora projekt. Det är även meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med olika system för diarieföring och dokument- och ärendehantering.
Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet vid tillsättandet av tjänsten.
Tjänsten kan komma att bli placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning innefattande säkerhetsprövningssamtal och registerkontroll kommer att genomföras innan anställning. I vissa fall ställs krav på svenskt medborgarskap för säkerhetsklassade tjänster.
Startdatum enligt överenskommelse.Information och ansökan
Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Arvid Strömberg, tfn 08 686 33 52. För frågor om rekryteringsprocessen, kontakta ansvarig rekryterare Charlotte Sujeebun Olofsson, tfn 08 686 32 22. Vi använder tester för att säkra objektiva bedömningar i samband med urval. Ansökan sker via vår hemsida, vi har inte möjlighet att ta emot ansökningar via e-post.
Återkoppling gällande nästa steg i rekryteringsprocessen sker i augusti. Sista ansökningsdag är 10 augusti. Vi ser fram emot din ansökan!
Fackliga kontaktpersoner
Amir Sokolović, SACO, tfn 08-686 3706
Arne Grundberg, Vision, tfn 08-686 18 88
Webb och sociala medier
För mer information om hur det är att jobba hos oss, besök vår karriärsida www.sll.se/tfjobb. Du hittar oss också på Linkedin.
Nyckelord: Registrator Administratör Arkivarie