Registrator/arkivarie/administratör till Förskoleförvaltningen

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Förskoleförvaltningen är en ny och liten förvaltning med ett stort och viktigt uppdrag. Hos oss får du vara med och bidra till att alla Stockholms förskolor håller en god kvalitet, såväl kommunala som enskilt drivna. Tillsammans med förskoleverksamheterna i staden sätter vi fokus på att våra yngsta stockholmare ska möta en trygg och likvärdig miljö i förskolan.



På förskoleförvaltningen jobbar kunniga och engagerade kollegor inom en mängd expertområden såsom tillsyn och tillståndsprövning samt utveckling inom förskolans alla sakområden.

Organisationen är under uppbyggnad och det finns en stor möjlighet för dig att vara delaktig och påverka. I dagsläget är vi 45 personer som sitter på Hantverkargatan 2, cirka fem minuter från Centralstationen. Efter årsskiftet flyttar vi in i fina lokaler på Kaplansbacken, Kungsholmen.



Vi söker nu en registrator/arkivarie till den administrativa avdelningen på förvaltningen.

Avdelningen kommer att vara under uppbyggnad under 2023 och beräknas bestå av cirka 15 medarbetare.

Vad innebär rollen som registrator/arkivarie?  
Då förskoleförvaltningen är under uppbyggnad kommer du i egenskap av registrator/arkivarie ha en stor roll i att bygga upp arbetssätt och processer samt ta fram och revidera styrdokument inom aktuellt ansvarsområde. Du har en central funktion i organisationen med huvudansvar att skapa så goda förutsättningar som möjligt för organisationen att hantera all dokumentation och information enligt de lagar och regelverk som styr området.  Du utbildar, informerar och ger råd och stöd till förvaltningens medarbetare i frågor om diarieföring, digitalt ärendehanteringssystem och arkivhantering. Du deltar aktivt med att bygga upp och utveckla verksamheten med fokus på diarieföring, arkivering och effektiva, digitala processer kopplade till dessa områden. I rollen som registrator/arkivarie ansvarar du för den löpande verksamheten inom registratur och arkiv.

I rollen ingår även viss personaladministration så som:

- hantering av personalakter och personalhandingar,
- löneadministration,
- administrering av medarbetarenkät,
- ta fram rapporter och statistik t.ex. i systemen WinLas och PS-förhandling.

Du samarbetar med och har god stöttning av nämndsekreterare och HR-konsult på avdelningen och rapporterar till avdelningschef. 

Vem söker vi?
Vi söker dig som har:

- högskoleutbildning med inriktning mot arkiv- och informationsvetenskap eller registratur, alternativt annan utbildning och yrkeserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig,
- aktuell och flerårig erfarenhet från liknande roll inom arkiv och registratur,
- aktuell erfarenhet av att ge stöd och råd, informera och utbilda inom ditt ansvarsområde,
- aktuell erfarenhet från politiskt styrd organisation,
- goda kunskaper om lagar och förordningar som styr dokument- och arkivhantering inom offentlig förvaltning,
- erfarenhet av Stockholms stads dokument- och ärendehanteringssystem eDok (systemstöd Platina) eller liknande system,
- hög digital mognad där du aktivt har arbetat i Officepaketets olika program,
- god kommunikativ förmåga i svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

- aktuell erfarenhet av personaladministration.

Du är strukturerad och ror dina uppgifter i hamn med hög kvalitet och noggrannhet. Du har lätt för att skapa goda relationer genom ditt flexibla, pedagogiska och serviceinriktade sätt. Du tycker om att ge stöd och support till medarbetare inom förvaltningen och är tydlig i din kommunikation. Du tar hänsyn till flera perspektiv och har god förmåga att göra korrekta avvägningar, med avseende till verksamhetens bästa. Du är initiativtagande och bidrar aktivt till verksamhetens fortsatta utveckling.

Vid intervjun kommer vi lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper, motivation och engagemang för tjänsten.

Låter detta som en tjänst för dig? Skicka in ansökan senast den 10/10!

Din ansökan och rekryteringsprocessen
När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor som är avgörande för vårt fortsatta urvalsarbete för den här specifika tjänsten. I ditt personliga brev vill vi endast att du ger en kort motivering om varför just du skulle passa för tjänsten och vad du kan bidra med kopplat till kvalifikationerna i annonsen.

Rekryteringsprocessen kommer bestå av två intervjuer, en digital och en fysisk, samt referenstagning.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.