Registratorassistent till Svenska Kraftnät

Just nu söker vi två registratorassistenter hos vår kund Svenska kraftnät. Uppdraget är beräknat att starta 01-feb-2023 - 31-jan-2024, med goda möjligheter till förlängning. Låter det intressant ? sök tjänsten omgående.

Specifikation:
Svenska kraftnät är ett statligt affärsverk som är systemansvarig myndighet för kraftsystemet i Sverige och som förvaltar och utvecklar Sveriges transmissionsnät för el. Svenska kraftnät är också elberedskapsmyndighet och tillsynsvägledande myndighet i frågor om dammsäkerhet samt tillsynsmyndighet för elförsörjningens säkerhetsskydd. Idag har vi cirka 1000 medarbetare placerade i olika kontor runt om i landet. De flesta arbetar på huvudkontoret i Sundbyberg, men vi har även kontor i Sundsvall, Sollefteå och Göteborg. Vi söker nu registratorsstöd till enhet Registratur och arkiv till huvudkontoret i Sundbyberg i Stockholm.

Om tjänsten:
Affärsverket svenska kraftnät har under senaste året expanderat kraftigt. Verket har under det gångna året anställt cirka några hundra nya medarbetare. Tillväxten kommer fortsätta och verket planerar för ytterligare några hundra tjänster under de närmaste åren.

När organisationen växer krävs det anpassningar och nya sätt att arbeta och organisera sig. Över hela organisationen pågår intensiva säkerhets- och kvalitetshöjande åtgärder avseende ärendehantering, dokumentation och kompetenshöjande utbildningar för både nyanställda och övrig personal.

Registraturen fyller en viktig servicefunktion och är en del av kärnan i den administrativa verksamheten, som behöver fungera sömlöst mot hela myndigheten. I kombination med tillväxten, organisationsförändringar och den ökade arbetsbelastningen söker vi nu två registratorsassistent som resursförstärkning.

Uppdragsbeskrivning
Uppdraget är att utföra ordinarie registraturarbete under ledning av rutinerade ordinarie registratorer. Det innefattar bl.a. att hantera de dagliga lagstadgade uppgifterna, så som hantering av inkommande postflöden, diarieföring, fördelning av frågor vidare inom organisationen samt ärendehanteringsstöd till handläggare.

Därtill kommer även ordinarie sorterande och gallrande arbetet i närarkivet.

Du kommer tillhöra enheten Registratur och arkiv som tillsammans med enhet Juridik tillhör Rättsavdelningen inom division Gemensamma funktioner. Uppdraget avser att utföras av resurskonsulter. Med det avses en tjänst som utförs av konsulter i syfte att ge förstärkning i Svenska kraftnäts löpande arbete. Utförandet av dessa tjänster leds och styrs av Svenska kraftnät.

Arbetsuppgifter
Uppdraget är att utföra ordinarie registraturarbete under ledning av rutinerad ordinarie registrator.

- Posthantering

- Hantering av inkommande frågor och ärenden till myndigheten

- Registrering av handlingar och ärenden i diariet (W3D3)

- Aktsortering och kvalitetssäkring (t.ex. att ärenden är kompletta)

- Insortering av akter till närarkivet

- Stöd till handläggare inom diarieföring och registrering

Uppgifterna kommer att introduceras gradvis och kommer att växla efter behov. Enklare arkivarbete under ledning av verksarkivarie kan också komma att ingå.

Skallkrav

Utbildning (Svenska kraftnät kan på begäran kräva in bevis för utbildning eller certifikat):

- Avslutad 2- eller 3 årig gymnasieutbildning

- Minst 3 års erfarenhet från att ha arbetat statligt eller i annan offentlig verksamhet som registrator

- Minst 3 års erfarenhet av relevant lagstiftning, exempelvis reglerna om allmänna handlingar och hanteringn av dessa

- Behärskar svenska och engelska väl i tal och skrift

Börkrav

- Diplomerad registrator eller motsvarande utbildning

- Erfarenhet från arbete med ärendehanteringssystem/diarium

Annat

Nedanstående personliga egenskaper säkerställs via referenser och vid eventuell intervju. Svenska kraftnät förbehåller sig rätten att kontakta egna relevanta referenser (än de som leverantören själv angivit) för att säkerställa uppfyllande av krav.

- God samarbetsförmåga

- Flexibel och anpassningsbar efter arbetsbelastning

- Tydlig i din kommunikation

- Ansvarstagande med god servicekänsla

Säkerhetsprövning
Säkerhetsprövning av leverantör och konsult krävs med anledning av att konsulten kan komma i kontakt med hemliga uppgifter.

Uppdragsperiod: 01-feb-2023 - 31-jan-2024, med möjlighet till förlängning
Placering
Svenska kraftnäts kontor i Sundbyberg
Omfattning
Uppdraget uppskattas ha en beläggning på 100 % under hela uppdragstiden. Uppskattad omfattning ska ses som en kvalificerad uppskattning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga här angiven kvantitet. Svenska kraftnät garanterar på så sätt ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår.