Registrator/dokumentcontroller

Ängelholm gör det omöjliga möjligt – det är vår vision som ligger till grund för vår framtida utvecklingsresa. Vi vågar tänka och testa annorlunda, göra det unika och oväntade. Vi vet att vi är bäst tillsammans och att det är genom gränsöverskridande samarbete vi når längst. Vi vet också att Ängelholm är en plats med unika möjligheter för fortsatt utveckling.

Med utgångspunkt i vår agila organisationsstruktur siktar vi framåt och uppåt. Vill du vara med och bidra på vår resa? Läs mer om hur det är att arbeta i Ängelholms kommun på jobb.engelholm.se.

Nu söker vi dig som vill utveckla Ängelholms kommuns informationshantering. Denna tjänst är nyinrättad och du kommer att ha möjlighet att vara med och påverka innehållet och utformningen.

Tjänsten som registrator/dokumentcontroller är placerad på Kansliet i Huvuduppdrag Kommunledning. Huvuduppdraget arbetar styrande och stödjande till kommunens alla verksamheter. På kansliet arbetar du tillsammans med kommunens registratorer, nämndsekreterare och vår arkivarie. Enheten ansvarar för hela ärendeprocessen från start till mål och ger stöd till den politiska organisationen, till tjänsteorganisationen inom sina verksamhetsområden samt genomför allmänna val. Kansliet är inne i ett utvecklingsskede mot mer digitala arbetssätt och där vi nu upphandlar dokument- och ärendehanteringssystem.

ARBETSUPPGIFTER
Som registrator kommer du att ta emot och hantera inkomna handlingar, klassificera dem och registrera dem i något av våra verksamhetssystem. Du är även behjälplig med utlämnande av allmänna handlingar och genomför sekretessbedömningar. Registraturen hanterar idag bland annat Evolution, ByggR och Ecos för registrering av handlingar.

I ditt ansvarsområde som dokumentcontroller ansvarar du för och utvecklar kommunens övergripande diarieföring av inkomna och upprättade handlingar och arkivering. Du kommer att ha helhetsbilden över kommunens samlande dokumenthantering, du ska arbeta med kvaliteten i våra register och upprätthålla lagkraven för dokumenthantering och offentlighetsprincipen.

Tjänsten kan innebära att du utbildar och ger råd och stöd till tjänstepersoner gällande hantering av allmänna handlingar i ärendehanteringssystemen.

Förutom att du arbetar nära de andra registratorerna kommer du samarbeta med vår arkivarie när det gäller dokument- och informationshantering. Du kommer även vara en viktig del när kansliet inför ett nytt ärendehanteringssystem under kommande år.

Det förekommer även andra administrativa uppdrag.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:
• Utbildning som
- dokumentcontroller och/eller registrator
- eller högskoleutbildning med examen i arkivvetenskap, informations- och biblioteksvetenskap
- eller utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• Goda IT-kunskaper
• Kunskap och erfarenhet av hantering av allmänna handlingar inom offentlig verksamhet
• God kunskap om offentlighet och sekretess, samt de lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig verksamhet

Då tjänsten omfattar arbete i olika IT-system är det viktigt att du trivs med och har lätt för ett digitalt arbetssätt. Kunskap inom Officepaketet är nödvändigt.

För att lyckas med uppdraget tror vi att du är handlingskraftig, serviceinriktad och självgående. Eftersom flera av verksamhetens mål är långsiktiga kräver det att du är strukturerad och uthållig. Tjänsten innefattar att lämna ut information och handlingar vilket kräver kontakter med tjänstepersoner, förtroendevalda och invånare. Du förväntas därför ha god samarbetsförmåga och en vilja att ge god service. Det ställer också krav på att du kan kommunicera väl i tal och skrift på svenska.

Det är meriterande om du har:
• Erfarenhet av att arbeta som registrator/dokumentcontroller
• Erfarenhet av sekretessbedömningar

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

ÖVRIGT
Intervjuer planeras att genomföras den 5 och 6 december så du kan redan nu notera de tiderna i din kalender.

Ängelholms kommun ska vara en organisation där medarbetarna trivs, utvecklas och vill stanna kvar. Vi strävar efter att erbjuda heltid för ökad jämställdhet och attraktiva arbeten.

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och kunna kommunicera snabbt och enkelt med dig som sökande, ber vi dig ansöka via länk i annonsen.

Vi har inför denna rekrytering tagit ställning till vilka rekryteringskanaler vi önskar använda. Därför undanber vi oss att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.