Registrator/dokumentcontroller

Konstfack är Sveriges största konstnärliga högskola inom konst, design och konsthantverk. Sedan 1844 har vi utbildat en mängd olika yrkesgrupper inom dessa fält samt bild- och slöjdlärare. Vi bedriver både konstnärlig och vetenskaplig utbildning/forskning och har idag cirka 900 studenter och 200 anställda.www.konstfack.se
Vi rekryterar utifrån kompetens och strävar efter ökad mångfald, lika rättigheter och frihet från diskriminering.

Den traditionella registratorsrollen är i förändring. Vi söker dig som vill vara med på resan och värna service, insyn och informationssäkerhet i en alltmer digitaliserad värld!

Arbetsuppgifter
Som registrator har du en central, ansvarfull och omväxlande roll på högskolan. Du tar emot myndighetens post, diarieför handlingar, bevakar och fördelar ärenden samt ger service åt anställda och allmänheten. Du ska stödja medarbetare internt med din kompetens kring frågor om diarieföring, begäran om allmän handling och sekretess. Du förvaltar men är också aktiv i utvecklingen av myndighetens dokumenthantering samt ärende- och beslutsprocesser tillsammans med arkivarie, rektors sekreterare och andra medarbetare.

I rollen som systemansvarig svarar du för kontakter med system- och driftleverantör, deltar i arbetet med informationssäkerhet, delar ut behörigheter och håller systemdokumentationen aktu­ell. Du svarar även för att uppdatera rutinbeskrivningar kring diariebeteckning, arbetsfördelning och ärendegång vid diarieföring.

Tillsammans med vår arkivarie svarar du för den centrala dokumenthanteringen vid Konstfack och medverkar i utvecklingen mot e-arkiv och andra e-tjänster inom högskolesektorn. I det ingår även att informera och utbilda andra medarbetare. Du är även med och utför andra förekommande arbetsuppgifter vid kansliet.

Anställningen är förlagd till ledningens kansli och placerad under förvaltningschefen. Kansliet har åtta medarbetare, inklusive kommunika­tionsenhet.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har registratorsutbildning och några års erfaren­het av registra­tors­arbete inom offentlig sektor. Du har god kunskap och erfarenhet av ärende- och dokumenthanteringssystem, gärna W3D3, samt god vana vid att använda MS Office. Du ska ha god kännedom om myndighets­utövning (servicekrav, allmän handling, sekretess, ärendegång). Kunskaper i arkivvård och erfarenhet från högskoleområdet är meriterande.

Som person är du noggrann och effektiv samt har ett mycket gott ordningssinne. Du är van att arbeta självständigt och kan analysera, strukturera samt prioritera information och ärenden som du arbetar med. Du har lätt för att samarbeta och ett väl utvecklat sinne för service. Du har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska och kan på ett pedagogiskt sätt förmedla din kunskap till andra.

Då arbetet som registrator innebär täta kontakter med olika funktioner på högskolan kommer vi att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Anställningen
Anställningen omfattar 75 procent av heltid och gäller tillsvidare med tillträde så snart som möjligt enligt överenskommelse. Vi tillämpar sex månaders provanställning.

Ytterligare upplysningar
Kontakta förvaltningschef Elisabet Nordwall, tfn 08-450 4113 om du vill veta mer om anställningen som registrator/dokumentcontroller. Har du frågor om rekryteringsprocessen, kontakta Jan Lindstein på HR-enheten, tfn 08-450 4128. Fackliga företrädare nås genom Konstfacks växel 08-450 41 00.

Ansökan
Läs mer på www.konstfack.se/ledigajobb. Skapa ett konto genom att logga in med din e-postadress och ett lösenord för att söka anställningen. Ladda upp ett personligt brev, din CV och examensbevis. Välkommen med din ansökan, märk med diarienummer KF2022/VO2P/25 senast den 28 mars 2022.

Vi planerar att genomföra en första intervju online med ett antal kandidater i slutet av mars/början av april. En andra intervju med ett par slutkandidater sker fysiskt på Konstfack