Registrator/receptionist

Länsstyrelsen i Kronobergs län är en av 340 statliga myndigheter. Vi är direkt underställda regeringen och arbetar med många olika uppgifter inom natur och miljö, landsbygd och samhällsutveckling. Vi samverkar med statliga myndigheter, region, kommuner, näringsliv och organisationer i länet och verkar för att nationella mål får genomslag regionalt. Vi arbetar med hållbar utveckling i ett Kronoberg för alla. Länsstyrelsen leds av landshövdingen som är myndighetschef. Vi är ca 200 medarbetare inom olika verksamhetsområden, där vi på olika sätt är samhällsbyggare, kunskapsförmedlare och rättsgaranter. För oss är det viktigt att statens värdegrund och vår vision om att vara ett föredöme är levande och tar oss framåt i vårt sätt att tänka och agera. Vägen till visionen går genom våra fyra strategier; Bygga en modern mänsklig myndighet…Med fokus på dem vi är till för…Genom ett tvärsektoriellt arbetssätt…Tillsammans med andra.

Tjänsten är en kombination av registrator och receptionist. Du kommer att tillhöra kommunikations- och servicefunktionen och samtidigt ha ett mycket nära samarbete med rätts- och diariefunktionen.
Förutom registratorer och receptionister arbetar även arkivarie, vaktmästare, husföreståndare, jurister, HR-strateger, ekonomer, kommunikatörer, stabshandläggare m.fl. på stabsenheten och dessa kommer att bli dina arbetskamrater och kollegor.

Vi är ett engagerat, positivt och utvecklande gäng som samverkar och stöttar varandra i det dagliga arbetet.

Vi söker dig som vill bidra till att ge såväl besökare som medarbetare på Länsstyrelsen Kronoberg ett gott bemötande och god service
Hos oss är du med och ser till att vardagen fungerar i vårt viktiga arbete för Kronobergs utveckling. Du är vårt ansikte ut mot våra gästande besökare. Genom ditt ordningssinne och dina goda serviceinsatser underlättar du även för alla våra medarbetare i deras dagliga arbete.



ARBETSUPPGIFTER
Som registrator och receptionist arbetar du myndighetsövergripande och har daglig kontakt med såväl externa besökare som interna medarbetare på Länsstyrelsen. Som receptionist tar du emot våra besökare på bästa sätt, besvarar deras frågeställningar och guidar dem rätt.

Som registrator upprätthåller du myndighetens förvaltningsdiarium, stödjer och utbildar verksamheterna i diarieföringsfrågor, hanterar myndighetsgemensam post, utlämnande och arkivering av handling samt ger service till verksamheten och allmänheten.

Vi använder oss av ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina och en viktig arbetsuppgift är att arbeta för digital ärendehantering samt att kvalitetssäkra myndighetens diarieföring. Länsstyrelsen arbetar med ständiga förbättringar och att utveckla digitala flöden i kontakten med våra kommuner, företag och medborgare. Din uppgift är även att aktivt bidra till denna utveckling samt att utveckla administrativa processer.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har minst gymnasieutbildning, gärna med någon administrativ inriktning. Har du en eftergymnasial utbildning inom arkivvetenskap eller offentlighet och sekretess är detta meriterande.

I denna tjänst behöver du ha erfarenhet av arbete som registrator eller administrativa uppgifter som arbetsgivaren bedömer som likvärdiga samt ha goda kunskaper i Officepaketet och ärendehanteringssystemet Platina. Erfarenhet av registrering i digitalt dokument- och ärendehanteringssystem är positivt. Du har goda kunskaper i svenska och har lätt för att uttrycka dig i både tal och skrift.

Du bör ha god kännedom om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet och hantering av allmänna handlingar, t.ex. offentlighets- och sekretesslagstiftning och förvaltningslagen. Vi ser gärna att du har erfarenhet av att ge stöd och support kring informationshantering och av att ha bidragit i interna informations- och utbildningsinsatser inom området.

Som person är du nyfiken, positiv och utåtriktad och har en väl utvecklad känsla för service.
För att trivas och kunna fullfölja uppdraget bör du vara noggrann, strukturerad, säkerhets- och kvalitetsmedveten. Du är drivande och trivs med att arbeta såväl självständigt som i team mot utstakade mål. Du har ett pedagogiskt förhållningssätt, är lyhörd och har god förmåga att kommunicera. Du kan skapa förtroendefulla relationer med bibehållen hög integritet och då tjänsten har många interna kontaktytor krävs god samarbetsförmåga. Du har förmågan att prioritera arbete på ett effektivt sätt och är van att hantera många parallella arbetsuppgifter. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.


ÖVRIGT
Hos oss är det viktigt att alla känner sig välkomna och värdefulla. Förutom viktiga arbetsuppgifter ser vi kompetensutveckling, friskvård och flexibel arbetstid som en självklarhet. Vi gillar olika, välkomnar mångfald och ser kunskaper i minoritetsspråk som värdefullt.

Vissa av våra tjänster är säkerhetsklassade vilket innebär att säkerhetsprövning då kommer att genomföras. I dessa fall ska säkerhetsprövningen vara godkänd innan tillsättning.

Som tillsvidareanställd är du krigsplacerad på Länsstyrelsen i Kronobergs län.

Vi tillämpar 6 månaders provanställning.

Vi undanber oss vänligt alla erbjudande om annonserings- och rekryteringsstöd i samband med denna annons.