Rekrytering av en administrativ assistent vid Franska institutet i Sverige

Rekrytering av en administrativ assistent vid Franska institutet i Sverige
(Heltidskontrakt på visstid från och med den 9 januari 2023 i 6 månader)
Beskrivning av arbetsplatsen:
Institut français de Suède (Franska Institutet) är ett av 96 franska institut världen över. Det ligger i Stockholm och är en av avdelningarna på Frankrikes ambassad, och lyder under Frankrikes utrikesdepartementet (Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères).
Institut français de Suède har som uppdrag att främja samarbete mellan Sverige och Frankrike inom följande områden:


● Samarbete inom språk och utbildning
● Vetenskapligt och akademiskt samarbete
● Kultur- och konstnärligt samarbete
● Främjandet av högre utbildning i Frankrike


I detta avseende genomför IFS en rad åtgärder tillsammans med sina svenska samarbetspartners: mobilitetsstipendier, kurser och språktester på franska, skapande av pedagogiska och digitala resurser, utställningar, konferenser, samtal, filmer, konserter, shower osv.


AVTALETS LÖPTID
- Visstidsanställning på 6 månader: kan förnyas;
- Heltid.


ARBETETS ORGANISERING
Under ledning av chefen för Franska Institutet kommer du som administrativ assistent att ha följande arbetsuppgifter:
- tillhandahålla redovisning och administrativt stöd till avdelningen
- arbeta tillsammans med ekonomichefen för Franska institutet




BESKRIVNING AV UPPDRAGET (icke uttömmande förteckning)
Tjänsten som administrativ assistent är övergripande och stödjer de tre olika avdelningarna i förhållande till den ekonomiska avdelningen. Du ansvarar för att:
1. Bistå vid skapandet av avtal om kommersiellt partnerskap eller bidragsavtal i samband med attachéer inom de olika sektorerna.
2. Hjälpa till att organisera Institutets evenemang:
- Logistik för konstnärernas och tjänstemännens resor och andra vistelser i Sverige (program, logi, transporter osv.) ;
- Olika beställningar av tjänster eller produkter: begäran om offerter (t.ex. bokning av rum eller restaurang, tryckning av flygblad);
- Uppföljning av beställningar och leveranser, uppföljning av leverantörer och hantering av tvister.
3. Fakturor som ska betalas :
- Mottagning, kontroll, överföring till SG för utbetalning;
- Arkivering och översättning vid behov.
4. Skicka fakturor till IFS-kunder:
- Utarbeta och skicka fakturor i samband med sektorerna och SG;
- Uppföljning av betalningar.
5. Förberedelse av personalens uppdrag:
- Uppföljning av ansökningar om godkännande av tjänsteresor;
- Bokning av transport, boende och all nödvändig logistik.
- Uppföljning av ansökningar om återbetalning av förskott och ersättningar till personalen.
6. Arkivering av administrativa handlingar:
- Digitalisering, lagring, arkivering.


KVALIFIKATIONER SOM KRÄVS:
- yrkeserfarenhet inom det administrativa området (i Sverige) ;
- Svenska och franska krävs, engelska är ett plus.


PERSONLIGA FÄRDIGHETER OCH EGENSKAPER:
- Förmåga att arbeta både självständigt och i grupp;
- Mångsidighet ;
- Organisationsförmåga;
- Dynamisk;
- Goda sociala färdigheter;
- Diskretion och lojalitet.


ANSÖKAN OCH URVAL.
Den sökande måste vara bosatt i Sverige vid ansökningstillfället och vara registrerad hos Skatteverket.
Sökande ombeds skicka sin ansökan med ett personligt brev på franska och svenska, ett CV på franska och svenska med en referensperson, en kopia av ett giltigt pass eller nationellt identitetskort, en bekräftelse på att de är registrerade hos de lokala myndigheterna och ett utdrag ur det svenska kriminalregistret senast den 15 december 2022 till följande adress: ifs.stockholm-amba@diplomatie.gouv.fr
Om din ansökan väljs ut kommer en intervju på 30 minuter att hållas. Detta kommer att kompletteras med ett kort skriftligt prov för att bedöma din skriftliga nivå i franska och svenska. Intervjuerna kommer att äga rum under november månad, med sikte på att tjänsten ska tillträda den 16 januari 2023.


Har du några frågor om tjänsten?
Om du har några frågor kan du kontakta oss på: oda.martin@diplomatie.gouv.fr