Rektors sekreterare

Konstfack är Sveriges största konstnärliga högskola inom konst, design och konsthantverk. Sedan 1844 har vi utbildat en mängd olika yrkesgrupper inom dessa fält samt bild- och slöjdlärare. Vi bedriver både konstnärlig och vetenskaplig utbildning/forskning och har idag cirka 900 studenter och 200 anställda.www.konstfack.se
Vi rekryterar utifrån kompetens och strävar efter ökad mångfald, lika rättigheter och frihet från diskriminering.

Anställningen är förlagd till ledningens kansli och placerad under förvaltningschefen. Ledningens kansli är ett direkt stöd till rektor och förvaltningschef och därmed också till den administration som rör Högskolestyrelsen, rektors ledningsråd och chefsgruppen för förvaltning och bibliotek. Kansliet har ett tiotal anställda och svarar även för registratur och arkiv, dataskydd, samordning av kommunikationsfrågor och vårutställning samt ger rådgivning till institutioner och enskilda i frågor om myndighetens ansvar.

Arbetsuppgifter
Som rektors sekreterare och assistent har du en central, ansvarsfull och omväxlande roll på ledningens kansli, med många kontakter internt och externt. Du arbetar självständigt och bidrar till att utveckla och samordna rutiner och processer inom ditt ansvarsområde.

Din främsta uppgift är att skapa goda förutsättningar för rektor att utföra sitt arbete i en vardag med stor variation i frågorna, ibland i högt tempo. Här ingår att assistera rektor med löpande korrespondens, mötesbokningar, hantera kvitton, digital kalender samt bistå med underlag för presentationer och informa­tions­sökningar samt ibland att ordna det praktiska inför möten med externa gäster.

Du har ett särskilt ansvar för beslutsprocessen vid rektors- och förvaltningschefsbeslut. Du upprättar årsplane­ring över större, återkommande händelser som involverar rektor. Detta inbegriper rektors ledningsråd och hög­skolestyrelsens möten där du är sekreterare. Det innebär ansvar för kallelser, att samla in och sända ut under­lag, föra protokoll samt ordna och publicera besluten. Bland arbetsuppgifterna märks även kommunikation och upp­följning av beslut, samt hantering av vissa ärenden och remisser i samråd med förvaltningschef och regis­tra­tor. Vid behov är du även sekreterare i krisgrupp och högskolans disciplinnämnd.

Kvalifikationer


• Erfarenhet av att ge administrativt stöd gentemot ledningsfunktioner,
• Gymnasieexamen, samt relevant eftergymnasial utbildning, företrädesvis högskoleexamen,
• Krav på erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna från högskola eller universitet,
• God administrativ förmåga,
• Goda kunskaper i Office-programmen och vana vid att sammanställa olika underlag,
• God förmåga att uttrycka dig muntligt och skriftligt på svenska och engelska.

Det är meriterande om du dessutom har


• erfarenhet av att arbeta med olika administrativa stödsystem (exempelvis) W3D3, Proceedo, webbpublicering,
• kunskap om offentliga regelverk, som förvaltningslag samt offentlighet och sekretess.

Som person har du integritet, gott omdöme och kan hantera olika situationer på ett ansvars­fullt sätt. Du är serviceinriktad och kommunikativ i dina kontakter. Du är lyhörd och kan bidra med framförhållning i syfte att underlätta rektors arbete. Du är skicklig på att planera, struk­turera och prioritera arbetet inom ditt ansvarsområde. Du kan sammanställa och presen­tera beslutsunderlag för rektor och du är bekväm med att formulera och utforma skrivelser för olika mottagare.

Högskolan är i ständig förändring, vilket ställer krav på flexibilitet och samarbetsförmåga. Förbättrings­möjlig­heter och utveckling av rutiner och arbetsprocesser sker ständigt – och här bidrar du. Slutligen är du själv­ständig och fattar nödvändiga beslut för att driva ditt arbete framåt, utan att ge avkall på noggrannhet. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi kan erbjuda en arbetsplats där människor och idéer utvecklas, där konsten tar plats och diskussioner om samhället och framtiden ständigt är i fokus.

Anställningen
Anställningen är ett vikariat på heltid till och med sista december 2022. Tillträde så snart som möjligt enligt överenskommelse.

Upplysningar
Ytterligare upplysningar om arbetet som rektors sekreterare lämnas av förvaltningschef Elisabet Nordwall, 08-450 41 13 eller Elisabet.Nordwall@konstfack.se.
Mejla till HR@konstfack.se  om du har frågor om rekryteringsprocessen.
Fackliga kontaktpersoner nås genom Konstfacks växel via 08-450 41 00.

Ansökan
Läs mer på www.konstfack.se/ledigajobb. Klicka på det lediga jobbet och Ansök för att registrera din ansökan, märkt med diarienummer KF2022/VO2P/63. Bifoga ett personligt brev, din CV och examensbevis samt andra relevanta kopior på betyg och intyg som styrker dina meriter. Vi kan komma att kontakta sökande löpande så välkommen med din ansökan så snart som möjligt, dock senast den 8 augusti 2022.