Rektors sekreterare

Högskolan i Gävle har som vision att vara förstahandsvalet för alla som vill göra skillnad. Vi erbjuder ett 60-tal utbildningsprogram och 300 fristående kurser inom humaniora, vård och medicin, samhälls- och naturvetenskap samt teknik. Högskolan i Gävle är en av Sveriges populäraste högskolor utifrån söktrycket. Vi har 16 000 studenter, 750 anställda och ett samlat campus i vackra omgivningar.

Högskolan fokuserar på fyra strategiska forskningsområden - hållbar stadsutveckling, hälsofrämjande arbete, innovativt lärande och intelligent industri.

Vi erbjuder
• möjligheten att arbeta vid ett av Sveriges vackraste lärosäten,
• en arbetsplats med många anställningsförmåner,
• ett lärosäte som aktivt arbetar med frågor som vår gemensamma arbetsmiljö, tydliga arbetsvillkor samt jämställdhet och lika villkor.

Ledningskansliet har till uppgift att stödja ledningen i deras arbete vad avser beredning, utredning, omvärldsbevakning, verksamhetsuppföljning. Inom ledningskansliet arbetar vi med frågor som rör Högskoleövergripande samordning och processledning, beredning och utredning, arkiv, registratur och dokumenthantering, systematiskt ledningsarbete samt förvaltning av (egna) IT-system. I detta ingår planering och administration samt samordning av beredningsarbete till Högskoleövergripande organ, exempelvis Högskolestyrelse, Utbildnings- och forskningsnämnden samt Disciplinnämnden.

ARBETSUPPGIFTER
Som rektors sekreterare med placering på Ledningskansliet arbetar du dels i ledningens fasta processer, dels i det dagliga löpande stödet till rektorsfunktionen. I de fasta processerna ingår arbetsuppgifter som planering, administrativ handläggning och dokumentation kopplad till mötesserier och andra forum. I det dagliga stödet till rektorsfunktionen ingår till exempel koordinering av aktiviteter, stöd i intern och extern kommunikation, reseadministration samt expediering av beslut. Du ser till att ledningsfunktionen har aktuell information och påminner om kommande aktiviteter. Du besvarar korrespondens och hanterar underlag till fysiska och digitala möten. Du deltar även i Ledningskansliets löpande arbete i vilket delaktighet i utrednings- och beredningsuppgifter kopplat till tjänsten förekommer. I uppdraget ingår även att vara Högskolestyrelsens sekreterare.

KVALIFIKATIONER
För att lyckas väl i rollen ska du ha goda kunskaper i svenska i tal och skrift, inklusive erfarenhet av att skriva protokoll och annan dokumentation i en formell kontext. Du ska även behärska engelska i tal och skrift. Du är väl förtrogen med Officepaketets olika delar samt kalenderadministration i Outlook och hantering av digitala möten.

Du har en högskolexamen och erfarenhet av kvalificerat sekreterar- eller administratörsarbete, exempelvis som chefssekreterare eller liknande. Kunskap om och erfarenhet av den verksamhet som bedrivs vid högskolor och universitet är meriterande.

I din roll är du van att arbeta självständigt. Du har stor ansvarskänsla, gott omdöme och kan behålla lugnet vid arbete under tidspress. Du tycker om att ge service, är van att hantera många kontaktytor och har en mycket god samarbetsförmåga. Det är naturligt för dig att självständigt ta ansvar och prioritera mellan arbetsuppgifter, samt att ta egna initiativ. Genom ett gott samarbete bidrar du till att ledningens arbete löper på smidigt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

ÖVRIGT
Ansökan ska innehålla CV, personligt brev och eventuella andra handlingar som du önskar att åberopa.
Det kan bli aktuellt med provanställning.

Högskolan i Gävle eftersträvar en jämn könsfördelning och ett aktivt arbete med lika villkor i alla delar av organisationen.

Inför denna rekrytering har Högskolan i Gävle tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför bestämt kontakt med mediasäljare och liknande.