Rektorssekreterare på Malmö universitet

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som finns mitt i centrala Malmö. Vi har cirka 1 800 medarbetare och 24 000 studenter. Vår forskning och våra utbildningar präglas av den roll som universitet har i ett öppet samhälle – att på vetenskaplig grund och tillsammans med andra samhällsaktörer bidra till ett hållbart och jämlikt samhälle. Att identifiera och ta oss an framtidens utmaningar är högt prioriterat. Våra forskare och studenter vill vara med där det händer och tillsammans med andra skapa, dela och sprida kunskap för att förstå, förklara och utveckla samhället. Både lokalt och globalt.

Vi söker    
Rektorssekreterare

Innehåll och arbetsuppgifter    
Vi erbjuder en anställning som spindeln i nätet på ett av Sveriges nyaste universitet. Som rektorssekreterare företräder du rektorsfunktionen och ska kunna bevaka rektors intressen samt vara ansiktet utåt. Rektor är lärosätets högsta chef och tillika chef för myndigheten. Du kommer att ha mycket kontaktakter med motsvarande funktioner inom andra organisationer båda internationellt och nationellt, men även många kontakter inom lärosätet. Du ger administrativt stöd till främst rektor och prorektor för Malmö universitet.


Dina huvudsakliga arbetsuppgifter består av:


Kontakter med nationella och internationella gäster (ofta på myndighets- eller ledningsnivå) samt viss planering inför besöken

Hantering av rektors kalender, möteshandlingar, korrespondens och representation (intern och extern)

Att planera och boka resor, hantera utlägg samt reseräkningar och kontering av fakturor

Allmänt förekommande administrativa uppgifter

Arbetsuppgifterna kan komma att utvecklas över tid då lärosätet är under ständig utveckling.

Kvalifikationer    

Vi söker dig som har:


- Mångårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter med stöd till ledningen i större organisation, gärna från högskola eller universitet eller annan offentlig myndighet

- Studerat på högskola eller universitet eller annan eftergymnasial utbildning

- God datorvana

- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift. Ytterligare språkkunskaper är meriterande.

Egenskaper
Som person är du positiv, serviceinriktad, strukturerad samt stresstålig. Dessutom krävs att du besitter hög grad av integritet och diskretion. Du är van att samarbeta, såväl som att ta egna initiativ och arbeta självständigt och proaktivt. Arbetet ställer höga krav på snabbhet och effektivitet och kräver att du är flexibel och van att arbeta med flera olika uppdrag samtidigt. Du kan hantera olika situationer på ett ansvarsfullt sätt, utan att göra avkall på noggrannhet och kvalitet. Du har förmåga att prioritera samt erfarenhet av att systematisera, skapa ordning och reda samt utveckla och förenkla rutiner för återkommande arbetsuppgifter Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Arbetsplats  
Din anställning är placerad vid avdelningen Ledningsstaben, som är en avdelning inom Gemensamt verksamhetsstöd. Avdelningen ansvarar bland annat för administrativt stöd till universitetsledning och universitetsstyrelse samt universitetets samlade registratur och arkivfunktion. Din arbetsplats är belägen i Malmö universitets hus benämnt Nereus, vilket ligger ca 5 minuter från centralstationen.

Upplysningar    
Chef för ledningsstaben Paula Pragert e-post paula.pragert@mau.se

Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför allaerbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Ansökan    
Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast 23-11-10.

Din ansökan ska skrivas på svenska Du som sökande ansvarar för att din ansökan och dess bilagor översätts. 

Ansökan skall innehålla: 


• Meritförteckning 
• Relevanta betyg och intyg 
• Kortfattad redogörelse på max 1 sida där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten 

Övrigt    
Anställningen är på heltid och tillsvidare snarast eller tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan bli aktuellt.

Titeln för anställningen är Ledningssekreterare

Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som strävar efter att ha ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.    

Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.    

Tillträde    
Snarast eller enligt överenskommelse.

Fackliga företrädare    
SACO: saco-s@mau.se
SEKO: anne.sundel@mau.se
OFR: lutfi.zuta@mau.se

     

Välkommen med din ansökan!